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第18章 巧于向上司汇报工作

你的工作能力可能很强,工作业绩也很突出,但在其他方面,特别是在一些小问题上却使上级感到不安,结果失去上级的信赖。你失去上级的信赖,原因在于忽略了上级的立场,其中最重要的就是没有及时向上级汇报工作,这也是不善于表现自己的一种弱点。

学会勤于汇报

一般来说,上级比较看重两样东西,一是他的下属是否信任他,二是他的下属是否尊重他。

心胸宽广的上级对于下属或懒于、或因疏忽而很少向其汇报工作也许不太计较,但对于心胸狭窄的上级来说,他就会做出各种猜测:是不是这些下属看不起我啦?是不是这些下属不买我的账啊?甚或是不是这些下属联合起来架空我啦?一旦这种猜测成了他的某种认定,他就会利用手中的权力来“捍卫”自己的“尊严”,从而做出对下属不利的举动来。

在工作中上级和下属往往容易形成一种矛盾,要解决矛盾,通常的情况是下属应适应上级的工作方法,凡事多汇报。不管你资历多深,能力多强,只要是下属,就只能在上级的支持和允许下工作,如果没有这种支持和允许,你将无法工作,更莫说创出业绩了。

所以在工作中应注意:完成工作时,立即向上级汇报;工作进行到一定程度,必向上级汇报;预计工作会拖延时,及时向上级汇报。

汇报也有技巧

向上级汇报工作要先缓和以及营造有利于汇报的氛围。汇报之前,可先就一些轻松的话题作简单的交谈。这不但是必要的礼节,而且你可借此稳定情绪,理清汇报的大致脉络,打好腹稿。这些看似寻常,却很有用处。

汇报工作要讲究一定的逻辑层次,不可“眉毛胡子一把抓”,讲到哪儿算到哪儿。一般来说,汇报要抓住一条线,即本单位工作的整体思路和中心工作;展开一个面,即分别叙述相关工作的实施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。正所谓“若网在纲,有条不紊”。

泛泛而谈、毫无重点的汇报会显得很肤浅,你可把自己主管的或较为熟悉的、情况掌握较全面的某项工作作为突破口,抓住工作过程和典型事例加以分析、总结,提高汇报的效果。

向上级汇报工作时,往往会出现一些失误,比如对一些情况把握不准,或漏掉部分内容,归纳总结不够贴切等等。对于失误,可采取给领导提供一些背景资料、组织参观活动、利用其他接触机会与领导交流等方面,对汇报进行补充和修正,使其更加周密和圆满。

作为下属,你要不要经常找上级谈谈,汇报自己的工作呢?这里有一个“度”的问题。也就是说

,找多了不好,但完全不与上级接触,也并不是明智之举。这个“度”取决于自己的工作状况和进程,也取决于你的工作性质,还取决于你与上级的私交如何。汇报只是一种形式,更重要的是你所汇报的内容如何,是不是真正让上级感兴趣,是不是真正有意义,这才是关键。

要成为上级的好助手,应该耳聪目明,手脚灵活,能够关注自己周围和整体的事情。尤其要用心观察,正确地掌握上级的心理,然后再采取行动。事先要掌握上级的情况,再问“现在是否方便”,这样就不会弄错汇报工作的时机。

善于向上司提出各种建议掌握好提意见的方式

上下级在交往时,难免因为认识水平的不同,处理问题的方法各异等产生一些矛盾和分歧。

可以说,上级并不总比下级高明,也有因为认识不清,判断失误,以至个人私心等做出不正确的事来。在这种情况下,下属有时也可以向上级提出不同意见和建议,问题是这样的意见怎么提法呢?

你可以先试着了解他的思想、动机、性格等方面,同时通过各种渠道和途径来了解上司做出决定的指导思想和具体看法。然后根据这些提出自己的意见及可行性论证,请上级予以参考。在提意见的时候还要选择适当的环境和场合,选在领导心情好的时候,特别注意不要在公开场合将上级的意见全盘否定和公开指责,更不要在背后议论你的上司的不足,或在更上级的领导面前批评你的顶头上司。因为此类公开的行为会被视为无礼或公开挑衅,而背后动作会视为招惹是非。所以,千万要注意提意见的方式和场合。

提建议前要做的准备

几乎每一个下级都有一个或多个想法,并且无不自信这些想法若被实施将会大大提高组织的工作效率。真正有事业心的下级常向他的上级提建议,但是提意见不可太急。

因为从上级的角度来看,你那自认为高明的想法也许没什么了不起,而且,他的看法或许与你完全不同。你的建议会打乱他脑子里的其他计划或是他正在实施的某个方案,有可能使你的上级与组织的其他成员,包括他的上级在内的人发生冲突,至少,实施你的建议很可能耗费他的时间,即使你认为从长远的观点来看,你的建议会节省他的时间,但你要记住,上司往往是注重短期行为的。

还有一个因素值得考虑:提出一个改进工作的建议,事实上意味着你认为目前的工作现状并不理想,接受你的建议可能就要求上级承认,在他的工作中有不足之处。像我们中的有些人一样,上级有时也很自负,他们不愿承认工作中有不当之处,在下级面前尤其如此。

你要注意选择提出建议的时间和地点,如果要提的建议有助于解决上级正在认真思考的问题的话,那么很显然,你在这时提出的建议一定会引起他的重视,而且,上级在情绪良好的时候一般更容易接受你的意见。还有,给上级提建议时,无人在场要比有人在场好,除非你有把握,相信其他人会支持你的建议,而且上级对他们的支持反应良好。

你提建议的方式以尽可能少地打扰上级的日常工作为宜,通常的方法是事先做好大量与实施你建议有关的工作。在从上级的角度考虑好问题之前,不要竭力向他提出你的任何主张。

要让上司感到脸上有光彩

为了让你的建议得以实施,有时,可以让上级代你接受因你的设想或发明而得到的荣誉。虽然许多下级一般不愿意这样做,但是,有能力的下级却往往赞同这种做法,而且有时候会鼓励他人也这样做。如果你与上级的关系十分牢固,你会发现这种做法将会有利于你长远的利益和奋斗目标。正如一个精明的英国人曾经说过的那样:“一个人在世界可以有许多事业,只要他愿意让别人替他受赏。”

在英国式的政府里,常务秘书或多或少地要管理他们的部门,但是却无权制定政策。制定政策的是他们的顶头上司——由总理委任的部长。有个常务秘书有很多自己的想法,总希望这些想法能变成现实。所以,他就把他的想法编辑成书,取名为《新西兰教育的未来》,书成之后交给部长,让部长以他的名义出版这本书。而部长也渴望成为这本书的作者而名扬四方,所以他欣然接受这个给予。随后,这个常务秘书就开始实施他的想法,他保证自己实行的是部长已经制定的政策。实际上,部长公开保证了这些想法的实施,成为这些想法最强有力的拥护者。

所以说让上级脸上光彩,你从中可以得到的好处不只局限在看到你的想法能得到实施时的快感,也不局限在从上级那里得到的对你的感激,而是当上级脸上光彩时你脸上也光彩,他提升后你提升的机会也会增多。

提建议的各种忌讳

为了使你的建议得到上司的采纳,在提建议时,应注意以下几点:

(1)不可抱着改变对方主意的心态和他争论,也不要试图去“赢”这场争吵,只要陈述自己的观点就可以了,但也不应该让人感到你在说教。

(2)强调共同之处。差不多任何争执,都有某些双方同意的见解,应该强调这些;如果过分强调分歧的意见,必然使对方不服;不要以表达不同见解来证明自己高人一等。

(3)在你不同意对方的意见之前,必须要先了解对方的立场,以求没有误解对方的意思。不过,

在未澄清之前,切忌假定意见已有分歧;有其他人在场时,不要提出使对方感到为难或难堪的意见。

(4)保持愉快态度,不要表露出愤怒不耐烦的情绪。声音要保持温和、愉快,避免打断对方的讲

话,不要用皱眉、摇头等动作;在表达意见的时候,要具有选择性,如果在一切事情上都挑剔,人们很快就不愿听了;在提建议时,不要贬低别人。

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