领导否定和批评下属的过程，是领导与下属意见沟通的过程。恰当的批评与否定，可使上下级之间交流感情，进而齐心协力发挥最佳效能。否定和批评下级需要掌握的几个原则：
（1）唯实原则
上司批评下属，要使下属达到心悦诚服，没有“以权压人”、“以势压人”之感，必须做到以下几点：
实事求是。领导在否定和批评下属时，事实要准确，责任要分清，原因要查明，从实际出发，弄清事情的本来面目，不能随心所欲，更不能以感情代替原则。这样，下属就会心服口服了。
公正民主。只有公正，才能无私地否定和批评下属；只有民主，才能使下属有申辩的机会，实现双向沟通。领导要保持公正民主，必须端正对下属的态度，应关心、尊重、爱护和体贴下属，要允许下属讲话、申辩和保留意见，这样才能达到否定和批评的目的。
强调下属重要性。一般情况下，下属对上司的批评会有抵触心理，甚至由于逆反心理而我行我素，其结果会适得其反。相反，如果让下属感到上司重视他，就可以提高他的自尊和自信。在遇到批评的时候，也能以积极的态度来对待。
自责在先。领导在批评下属的同时应想到本身也有不可推卸的间接责任。因此，领导最好先自责，然后再指出下属的错误，使下属有和上司共同承担责任的感觉，自然也就会产生负疚之情。在以后的交谈中，无论上司说深说浅，下属都能接受，同时使上下级关系能够变得融洽和谐。
（2）唯事原则
正确的批评应该对事不对人。虽然被批评的是人，但绝不能搞人身攻击、借机发泄情绪。领导应弄清事情的来龙去脉，同下属一起分析问题的成败得失，这样，下属会积极主动地协助上司解决问题。要形成“上司（批评者）——问题（要解决的事）——下属（被批评者）”这样一个含有具体中介的结构。抽掉中介，直接对人，当事人可能会吃不消。
（3）因人而异
在现实生活中，领导在批评下属时一定要考虑被批评对象的各种具体情况。
职业。不同行业有着不同的批评要求，不同职务级别有着不同的否定艺术。一般讲，随着下属工作熟练程度和行政级别的提高，对批评的语言要求应更加严格。
年龄。同样的问题，对不同年龄的人批评是存在差别的。对年长的人，应用商讨的语气；对同龄人，可自由一些；对年龄小的下级，可适当增加一些开导的语句，批评可深刻些。
知识阅历。领导在批评下级时，应根据对方的知识、阅历深浅施以不同的语言艺术。对受过高等教育、知识和阅历深的人要讲清道理，只需蜻蜓点水，下属便心领神会。相反，对知识和阅历浅的人必须直截了当地讲明利害关系，如果拐弯抹角，他们会“丈二和尚——摸不着头脑”。领导应使下属在接受批评的同时又有遇到知己的感觉。
心理。主要指下属的气质、性格、对工作的兴趣和自我控制能力。一般讲，对能够改进缺点、认识错误的下属，领导的批评是一支清醒剂，会使其加倍努力工作。相反，对无视批评、屡教不改的下属，领导应在严厉批评的同时，采取一定的组织行政措施，以儆效尤。
（4）适度原则
也就是说领导在否定和批评下属时要把握分寸。领导要考虑到下属是同事而不是敌人，批评时的语言要表现出一定的大家风范和君子气派，对事不要斤斤计较，可适当用一些模糊语言暂为权宜之策，只要能达到批评、教育的目的就可以。但是，既然是批评，语言就不能没有一点分量，嘻嘻哈哈也就失去了批评的意义。领导一定要在把握原则的基础上掌握批评的分寸。
领导在批评和否定下级时，应掌握以下几种基本方式：
直接式。包括商讨、命令和激将三种方法；
间接式。包括询问、旁敲侧击、回避三种方法；
综合式。就是综合运用直接式与间接式中批评下属的各种语言艺术，处理复杂、困难问题的一种方法，属更高一层的语言艺术。
主要方法有：
围点打援法。一是对较大的问题“围而不打”，然后从外围清除各种障碍，最后吃掉“老大难”；二是对下属的过失从根源上进行分析，帮助下属解决思想上的根本问题；三是“避重就轻”。批评责任轻微者或其下属，以震动主要责任者。
釜底抽薪法。就是在正常的谈话中突然驳倒下级的逻辑支柱和错误的事实基础，迫使其改弦更张，心服口服。
趋势外推法。就是根据事物的现实资料，寻求事物的变化与规律，推测事物未来状况，进而批评和警戒下属的一种方法。这种方法可以使领导避免“马后炮”和短期行为。要点有二：一是在适当的时机暗示、劝阻下属，做到防患于未然；二是根据下属口述内容的发展，提前否定其尚未明确的结论，使其无以辩驳。
领导批评和否定下属还要避免以下几种消极的、简单化的错误倾向，捕风捉影，言辞尖刻，突然袭击，姑息迁就，不分场合，过于挑剔，随便传扬，絮絮叨叨。
