登陆注册
9169300000075

第75章 时光如流寸阴必惜(2)

节省时间=95—40=55(分钟)即节省为了58%的时间。

立体统筹法也称网络技术法,领导者对自己的工作时间也应像这位女士一样,要善于统筹工作,以便提高时间的利用率。

假定某一组织的主要领导人员,早八点到办公室后,有这么几件事:(1)收拾办公室3分钟;(2)听取秘书对某一问题的汇报,6分钟;(3)和助手商讨某一文件的起草,24分钟;(4)阅读文件,16分钟;(5)外出开会乘车,40分钟;(6)开会,90分钟。这6件事按照单向顺序一项一项地去做,那么就需要179分钟(即3+6+24+16+40+90)。但对这6件事可进行立体统筹;在听取秘书汇报的同时,收拾整理办公桌,在乘车(助手同去开会)的同时,和助手商讨文件起草和阅读文件,那么只需要136分钟(即6+40+90)就够了。

上述两例说明,可以在同一时间做两件事或两件以上的事,这也是一种化繁为简的办法。纵观人类发展史,效率往往就是从简化开始的。赵武灵王提倡“胡服骑射”,用骑兵结束了“战车时代”,靠简化在军事上作出了卓越贡献。秦始皇统一文字,统一货币,统一度量衡,靠简化推进了社会进步。

三、要事、急事科学处理法

当一项重要任务正等着你去做,而又来了一项紧急的事,你该如何确定它们的先后顺序?你是否总是在干一个又一个的紧急而又不太重要的事?是否因而把真正重要的事情搁在一边?

根据事情的重要性与紧急性,可以采用不同的四种处理方式。

1.对既重要又急迫的事,领导者要高度重视,全心投入,专心办好,最好安排在精力充沛“高效”时间去完成,如果两件事,一件重要,另一件急切,这要看急切的事的重要程度,如果不重要,就委托别人办,或让助手协助在短时间办完,如果重要,当然就先办这样又重要又紧急的事了。

2.对重要但不急迫的事,领导者必须重视,要统筹安排,明确进度,有计划、有步骤地进行,或委托有关人员早做准备。

3.对急迫但不重要的事,领导者不能忽视,顺手快办,或插空办,或委托有关人员马上办。

4.对不重要又不急切的事,领导者可完全委托有关人员去办,对一些一般性应酬之事,在不影响人际关系的前提下,可以委婉、巧妙地回避。

四、善于授权

领导者授权给下级人员后,自己可以获得更多时间,去思考组织发展战略及规划,同时使被授权者获得锻炼的机会。

授权是领导者授予下属某种权力,使其在完成委派任务过程中,有相当的自主权、行动权。授权方式有充分授权,即允许被授权者自己决定行动方案;不充分授权,上级定方案,被授权者去执行;弹性授权,即在完成任务的不同阶段采用不同的授权方式;制约授权,即把完成一项任务的职权,经分解后授予不同的人员或者系统。

授权有以下要求,目标明确;视能授权;权勿交叉(不能向不属自己领导的部门或人员授权);权责对应(负多大责任,授多大权利);逐级授权(不可超级授权);单一授权(两个以上的领导不能同时向一个下级授权);授权适度(授权过度,等于放弃权力);及时沟通(被授权者主动报告完成任务的具体情况);信任下属(用人不疑,疑人不用);有效控制(不能撒手不管,注意监督);公正评估;奖罚严明。

一个主要领导者的时间、精力是有限的,如果事必躬亲,即使有三头六臂,一天到晚忙个半死,也不会把所有的事情办好。什么是领导,领导就是借他人之力把事情办好的艺术。善于授权,既能发挥下级人员的积极性、创造性,又能节省自己的更多时间去忙更重要的事情。

第四节巧用时间三十二诀

下述方法是笔者精心筛选过的,它们可以辅助你更好地开展领导活动,有助于你节省时间、精力,从而提高工作效率。

一、明确目标

目标就像一座灯塔,它指引并督促我们时刻朝它努力。有了目标,我们才能看清前进方向,少走弯路,节省时间,早日实现目标。西方有句谚语:“一个跛脚但方向正确的人,可以赶超一个健步如飞却误入歧途的人。”中国《南辕北辙》的寓言,说明方向错了,车夫的技能再高,拉车马儿越强壮,准备的路费越多,而距离目的地则越远。失去目标的指引,必然迷失方向,浪费时间。

二、精心安排

要把完成任务,按小时、按天、按周的先后次序安排好,然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内工作,要紧张而有节奏,并尽力把不可控制时间转化成可控时间,善于在可控时间内处理事务。使用时间最忌把时间切成零星的碎片;不能把一件完整的工作肢解而分成几次完成。要尽量把自己的时间集中起来使用,这可提高时间利用率。

三、计算成本

凡是劳而无功或得不偿失的事不要去做,例如,开一次会的费用为一万元,而这次会议带来的效益仅为八千元,这种会就不必开。计算时间的单位不要用小时,而是用分。越小越有助于督促自己珍惜时间,抓紧时间,充分利用时间。

四、规定标准

经常性工作,要照章办事;同样的问题出现后,对处理的办法加以总结,作为范例,应逐渐修订形成标准化、制度化。我们要保持优化的工作秩序,思考好先干什么,后干什么,使自己的工作有条不紊,逐步规范化,不能顾此失彼。

五、精神专注

注意力集中是人们从事活动、获得知识、提高工作效率的必要前提。如果办事心不在焉、魂不守舍,既浪费时间,又干不好事。大科学家牛顿曾把怀表当鸡蛋煮;爱因斯坦看书入了迷,把一张价值1500美元的支票当书签丢失了;黑格尔有一次思考问题,在同一个地方站了一天一夜;注意力高度集中不仅是做好一项工作的重要保证,而且可以缩短所用时间。

六、善用精力

俄国著名地理学家奥勒鲁契夫把每个工作日分成三段:第一段是从早晨到下午2点,用来安排最重要的工作;第二段是从下午2点到6点,做比较轻松的工作,如写书评或做各种笔记等;第三段是从晚上6点到夜里12点,用来参加座谈会、看书。这种方法既能统筹安排又能提高单位时间利用率。

七、多挤时间

时间大有潜力可挖,时间的容量还可进一步扩充,时间是能挤出来的。鲁迅先生说:“时间就向海绵里的水一样,只要你愿意挤,总还是有的。”挤时间可增加工作密度,加快工作节奏。日本有句谚语叫做“急事得求忙人办”。忙人工作起来全身心地投入,效率很高,在单位时间内能做很多事。他虽然忙,求他办,反倒放心。若是“急事去求闲人办”,闲人虽有不少时间,但由于懒懒散散、拖拖拉拉,求他办事,反倒不放心。历史上那些取得非凡成就的人,重要原因是他们善于“挤”时间得来的。

八、巧于兼顾

人的大脑是划分区域的,如听觉区、视觉区、语言区等。许多应酬或不重要的会议,不去又不行,这时,一方面表面应酬,另一方面可以思考其他工作问题。

九、张弛有度

科学研究表明,大脑皮质的兴奋过程和抑制过程是交替进行的,任何人都无法始终保持旺盛的精力,适当的休息可以让体力得到恢复,精神得到放松,而且可以获得灵感,使一项活动取得更大的进展。实验证明,精力疲乏“苦干”10小时,不如精神饱满干8个小时。也就是说,工作时要全力以赴,休息时就尽量放松。这就是平常说的“劳逸结合”、亦即“文武之道,一张一弛”。工作时间过长、疲惫不堪,人会丧失头脑的清新和独创性,变得迟钝,呆滞和智力上的闭塞,甚至说错话、做错事,然后再纠正错话、错事,又耗费许多宝贵时间。

十、把握时机

大家都知道《争雁》这个寓言故事,兄弟二人射雁,一群雁正好飞来。一个说煮着吃味道不错,一个则说烤着吃又香有脆。争吵不休还请人来评价,结果,大雁早已不知去向了。这说明不论做任何事情,都要牢牢抓住时机,说做就做。俗话说:“机不可失、时不再来。”这个“机”与“时”,就是指最佳时机。农业上称之为“不违农时”,军事上叫“抓住战机”,作家称之为“灵感”,运动员叫做“顶峰状态”,科学家则叫作“开窍”。从物理学角度讲,有用功等于时间乘以效率系数,我们应认真分析在一天中什么时间工作效率最高,从而充分利用它。

十一、惜时成习

高品味的人才都有爱惜时间、遵守时间的良好习惯。这种习惯不是与生俱来的,也不是一下子就会有的,而是慢慢培养和锻炼出来的。

俄罗斯著名教育家乌申斯基写道:“良好的习惯是一个人在他的神经系统中,存放的一笔道德资本,这种资本在不断地增值,而人在整个一生中就享受着它的利息。”列宁不仅自己养成了遵守时间的习惯,也养成了珍惜别人时间的习惯,开会他从不迟到,接送别人,总是把预定的时间记在日历上,还往往与别人核对时间。而素质、品味低下者,不仅不重视自己的时间,也不珍惜别人的时间。鲁迅先生说:“生命是以时间为单位的,浪费别人的时间等于谋财害命,浪费自己的时间等于慢性自杀。”

十二、勿求完美

过分完美是一种极端。一个人的时间、精力有限,做重要大事要下大工夫做好,而一般事情就不必要都那么过分完美。这可能过多耗费时间而误了大事。

有人曾批评英国首相丘吉尔做事“不够尽善尽美”,丘吉尔并没有直接反驳,而是讲了一个故事:

一天,在普利茅斯港,有位船夫救了一名即将溺死的少年。一星期后,一位太太叫住这位船夫:“先生,上星期救我孩子的人是您吗?”

“是的,太太。”船夫回答。

“哦,我找你好几天了,我孩子当时戴的那顶帽子呢?”

这个故事说明“完美主义”不可取。我们应从那些一般事务上节省出时间来,去完成更重要的任务,从而提高工作效率。

十三、避免低效

我们不要成为一个庸庸碌碌、效率不高的事务主义者。为了提高工作效率,可参与以下技法:(1)有些电话、电报、信件可先让秘书或办公室人员“过滤”,自己只处理非做不可的事;(2)能打电话的就不写信;(3)减少不必要的书面报告或传阅文件;(4)汇报工作要简明扼要;(5)一般例行短会,可选在午饭前或下班前半小时。

十四、不要犹豫

犹豫不决是成事的大敌。当你因犹豫而陷入迷茫中时,时间正在悄悄流走,而事态也正发生转变,不要因一丝犹豫而没办成事,甚至把事办糟了、办砸了。

某甲去树林捕山鸡,方法是把木箱口的一边用棍支起,棍上系住绳子,只要山鸡飞下来去啄吃箱子下面的谷粒,甲一拉绳就可把山鸡罩住。

一会儿,飞来了11只山鸡,其中8只走到箱子下面。朋友让甲拉绳,可他犹豫地说:“再等一会儿,可能更稳妥些。”

甲等了一会儿,那3只不仅没进去,反而走出了4只。甲仍然不拉绳,还等待一两只山鸡走进去再拉绳。随后,先是走出2只,又跟着一只也走出来了,他仍然不拉绳,最后剩下一只山鸡也走出来了。

某甲一只山鸡也没有捕到。

优柔寡断,只能使机会稍纵即逝。梁素娟撰文说:“那些怕犯错而裹足不前的人,那些害怕变化和风险而彷徨的人,那些站在小溪边,直到有人把他推下去才游泳的人,永远都无法到达胜利的彼岸,永远无法摘取胜利的硕果。”

同类推荐
  • 绩效管理

    绩效管理

    本书分三个部分共十三章,包括绩效管理基本理论、绩效管理流程、绩效评价方法三部分。
  • 一线万金:电话销售的7阶秘诀

    一线万金:电话销售的7阶秘诀

    本丛书由影响力训练集团组织十几位专家、几十位学者、上百位培训界精英历经三年时间精心创作,内容注重实战,以解决企业管理实际问题为导向;论述深入浅出,通俗易懂;工具多、方法多、案例多,且经过多轮培训课程使用并经过多次修订,受到各层次管理者的欢迎和好评。本书紧紧围绕电话销售人员的职位要求,按照电话销售工作的七个流程:前期准备、“说”好开场白、识别客户需求、成功进行产品推介、适时跟进、顺利成交和做好售后服务,详细阐述了在电话销售过程中电话销售人员必须掌握的销售技巧。
  • 管理中最可能犯的101个错误

    管理中最可能犯的101个错误

    本书内容包括:你在与下属沟通中最可能犯的14种错误;你在引进人才中最可能犯的10种错误;你在提升员工能力中最可能犯的7种错误;你在分配工作中最可能犯的10种错误等。
  • 物流信息技术

    物流信息技术

    本教材共11章,分别介绍了物流信息技术概论、物流信息系统概论、物流数据自动采集技术、物流EDI技术、物流网络技术、物流运输管理信息系统、生产企业物流管理信息系统、配送中心管理信息系统、电子商务、销售时点管理信息系统、物流信息系统安全技术等内容。本教材坚持“实用、够用、管用”的编写原则,采用案例驱动的方式编写,即每节以案例导入,由浅人深、循序渐进地展开,突出实用性和易用性。在实操性较强的章节安排了针对性强的流程演示、实验等实践内容,从而使培训对象在提高操作技能的同时,掌握相关的理论知识。同时,为了给授课教师提供教学支持,本教材提供了配套的免费电子课件、演示软件、实验操作手册等。
  • 心理营销

    心理营销

    本书从分析消费者的情感过程、需要与动机、购买决策、购买态度等入手,对企业的营销环境、营销服务等提出了建议,分析了消费者的心理历程,提出了心理营销的具体方法。
热门推荐
  • 复仇三公主的酷炫王子

    复仇三公主的酷炫王子

    她们三个,是从小被赶出家门的孩子,她们本应该拥有父母温暖的怀抱,拥有温馨的生活,但是她们却无法如愿。七岁,每一个七岁的孩子都在父母身边,但是她们,却要在那个恐怖的死亡涯训练。经历了生死,经历了不一样的童年,她们比所有人都要成熟。他们三个,是女生心目中的男神,他们帅气,他们有着不同的性格。冷漠、花心、温柔,三个兄弟生活在一起,却从没有真正爱过一个人。十年后,她们从死亡涯中脱颖而出。转入璃飞,就是为了复仇,就是为了让曾经伤害过她们的人付出代价!她们和他们相遇,爱情的萌芽渐渐生长。爱情、复仇,她们将如何选择;他们,又该如何抓住身边的爱情……我们拭目以待!
  • QQ炫舞之浪漫惊喜

    QQ炫舞之浪漫惊喜

    “我,叫陈雅然,我只是很喜欢炫舞而已。”“我那不是沉迷游戏,我只是有那个特殊的爱好!”“如果可以,真想把炫舞作为我的未来的职业呢”“我不知道,你们是不是喜欢我的炫舞故事...”
  • 忠诚胜于能力

    忠诚胜于能力

    无论你的能力多么出色,无论你的智慧多么超群,没有忠诚,就没有人会放心地把最重要的事情交给你去做,就没有人会让你成为公司的核心力量。本书从“培养企业最忠诚员工”这一角度出发,通过对“忠诚胜于能力”和“你该如何忠诚”两项命题的解读,详细地论述了忠诚与成功、忠诚与责任、忠诚与方法、忠诚与执行的关系,以及“在良好发展中和企业共同前进,在发展的逆流中和企业同舟共济”的理念原则,把忠诚从理念变成了实务。本书诠释忠诚,注解能力,适合每一位管理者及被管理者阅读,是最精练的员工培训读本。
  • 宠你入骨,宝贝休想逃

    宠你入骨,宝贝休想逃

    他出差在外,一周未归,她洗手作羹汤,想给他两结婚纪念日一个惊喜。等到的却是她每天对着冰冷的房间说晚安,而他却醉意熏熏躺着他心爱女子的床上叫着别人的名字。忍气吞声,温柔相待,她总以为,不争不吵,努力赚钱,他就能回头看到自己自己的真心,摆脱她是为钱嫁给他的印象。当母亲去世,他见死不救,却还在与昔日的爱人恩恩爱爱的时候,一切,好像没有什么坚持了。静静的从他生命里消失,离婚,这样不是很好吗?当她决定走向她自己的康庄大道时,他却告诉她,她是他生命里最重要的那个人。
  • 人在轮上飘

    人在轮上飘

    耗子是一个大学轮滑玩家,学校轮滑社的创始人,当地轮滑精英队CRC队员,他正困惑于是否继续坚持轮滑,因为面临即将毕业就业的问题,随即就遭遇了一场“背叛”,在轮滑社中被自己的好朋友孤立。他只好抗争,最终他赢回了影响力,同时也认识了轮滑对于他的重要性,所以打算以轮滑为职业,放弃了实习,而是在毕业的前夕参与了轮滑高校联盟和CRC的重新组建,试图将自己的爱好职业化。
  • 男人的天使,自己的上帝:莎乐美传奇

    男人的天使,自己的上帝:莎乐美传奇

    尼采曾向她求婚,他说:“回到女人身边去,别忘了带上你的鞭子”里尔克因为她成为一个伟大的诗人,他说:“弄瞎我的眼睛,我依然会看见你。塞住我的耳朵,我依然会听见你…”弗洛伊德钦佩于她的才华和智慧,与她保持了终身的友谊。他说,“我还从来没有遇见过一个人对心理学这门学说有如此深刻的理解。”
  • 续古今译经图纪

    续古今译经图纪

    本书为公版书,为不受著作权法限制的作家、艺术家及其它人士发布的作品,供广大读者阅读交流。
  • 沁沁入我心

    沁沁入我心

    谈了1年的男朋友突然提出分手,云沁沁傻了,但还是爽快的答应了,暗恋她的校草。高中时的初恋,云沁沁究竟该选择谁。故事结局有你们来定。多多发表意见。(小云第一次写书,写得不好请大家多多原谅。)
  • 杂事录

    杂事录

    此为记录我所经历的或人或事,以及对一些事的感想,感悟
  • 物犹如此

    物犹如此

    本书为公版书,为不受著作权法限制的作家、艺术家及其它人士发布的作品,供广大读者阅读交流。