一、概述
本类主要叙述国家政府、国家领导人、国家特使、外交部及其派驻他国和国际组织的外交代表机关（包括使馆、领馆、代表团、处），以及外交使节、外交代表、外交人员在国际外交活动中形成和使用的外交专业文书。在国际物质文明和精神文明发展到现代，外交的领域不断扩展；外交的性质也从过去重视政治关系转变到在重视政治关系的同时，更加重视经济、科技、贸易、军事和文体等的交流与合作。现代国际上国家领导人的频繁穿梭访问，除了磋商建立两国友好关系、召开国际会议、交流对国际问题的看法、缔结国际协议、解决国际争端等之外，寻找市场、经贸合作等是一个重要的因素。如1992年8月24日中韩建交，除建立了正式的外交关系之外，同时还签署了几项经贸合作的文件。韩国外长李相玉在回答记者提问时说：“韩中两国将发展和扩大在各个领域的友好合作。”李鹏总理在高度评价中韩建交重要历史意义的同时，并说：“中韩两国发展经贸合作的潜力很大，两国在这方面的合作已经具有相当的规模。两国建交必将为两国经贸合作的发展创造更加有利的条件。”“我们愿意同韩国开展多种形式的合作，欢迎韩国经贸界人士到中国来投资、办厂。”（引自1992年8月25日《北京日报》）因此，外交文书的使用领域也就越来越广。
本类所叙述的国书、建交联合公报、照会、外交函电、备忘录等仅是外交文书的一部分文种，这些文种除函电、备忘录外，也只限外交机关直接使用。我驻外总领事馆、领事馆等同驻在国当地政府、领团、领馆之间行文可参照照会、外交函件、备忘录等格式拟就。使馆领事部、商务处、经参处、武官处、教育处、科技处、文化处等同驻在国相应机构直接进行一般事务性交往，可参照使用外交函件的格式；若与驻在国外交部有关单位交往，则要通过使馆，可使用照会的格式、盖馆印。使馆同驻在国非外交部门一般的事务交往，可用外交函件，也可用普通照会的格式。
还有一些外交文书，在外交和其他领域都可使用的，为了分类方便分别归入其他类中。如国际条约纯属两国政府之间缔结的协议，尽管涉及的内容是多方面的，它仍属外交专用文书。同时，它又是国际法律文书，且各种名称的条约文体较多，因此和国际契约等专列一类。还有领事文书、礼宾文书、谈判文书、有关证书、外交护照等分别归入有关类中。而外交函电、备忘录等虽主要在外交活动中使用，非外交机关同样可以参照使用。备忘录在现代的国际、国内各项工作的实践中，应用就更加广泛。
外交文书是一种在国际上代表两国政府的外交机关之间的行文，是根据国际习惯法形成和使用的，在各国之间都有参照性，影响性。要求文字严谨、精练、准确；印制整洁、美观，格式规范；使用安全、慎重。因此，它是在国际国内很有影响的一种文书体式。周恩来总理曾说：“外交人员是穿文装的解放军。”在我国改革开放、搞活的大好形式下，各条战线都在深入贯彻党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的同时，如果说人民解放军的基本任务是为经济建设保驾护航，那外交工作的基本任务在贯彻国家外交政策以争取国际和平环境的基础上，为经济建设利用外资，争取国际市场开航引路，为我国的经济更多的进入国际市场创造条件也是一项重要内容。所以，使用外交文书在国际上争取更好的和平环境，为改革开放创造更有利的条件，将增加它的现实意义和开拓更大的使用范围。
二、国书
国书（Letter of Credence）是建立了外交关系的国家之间，在派遣或召回外交使节时，由一国元首亲自签署，并由外交部长或其他受全权委托的人副署致接使国元首的书函。
“国书”一词，在我国出现甚早。《魏书·高祐传》上即有“请取有才用者，参造国书”的记载。在国际上，国书是随着国家的出现而出现、国家之间外交关系的产生而产生的一种国家元首相互介绍其使节的应用文体。
国际外交关系的发生，必须有两个或两个以上独立国家相互承认其主权。在人类的远古时代，各民族部落之间，相互隔绝，不屑往来，国家还未形成之前，必无国书可言。在西方世界，历史发展到罗马帝国衰弱之后，欧洲大小诸国，群起独立，彼此对峙，且相互承认，相互尊重其主权，平等以待，才发生了国家间正式的外交关系。随之，一国的君主要派遣自己的外交代表前去另一国办理事务，就要给带一介绍信，过去称之为“特许证”，内载有君主赋予的各项特权与豁免权利，这就是国际上早期的国书。
在历史长河中，随着世界文明的不断进步，民族不断解放，国家不断独立，各国为了本国民族的最大利益，在世界上不断地寻找朋友，结识新邦，争取先进科学技术的应用，促进国家在政治、经济、军事和科学文化等方面交流就更加日渐频繁。国家之间建立外交关系的就越来越多，国书也就逐渐成为国际外交实践活动中经常使用的一种正式、庄重、尊严、规格化书信形式的应用文体。国家之间建立外交关系后派遣首任大使、公使或更迭大使、公使，或因参加某种重要特殊外交活动派遣特使都要使用国书的形式。
派遣使节，签署国书或接受外国使节递交国书是国家元首特有的权利之一。这一权利，在各国的宪法中一般都有明确的规定。例如，我国1982年12月由中华人民共和国第五届全国人民代表大会第五次会议通过的中华人民共和国宪法第八十一条规定：“中华人民共和国主席接受外国使节；根据全国人民代表大会常务委员会的决定，派遣和召回驻外全权代表，批准和废除同外国缔结的条约和重要协定。”当国家最高领导人因身体不佳或外出不在任时，他可以委派同级的其他受全权代表的人行使这一权利。同时，在外交代表中，也只有国家元首行使这一权利时代表国家赋予全权代表身份的人（大使、公使和特使）才有领受国书和向驻在国元首递交国书的权利。在国家驻外机构中，当大使或公使不在任时，代办（或临时代办）可以代替大使行使全权，主持馆务，办理外交事宜；但代办（或临时代办）一般只是由外交部授予的临时官衔，不能使用国书的形式。只是用通知照会的形式，通告驻在国和其他国家驻本国的大使馆，说明大使不在任时，由谁做代办（或临时代办）主持馆务。
在外交惯例中，一般说来，不能代表国家主权行使权利和承担义务的社会集团；或已经建立了国家而未被承认；或主权国家之间未建立正式的外交关系者，不使用国书的形式。执政党的最高领导人，如果不同时兼任国家元首者，也不使用国书的形式。
一国外交代表持国书去另一国赴任担任全权使节的职务，代表了国家元首的意志和尊严，国书是他行使全权的身份证件，所以说，国书是一种庄严、郑重、正规的文书，对它的外观和体式要求庄严、美观、大方。
国书的外观形式，世界上绝大多数国家都是采用两页对折，第一面为正面，印有国徽，第二、四面空白，第三面印正文，元首在落款处签署、外交部长副署，有的还同时加盖国印。
国书的结构和写法，世界各国皆大同小异。由于各国民族用语和书写形式不同，其撰写格式不尽一致；但其基本结构为三部分：
1.开头：主要写驻在国元首的职衔、尊称、姓名和称呼，句末无冒号。第二行只印称呼，句末标冒号。
2.正文：写派遣或召回使节的目的、原因、使节的职衔、姓名、工作能力，并希望驻在国予以信任、支持、协助或感谢等。
3.落款：写派遣国元首的职衔、签署，外交部长副署，日期，首都名等。
国书的印制要求比一般文件严格，主要是用纸质量高，要用高级的专用纸；格式规范、统一；字体标准严格，绝对准确，不能更改、补充；色素和谐，轻重适度；款式庄严、美观、大方。中文本一般铅印。分正本和副本，正本签署。副本在文本右上角标“副本”二字。
国书按其内容和使用方式，分为派遣国书和召回国书两大类。在派遣国书中又可分为派遣大使国书、派遣公使国书和派遣特使国书。
（一）派遣国书
派遣国书（Credential）亦称为就任国书，是由一国元首派遣本国的使节前赴另一国行使外交任务的信任状，也是向接使国元首介绍所派使节情况的介绍信。它的主要内容是：载明使节的姓名、官衔与特别头衔、派遣的目的、行使的任务和权利、并赞赏该使节的忠实可靠、卓越才华、工作能力，同时希望贵国对他的工作给予方便、支持和协助等。
使节领到赴任国书是十分欣慰的，因为这是本国元首、政府和人民对他的信任；同时，他又肩负起国家元首赋予的光荣使命，一般都要对国家忠心耿耿地用尽自己的聪明才智力尽义务。
1.大使就任国书
大使就任国书是由一国的元首派驻在他国的最高一级的外交代表前去赴任时所持的国书。大使通常授予“特命全权大使”衔，他持这种国书享有完全的外交特权和豁免权和享有比其他外交代表更高的礼遇，可以直接请求驻在国元首接见。19世纪末叶以前，只有大国间才能互派大使，反映了国家不平等的地位。根据国际外交的实践，现在国家之间只要建立了正式的外交关系，绝大部分均互派大使。凡派往他国的大使，也均持这一级的国书。
特命全权大使这一名称中“特命”二字并非一开始就有。据记载，从前常发生常驻大使和特使争礼宾次序的现象，特使以自己的特殊使命为由，希望排在常驻大使之前。为此，17世纪后期，常驻大使的任命书中开始加上“特命”二字。这样就使常驻大使和特使在礼宾次序上处于相等地位。
新建交的首任大使持这种国书前去赴任，标志着两国关系的新纪元，是历史性的重大外交活动。依据国际惯例，外交关系的建立，一般总是先谈判建交，建交公报发表之后，根据公报的规定才互派使节。建交公报发表之日就是两国正式的外交关系开元之时。一般地说，外交代表领到就任国书之后，在未到达驻在国之前；或已到达驻在国未递交国书之前所进行的各项活动，还都不能算是正式地执行公务外交活动。只有在递交国书之后，外交使节才能得到国际法所赋予他的使节地位，驻在国和驻在该国的其他国家外交机构人员才承认其在外交界活动中应有的权利和义务。外交工作这时才正式开始。
大使就任国书一式二份，一正本，一副本。正本密封，副本开封。大使到达驻在国以后，应及时向驻在国发一正式照会，国书副本随照会一起呈送驻在国外交部长，系通知到达之意，并提出向贵国元首递交国书（正本）的愿望。
递交国书的时间是由接使国安排的，仪式通常在使节到达后最短的时间内举行；只有在特殊情况下，如接受国元首或递交国书的使节因病等确实不能按时进行的情况下，需向对方作一说明，才可以延期，否则使节提出递交国书，接使国延期接书，将认为是一种不友好的行为。根据国际公认的惯例，递交国书日期的先后，可以确定各国同一级外交代表在驻在国的位次，在同一时期，最早递交国书的使节，为驻在国外交团团长。
大使递交一次国书的任期时间，各国一般都有一定规定。如，我国规定为4年。任期届满，国书上如有具体日期者，则期满之日，职务即算终结；但世界各国对于使节的任期一般都很少加以具体限制，也可以提前召回，或临时召回，也可以短时延期。延期者为少。使节保持其地位，一直到被召回为止。
驻在国接受派遣国大使国书时，一般都要举行一定的隆重仪式。布置递交国书仪式的隆重程度是依各国的习惯和国际惯例做法而定。在国际上，以往递交国书的仪式非常隆重。大使觐见之日，要派国家元首的车辆前去迎接，并以卫兵陪同他至元首官邸，排列仪仗队欢迎。要穿礼服，有勋章者并佩戴勋章。某些君主制国家至今仍保留着古老的民族风格，例如西班牙，新任大使在礼宾司长或王宫典礼官的陪同下，乘坐豪华的古式马车浩浩荡荡前往王宫，拜见国王，使馆参礼（即参加仪式）的外交官员乘坐汽车尾随。车队由身着古装的宫廷骑士护卫。大使抵达王宫院内，乐队奏起国歌，排列在宫廷两侧威武雄壮手持长矛的武士向大使致礼。大使由宫廷官员引入呈递国书的豪华大厅。西班牙国王身着礼服、慈祥严肃地站在大厅中央，外交大臣及国王办公厅文武官员侍立两旁。当大使行至国王面前时，以庄重的语调说：“我荣幸地向陛下递交我被任命为×××国驻西班牙特命全权大使的国书。”随即双手恭正地将国书递上，国王接过国书后与大使握手，大使将参礼的其他外交官员逐一向国王介绍。国王与大使在客厅简短交谈后，大使即起身告辞，仍由礼宾司长或宫廷典礼官陪同送至大使官邸。大使略备酒点招待，以资答谢。英国等君主国递交国书仪式也与此大同小异。
