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第5章 体现自己的高效能(2)

(2)在你还没有充分信息的情况下想去完成一件工作。

(3)做一些不必要的例行工作,只因为你老是在做它。

(4)不必要的分心或打断。

(5)打电话时废话甚多。

(6)不必要的约会或约会时间太长。

(7)不分本末。

(8)不必要的信件来往和文件工作。

(9)太多的应酬。

(10)缺乏注意力,在不当的时间做白日梦。

(11)缺乏对自己工作的认识。

(12)延长休息的时间。

(13)不懂得说不,以至于让别人干扰了自己的工作。

(14)因不经心而犯错,事后要花时间来弥补。

(15)无效的沟通。

(16)不懂得“工欲善其事,必先利其器”的道理。不知道利用各种方便工作的发明(如录音机、信息中心等)。

(17)庞大无序的系统或程序。

(18)不懂得分工合作的道理,不懂得要同事分担其该做的工作。

第三,保有一张每日和每周“应做之事”清单

伯利恒钢铁公司的前总裁查尔斯·史奇瓦伯在一天事毕后,总要花5分钟来研究一下明天可能发生的各种问题:他会依序将其列出来。第二天他一到办公室,便立刻着手做清单上排名第一的工作,然后依序做其他的工作。

“这是我学到最实际的功课。”这位亿万富翁说。

列出“应做之事”清单的好处:

(1)使你免于担心是否忘记什么重要的事。

(2)给自己在做重要事情时一个截止时间,以免耽误要事。

(3)事情能如期完成。

(4)避免因不重要的活动而浪费时间。

(5)使你能从容地完成手边的工作。

(6)避免成为工作狂。

(7)有助于与人沟通你认为是最重要的事。

(8)使你处于一个逻辑的位置来开始和停止每日的事。

(9)你可以向别人保证,你会如期处理完他们关心的事。

(10)有助于建立一个有生产效率的系统,并使你处于一个可控制的速度中。

(11)有助于你抗拒不必要的打扰。

(12)有助于你避免拖延。

建立每日和每周“应做之事”的清单后,你会在使用时间一事上采取行动,而不是坐等事情发生在你身上。使你可以避免因工作太累毫无效果而产生挫折感。

每当你检查自己列的清单和已经完成的工作,你会有很大的成就感。

第四。使自己有组织

在这个世界上,往往工作最辛苦的人是最没组织的人。他们从早忙到晚,想把一切事都做好,离开办公室时仍处于紧张状态,因为重要的信还没写,重要的人还没见面,重要的计划还没完成。

他们之所以工作得又累又久,是因为他们做事毫无章法和组织,爱怎么做便怎么做。

组织可以增加一个人的自由,使工作进行得更容易,以较少的时间完成较多的工作。

培养决断力。没有组织的人最痛恨作决定,这也是在升迁机会来临时,他们往往被忽略的一大原因。

保持桌子和生活的整洁。你知道你的书桌比笔迹更容易显露你的个性吗?专家们可以从一个人的桌子看出他的生活是否有秩序。桌子零乱,散放着各种未做完的工作,表示他在生活中没做完的事多于做完的事,而且花在每件事上的时间都要比别人多。

我们一生中大多数时间在工作,如果让工作绊住自己,我们的生活会变得很疲累。

我们通常建议人们,要减少工作量,第一要简化工作,第二要使工作趣味化。例如:早上起床的时间,闹钟拨到什么时候起来,就在那时起床。许多人总是赖床,每早赖床的人,在作决定时,往往也是犹豫不决。

第五,培养高效时间管理的习惯

如果你得到100万元时你会做什么?第一件事一定是先做一个计划。你决不会把钱随便放置,或随手分给路人。好笑的是很多人对他们的金钱和财物很小心,却不重视比金钱更宝贵的时间。我们每人每年有8760小时,每周有168小时,每天有1440分钟。以下是教给你如何保护珍贵时间的方法。

(1)利用每一分钟去追求你的目标。当你碰上交通拥挤时怎么办?诺尔·考维德不生气也不发火,他拿出一张纸来,写下他最有名的歌《我会再见你》。许多成功的人在开车时都会听录音带或随身带一些资料和文件,以备在等人时看或批阅,这是节省因延迟所损失的时间。

(2)第一次便把事情做好。好的开始是成功的一半。

(3)支配顾客,不要让他们支配你。如果你有秘书,让秘书替你过滤访客并安排约见。若是在外面跟访客约见,当你觉得他们在浪费你时间时,你随时可以离开。限制晤谈的时间,迅速谈入主题,谈完后,立即终止访问。

(4)尽量少开会,只参加必要的会议。坚持准时开会,开会时扼要发言,绝不言不及义。准时结束。开会是很浪费时间的事。

(5)学会知人善任。这样可以节省很多精力和时间。

(6)通电话时长话短说。不必要的电话不要打。

第六,把所有的时间花在目标上,休闲时间也包括在内

你是一个人,你需要时间休息和娱乐,好给自己充电。你需要时间来培养你所重视的人际关系,你需要时间去学习和成长,需要时间去享受这美丽的世界。因此你要用什么样的态度来分配你的时间?

·所有的时间花在工作上,这是成功的代价。

·所有的时间花在爱上,这是生活的誓言。

·所有的时间用在玩上,这是年轻的秘密。

·所有的时间花在阅读上,这是知识的基础。

·所有的时间用来帮助和享受朋友,这是幸福的来源。

·所有的时间用来做梦,使你永远怀着希望。

·所有的时间用来笑,这是生活的情趣。

你能支配时间,这表示时间为你所用,你不会成为时钟的奴隶。学会管理你的时间,你就可以有能力实现你的目标,享受你的生活。

成就事业心得

你有能力支配和控制时间,这表明时间为你左右并利用了,你不会成为时钟的奴隶,你成了高效率的能力。学会高效率管理你的时间,你完全有能力实现你的目标,从而享暧你的工作和生活。

偷走时间的窃贼

如果你发现你置身下列情况,你会怎么去做?

当你晚上回家后,发现有人在你外出时人室盗窃,你会很快地查看所有物,发现只有一件贵重物品失踪。尽管生气,你会松一口气,因为其他东西没被偷。此外,你认为反正这个被偷的东西已保过险了。

但第二天晚上,你发现那个贼又来过了,又偷走一件值钱的东西。现在,你可是气疯了,但你的东西仍是保过险的。你每天晚上回来,都发现东西被偷。不久,你的保险被取消了,于是你每件被偷的东西都损失惨重。你的邻居说他们从未看到过那个窃贼。警察也很感困扰。

问题是你该怎么办?

你打电话给一家私家侦探所,问他们是否能帮助你。

负责人说:“我有6位调查员,我会立刻派他们去。他们的名字是:谁、什么、何时、何处、为什么、如何。他们可以抓住任何一个贼!”

靠着这6位调查员,让我们看看是否能抓住这个贼,他偷走的东西比你的钱还贵重。这贼是谁?他就是拖延!我们来看看拖延如何抢劫我们,我们如何能逮住它。

第一,谁在拖延

首先,谁拖延?我们每个人几乎都做过拖延的事,把该做的事拖延下去。我们认为以后会有更多的时间来做它,这个工作在另一个时间会变得容易点。但我们从没有更多的时间,而我们越拖延,工作会变得越难。

对有些人来说,拖延变成了一种生活的方式。

一位工业界领袖最近对人说他本来要提拔一个聪明的推销员。

但是,这位推销员告诉人们:“我从未完成过任何事。我的桌子摆满了未完成的报告,我的备忘录上全是应回的电话。”

听到这位推销员的话后,人们不觉意识到许多年轻男女都有这种拖延的习惯。

拖延对你来说是多大的问题?只有你可以回答这个问题,因为只有你知道自己有没有遇事拖延事的毛病。何况,拖延这个问题只有你自己可以解决。

以下是抓住拖延这个“贼”的方法:

(1)找出你喜欢拖延的情形并改变它。

(2)学习把事情排定先后顺序,而且一次解决一个问题。

(3)给自己定下截止日期。

(4)不要闪避最困难的问题。

(5)不要让完美麻痹你,如果你拖延事情是为了使它更完美,你什么事也做不成。

第二,拖延是什么

尽管拖延是偷窃时间的贼,但它还不只这样。这是一种很糟糕的习惯,它会抢劫我们的自尊和对其他人的尊敬,它耗费很多钱,关闭许多机会之门。

拖延不只妨碍我们的事业,而且掠夺了我们的个人生活。本来要给在奋斗中的朋友一句鼓励的话,结果这话从未说出口;本来要说的赞美,结果也从未说出口;我们从未以行动来证明我们对某人的爱。拖延不但偷走我们很多宝贵的东西,而且还偷走本来可以给予别人的帮助。

拖延简单地说就是拖延任何你需要或要做的事。

所谓拖延便是一件该做的事没做,因为我们要等情况改变,或有更好的机会,或等这件事变得更紧急。

有时延迟行动是有道理的,这不叫拖延。当你必须有更多的消息才能采取行动时,当一个行动会伤害到某人时,或是情况不合适,等待成了一种肯定的行动。

所谓拖延是不必要地延迟一个应该立刻完成的工作。

第三,什么时候会拖延

对大多数人来说,答案是“太通常了!”比如,闹钟响了以后,你会对自己说再睡5分钟,然后又躺了5分钟。这样一来,一事一拖延,事事拖延。一旦养成习惯,就很难打破了。

以下给你几种与拖延作斗争的方法:

(1)在你休息前把第二天要做的事准备好。在上床前,列出第二天要做的一切事。给自己设定一个固定的程序,这样,你一起来,用不着先作决定。

(2)晚上要好好睡。睡觉时,脑中不要想任何事。晚上吃得太多或喝得太多,会使你辗转反侧。练习使你的脑子空下来,使你能无忧地人睡。

(3)正确地用你的闹钟。把它拨到你需要起床的时间,当它响时,你就起床。

(4)起床先运动。让你的血液循环起来,让你的身体为一天的工作做好准备。

(5)以最吸引你的方式来迎接新的一天。有些人发现醒来还不能马上进人工作状态,需要一段的缓冲期;有些人可以立刻进入情况。找出最适合你的方式。

(6)早点起来,好跟你内在的活力联络。先给自己一些思考的时间,再来面对一天的困难。

(7)每天都要做计划,而且要依计划行事。也许在一天之中,你会把计划放在一边好几次,但总比你再想下一步该做什么要好。

第四,在什么地方拖延

这问题听来也许有点奇怪,因为有些人是到处拖延。有一位很能干的人,他是个一流的推销员,因为他表现非常好,所以上级提拔他为地区的业务经理,成为主管后,他发现他大多数时间都在计划下一步要做什么。

当上级与他谈话时,上级发现他虽然很喜欢卖东西,但他却痛恨作决定。他经常把那些该做的决定拖延下去。这个人越看那些决定,那些决定就变得越大,直到他受不了为止。于是上级告诉他一句老话:

“如果你得吞下去一只牛蛙,别看它太久,以免越看越大而吞不下去。”

我们每个人都会在做不愉快的选择时拖延。如果我们不能改变现状,只有速战速决,以免越拖延越糟糕。

第五,为什么拖延

你也许从未碰见过一个爱拖延的人,但却碰见许多人拖延事情。既然我们不喜欢拖延,又为什么常常拖延?

以下是我们会拖延的真正原因:

(1)我们愚弄自己,要自己相信以后还有更多的时间。这种情形在我们要做一件大事时特别会有这一倾向。通常事情越大,我们越会拖延。

(2)现在看来似乎不重要。也许对我们来说,有些事情的结果太远,在现在看来并不重要。也许我们先做其他事情,等到迫不得已,再来做这些事。有些人拖延的事情太多,以至于他们每天忙得团团转,有如救火员一样。

(3)没人逼。许多人没有纪律,除非有人逼他们去完成。被人一逼,他们才会去做。

(4)因为被拖延的工作似乎是令人不愉快的、困难的或冗长的。不幸的是我们越拖延,就越令人不快。

一件工作本来花1小时可以完成的,我们把它拖延了两周。在这两周中,我们每天至少会花10分钟来担心它,再加上因拖延而需要多花的时间,结果1小时的工作,变成了需要3小时来完成。由于我们要去操心它,所以耗费了不少精力,这些精力是我们原可以用在其他事情上的。

第六,如何捉住拖延时间这个“贼”

以下是几种有效的方法:

(1)把你自己组织起来。学着将工作排定时间表,为自己和其他人定下截止日期,遵照时间表来完成工作。

(2)练习自律。下决心采取“现在做”的态度来对待每一件工作。

(3)写下已经拖延很久的工作,并定下开始和完成的时间。

(4)培养决断力。学会决定一件工作是否值得做。如果不值得做,不去管它。如果值得做,立刻写入你的计划中并动手去做。

练习:消灭拖延

做一张表,上面至少列出五件被你拖延的事,并替每件事定下开始和完成的日期:

1.工作开始完成

2.工作开始完成

3.工作开始完成

4.工作开始完成

5.工作开始完成

成就事业心得

只要你找到6位调查员,你就能立即抓住任何一个偷走你工作和生活时间的“窃贼”。这6位调查员的名字分别是:谁、什么、何时、何处、为什么、如何。而这个“贼”就是拖延,因为他偷走的东西比你的钱还贵要。

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