行政管理由“行政”和“管理”两方面组成。
本章主要涉及行政经理任职初期所应掌握的基本内容，主要包括：行政部门总的工作流程、各部门间的工作流程、行政管理制度以及行政管理工作所面临的具体事项。
§§§第一节 行政管理概述
一、什么是行政管理
行政管理由“行政”和“管理”两方面构成。所谓行政，是指政务的推行及执行，系针对内容和过程而言；所谓管理，是指事务的管辖和处理，系针对目的和结果而言。
行政部门，又称行政部或办公室，是企事业单位的行政事务处理部门。它既扮演执行任务的角色，又扮演监督控制的角色，有时甚至还扮演决策协调的角色。行政部门是企事业单位的一个综合事务管理部门，为企事业单位所有部门或个人服务。
行政部门的重要特点，主要体现在以下几个方面：
（一）政策性强
行政部门既要负责处理各种公文，还要负责接待客人、宣传企业形象等工作。这些工作都要求行政人员具备很强的政策性，能够严格按照企业的制度和统一规定处理事情。
另外，政策性强还体现在行政人员的语言及工作习惯上。行政部门在很大程度上是企业管理制度的监督和落实部门。如果行政人员在管理中处事不当、言语有失或者没有良好的工作习惯等，都有可能激化企业的内外部矛盾，给企业带来很大的损失。
（二）时间牲强
从某种意义上讲，行政部门是一个应急部门。为此，行政人员很难按部就班地计划一周的工作日程。他们大多数时间都要应付突如其来的事件，而这些事件往往有较高的时间要求，如果行政人员没有时间观念，就可能会耽误或影响其他部门的工作。
（三）综合性强
综合性强为行政部门所特有，这一特征是其他部门不能比及的。行政部门需要负责其他部门所不能负责的一切事务，要与各个方面打交道。另外，行政部门是各个方面信息的汇合点，每天需要处理大量信息。行政部门与企业各部门有很大的接触，不仅要与企业领导沟通，还要与平行部门及下级部门建立广泛的联系。行政部门不仅要为各部门提供服务，还要为企业制定行政制度，并监督行政制度的执行。
（四）被动牲和突发性
行政部门是管理层的辅助部门，很多时候需要按照管理层的指示和意图办事。这些指示和意图往往是临时的，因此会给行政部门的工作造成被动。行政部门还有一些工作是无法预见的，因此，要求行政人员具有应对突发事件的心理素质和能力。
（五）联系广泛
由于业务上的关系，行政人员需要与各行各业的人员打交道，其中包括销售人员、政府人员、设计人员等等。
行政部门是企业的对外窗口，在一般情况下，客户通过行政部门的接洽及宣传来了解企业的精神和文化。
（六）工作内容繁杂
行政人员的日常工作非常繁杂。有些管理者能够体会行政人员的辛苦，对行政人员较为理解；而有些管理者由于不了解行政工作的性质，总觉得行政人员工作不努力。这些偏见会严重地影响行政人员的工作积极性和主动性。
二、行政工作程序的设计流程
行政工作程序的设计流程。
三、行政计划汇总表
四、行政计划的工作流程
五、行政监督
行政监督通常包括合法性监督、合理性监督及监督工作人员三部分。
其中，合理性监督是实施有效监督的主要内容。行政监督要充分考虑各方面工作的简单性与有效性，其内容通常侧重于行政指派监督、行政指导监督、行政评价监督和行政过程监督几个方面。
（一）监督行政指派
企业行政指派，是根据企业人员的知识结构、能力、品行、性格等分配工作任务。行政指派是否合理，直接影响企业人员的工作积极性以及企业行政工作的整体效率。一般来说，对行政指派的监督可以从以下六个方面入手：
（1）行政领导是否按照自己的职权和任务制定具体的工作计划和分配计划；
（2）行政领导是否定期调查和分析企业机构的内部情况；（3）行政领导是否定期考察企业人员的各项素质；（4）行政领导在行政指派时，是否考虑工作的轻重缓急；（5）行政领导在行政指派时，是否给下级留有适当的自主权；（6）行政领导在行政指派时，是否做到了人员的最佳组合。
（二）监督行政指导
工作任务指派给下级部门和人员以后，行政管理人员应对其进行适当的指导。这种对下级部门及其人员进行的非强制性、以影响其行为为目的的行政活动，被称为行政指导。它包括管理性行政指导、协调性行政指导和咨询性行政指导。一般来说，有效陛的行政指导监督主要包括以下三个方面内容：
（1）对行政办公指导合法性的监督；
（2）对行政办公指导合理性的监督；
（3）对行政办公指导责任性的监督。
（三）监督行政评价
对企业各部门及其人员所完成的工作进行考核、评估，就是企业行政评价，企业确定奖罚对象一般以此评价为依据。行政评价一般采取定性和定量相结合的方法。定性评价主要依靠评价者的感觉、印象和经验来完成，评价的结论具有经验和直观的特点。定量评价是运用数学方法，通过对有关评价对象数据的收集、整理、计算和分析，准确地把握工作的完成情况。两种评价方法结合使用，往往使评价更趋真实。一般来说，对行政评价的监督可以从以下四个方面人手：
（1）行政评价是否具有客观标准；
（2）行政评价是否公开；
（3）行政评价是否公正；
（4）行政评价是否坚持了公开、公正的原则。
（四）监督行政过程
企业行政监督发生在企业行政行为过程中，它对该过程中正确的东西予以肯定，对错误和偏差予以纠正，实现有效的控制。企业行政监督过程一般包括确立监督标准、调查研究问题、纠正解决问题和总结经验教训四个方面。
六、行政监督基本模式
在行政监督这一过程中，因监督主体不同，解决问题的侧重点不同，各有其特殊性。但是，不同监督主体实施监督过程时又有共性，因而形成了行政办公监督基本模式，即明确监督标准、进行监督评估、实行激励控制、总结经验教训。
（一）行政办公监督标准的确立
对行政办公监督系统进行监督，首先要明确监督的制度标准和绩效标准，否则就无法进行监督。
标准的确立有明了标准和确立标准两重含义。所谓明了标准，是指企业现在正在执行的标准，它主要包括企业的法规制度、各种专业监督法规等。这些都是法律许可范围内的工作绩效标准，确立出的新标准作为一种努力的目标，可参考企业的历史最高水平、同行业的国际先进水平或国际标准水平。
（二）进行有效的监督评估
这是根据监督的标准，对企业内务系统行使职权的过程（包括决策及其实施）、效果及其责任进行监督与评估。监督的目的在于掌握情况，查明事实；评估的目的在于分清功过，判明是非。
监督评估不仅要肯定成绩，还要揭示偏差，尤其要揭露非法与失职行为，从而为实行激励控制提供依据。
（三）实行激励控制
只有实现了有效的激励和控制，才能达到行政办公监督的主要目的。
在监督与评估的基础上应进行激励控制。激励，就是肯定那些正确的、合理的行为，使相关人员的业绩得到承认并受到应有的奖励，从而提高其工作积极性、创造性和主动性；控制，就是适时地纠正行政办公活动中的偏差，制止非法行为，实现管理目标，使企业更好地发展。
（四）进行科学总结
为了使行政办公监督工作不断提高，需要进行两个方面的总结：一方面是行政办公工作的总结；另一方面是行政监督工作的总结。这不仅要吸收成功的经验，而且要总结失败的教训，借以提高行政办公监督工作的水平。应用行政办公监督模式，可以更好地发挥行政办公监督的作用。
七、行政监督任务表
八、行政目标管理工作流程
行政目标管理的工作流程，
九、行政办公规范管理制度
行政办公规范管理制度
第一条为提高企业的办公管理及文化建设水平，特制定如下规定。
第二条办公仪表规范
（1）每周一至周四：男士必须穿西装、打领带；（2）每周一至周四：女士必须穿深色套裙、马甲、衬衣、皮鞋；（3）周五：随意，休闲上装、长裤，女士可着裙装（有外事活动除外）；（4）头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋干净透亮。
第三条卡座区规范
（1）办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许摆放其他物品；
（2）辅桌：文件盒、少量工具书；
（3）座椅：靠背、座椅不准摆放任何物品，人离开时椅子要调正；（4）电脑：电脑应放在写字台左前角；
（5）卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；
（6）垃圾筒：罩塑料袋，放置在写字台下右前角。
第四条办公室规范
（1）办公桌：桌面除公司购置的案头用品及电脑外，无其他物品；（2）辅桌：桌面除文件盒、笔筒、书籍外，不准摆放其他物品；（3）电脑：桌面呈45。角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；
（4）拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅；（5）垃圾篓：辅桌后侧；
（6）饮水机：指定地点，不得随意移动；
（7）报刊：必须放在报架上；
（8）外衣手袋：挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅或地柜上。
第五条语言规范
（1）交往语言：您好，早晨好，早，晚，再见，请问，劳驾您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；
（2）电话语言：您好，请问，谢谢，再见；
（3）接待语言：您好，请稍候，我去通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，行（不可说“不”）。
第六条行为规范
（1）坚守工作岗位，不要无故串岗；
（2）上班时间不准看报纸、玩游戏或做其他与工作无关的事情；（3）办公桌上应保持整洁；
（4）上班时间不准在办公室化妆；
（5）接待来访和业务洽谈的客人，请在接待室或会议室进行；（6）使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事宜不得随意使用接待室；
（7）不要因私事打公司长途电话，凡因私事打电话，一经发现将被罚款；
（8）不要在公司电脑上收发私人邮件或上网聊天，发现将被罚款；（9）不得随意使用其他部门的电脑；私人访客未经总经理批准，不准使用公司电脑；
（10）所有电子邮件的发送，需经部门经理批准，以公司名义发出的邮件需经总经理批准；
（11）未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；
（12）严格遵守考勤制度，迟到、早退每分钟扣1元；（13）不论任何原因，不得代人刷卡；
（14）吸烟请到吸烟室，否则罚款50元；
（15）请病假如无假条，一律视为事假；
（16）凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明信；（17）因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须与行政办公室打招呼；
（18）无工作需要，不要擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室；
（19）不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物带回家私用。
第七条本规范从20××年××月××日开始执行，望全体员工自觉遵守，行政办公室即日起将实施监督与检查。
十、行政决策
（一）行政决策的目标
确定行政政策的目标，一定要力求具体明确，应严格区分哪些是必须达到的目标，哪些是希望达到的目标，同时要清楚实现目标的有利条件和不利因素，还要明确衡量和评价目标的标准和尺度、实现目标的期限和具体负责人等。
一般而言，企业行政决策的目标有三个比较明显的特点：
1.成果可以计算
也就是说，可以明确地量化目标实现的标准。
2.应限定其时间
目标应该在规定时间内达到，如果没有明确的时间限制，决策将无法具体实施。
3.应明确责任
任何目标一经确定，它在企业行政管理活动中就具有明确的责任。
（二）确定行政决策目标应遵循的要求
确定企业行政决策目标时，应遵循以下几方面的要求：
1.寻找问题所在
行政管理者应寻找出现问题的原因，对其研究得越彻底越好，并尽可能不遗漏有关情况。寻找出问题的原因后，要将决策目标一一列出，详细分析它与问题之间的影响程度。只有这样，才能确保问题有效解决，目标科学合理。
2.目标的确定化、数量化
目标的含义应单一，不能出现目标存在多种解释的情况，应将其尽可能地确定化。另外，目标要能够衡量，能用数字来表示它达到什么样的程度，也就是说，目标应数量化。
3.目标可实现
决策目标要通过实施而得以实现，因而要具备一定的人力、物力、财力、技术、管理水平等主客观条件。如果不具备这些主客观条件，目标就不可能得到实现，决策也就无意义可言。
（三）行政办公决策的特征
1.有明确而具体的决策目标
决策就是选择方案。如果决策的目标比较模糊甚至是模棱两可的，那就无法以目标为标准评价方案，也就无从选择方案。
2.以了解和掌握信息为基础
合理的决策是以充分了解和掌握各种信息为前提的，即通过外部环境和内部条件的调查分析，根据实际需要与可能来选择切实可行的方案。
3.有两个以上备选方案
为了便于比较选择，企业必须有可供选择的方案，否则决策可能会走上歧路。在没有不同的意见前，不要做出决策；如果看来只有一种行事方法，那么这种方法可能就是错误的。
