5.把握时机 及时反馈
由于所处的环境、气氛会影响沟通的效果，所以信息交流要选择合适的时机。对于重要的信息，在办公室等正规的地方进行交谈，有助于双方集中注意力，从而提高沟通效果；而对于思想上或感情上的沟通，则适宜于在比较随便、独处的场合下进行，这样便于双方消除隔阂，要选择双方情绪都比较冷静时进行沟通，更容易让人接受。
在沟通中及时获取和注意沟通反馈信息是非常重要的。沟通要及时了解对方对信息是否理解和愿意执行，特别是对企业中的领导，更应善于听取下属报告，安排时间与下属联系，尽量消除上下级之间的地位隔阂及其所造成的心理障碍，引导、鼓励和组织基层人员及时、准确地向上级反馈情况。对合理化建议在具体实施过程中的进展和出现的问题要跟踪检查，及时反馈给所提供建议的人，对实际实施的情况应及时沟通，保护员工的积极性，有利于形成齐心协力、精诚团结、认知互动、上下同欲的团队精神。通过不断、持续的有效沟通，企业便能形成讲诚信、守信誉、献良策、比奉献的文化氛围。让员工感到信心百倍，振奋精神，创造业绩。
实践证明，当一个组织内的成员都深信其所从事的事业有广阔的前景和崇高的社会价值，并有拓展才能、提升自我、成就事业、完美人生的发展空间时，他们就会充满热情，才思敏捷，锲而不舍，积极进取。所有这一切，都离不开人本管理、和谐沟通。
商务谈判语言七忌
商务谈判是经济合作双方为实现某种交易或为了解决某种争端而进行的协商洽谈活动。谈判双方的说话方式与言谈技巧，对于谈判的进程与结果都起着举足轻重的作用。根据商务谈判的特点和实践经验，特提出商务谈判语言的“七忌”，以帮助商务谈判人员减少语言失误，提高语言技巧。
一忌欺诈隐骗。有些人把商务谈判视为对立性的你死我活的竞争，在具体洽谈时，不顾客观事实，欺、诈、隐、骗，依靠谎言或“大话”求得自身的谈判优势。如一位业务员同一家商店进行推销洽谈，业务员为了促销，在介绍产品质量时声称已经获得“省优”和“部优”，商店看样后认为有一定市场，于是双方达成买卖意向。商店后来了解到这种商品既非“省优”也不是“部优”，产品虽适销，但商店也怕上当受骗，于是未与其签订合同，一桩生意告吹。可见欺骗性的语言一旦被对方识破，不仅会破坏谈判双方的友好关系，使谈判蒙上阴影或导致谈判破裂，而且会给企业的信誉带来极大损失。所以说，谈判语言应坚持从实际出发，应给对方诚实、可以信赖的感觉。
二忌盛气凌人。有的谈判者由于自身地位、资历“高人一等”或谈判实力“强人一筹”，在谈判中往往颐指气使，说话居高临下、盛气凌人。有一位大公司的业务经理在同另一家企业谈判出售产品时，发现对手是几位年轻人，随口便道：“你们中间谁管事？谁能决定问题？把你们的经理找来！”一位年轻人从容答道：“我就是经理，我很荣幸能与您洽谈，希望得到您的指教。”年轻人的话软中带硬，出乎这位业务经理的意料。这位业务经理本想摆摆谱，没想到谈判刚开始就吃了一个小小的败仗。盛气凌人的行为易伤对方感情，使对方产生对抗或报复心理。所以，参加商务谈判的人员，不管自身的行政级别多高，年龄多大，所代表的企业实力多强，只要和对方坐在谈判桌前，就应坚持平等原则，平等相待，平等协商，等价交换。
三忌道听途说。有的谈判者由于与社会接触面大，外联多，各种信息来源渠道广，在谈判时往往利用一些未经证实的信息，如“据说”、“据传”等作为向对方讨价还价的依据，缺乏确凿的实际材料，其结果很容易使对方抓住你的谈话漏洞或把柄向你进攻。就个人形象来讲，也会使对方感到你不认真、不严谨、不严肃，不值得充分信赖。在一次业务洽谈中，某买方代表为了迫使对方降价，信口便说：“据说你们单位的产品返修率一直高于同类产品，能否给我们在维修费用上再提高2个百分点？”卖方回答：“这说明您对我们的产品并不了解。据最近统计，我们的产品返修率仅为1‰，大大低于同类产品，我们不但不能提高维修费，正设想在原来的基础上降下1个百分点。”买方遭到迎头痛击。
四忌攻势过猛。有的谈判者在谈判桌上争强好胜，一切从“能压住对方”出发，说话尖酸刻薄，频繁地向对方发动攻势，在一些细枝末节上也不甘示弱，有些人还以揭人隐私为快。
一位年轻采购员在采购某商品时，自认为生产厂家有求于零售商店，在洽谈交易条件时不断向对方发动攻势：“第一，产品必须实行代销；第二，厂家必须对产品实行‘三包’；第三，厂家必须送货上门；第四……”最后对方说：“上述条件我方均可以破例接受，鉴于我方产品在市场上的优势地位，我方只有一个条件，即贵方必须保证设专柜销售本厂产品并保证高质量的售后服务，否则我们将寻找新的合作伙伴。”结果使采购员很被动。在谈判中攻势过猛的做法极容易伤害对方自尊心。遇到生性懦弱的人可能一时得逞；遇到涵养较深的人，尽管暂时忍让，让你尽情表演，但他欲擒故纵，到关键时刻将迫使你付出代价；遇到强硬、进攻性很强的对手，小的进攻就会惹起更大的反击，反而对自己不利。因此，在谈判中说话应该委婉，尊重对方的意见和隐私，不要过早锋芒毕露、表现出急切的样子，避免言语过急过猛、伤害对方。
五忌含糊不清。有的谈判者由于事前缺乏对双方谈判条件的具体分析，加之自身不善表达，当阐述自身立场、观点或回答对方提出的某些问题时，或者语塞，或者含含糊糊、模棱两可，或者前言不搭后语、相互矛盾。如：“我们这种产品出厂价是每吨1000元上下”“运输费用应该由我们负担，但你们也应该负担一部分”“同行业的盈利水平大约是15％，我们可以低于这个水平出售”等等。这些模棱两可的语言容易给对方留下一种“不痛快”、“素质不高”的感觉，也容易使对方钻空子，使自己陷入被动挨打的境地。所以，谈判者事前应做好充分的思想准备和语言准备，对谈判条件进行认真的分析，把握住自身的优势和劣势，对谈判的最终目标和重要交易条件做到心中有数。同时做一些必要的假设，把对方可能提出的问题和可能出现的争议想在前面，这样，在谈判中不管出现何种复杂局面，都可以随机应变，清楚地说明自己的观点，准确明了地回答对方的提问。尤其是在签订谈判协议时，能够把握关键，使合同条款订得具体、完善、明确、严谨。
六忌枯燥呆板。有些人在谈判时非常紧张，如临战场，因此说话时表情呆板，过分地讲究针对性和逻辑性。这对谈判是很不利的。商务谈判不同于某些对立性强的军事、政治谈判，它是一种合作性交往，应该在一种积极、友好、轻松、融洽的气氛中进行。因此，谈判者在正式谈判开始前应善于建立一种良好的谈判气氛，比如随便谈谈双方的经历，谈谈对方感兴趣的社会热点、趣闻轶事、典故等，使谈判自然地进入正题；在正式谈判过程中也应恰当地运用一些比喻，善于开一些小玩笑，使说话生动、形象、诙谐、幽默、有感染力。通过活泼的语言创造并维持一种良好的谈判气氛，这对整个谈判格局及前景会起到重要的促进作用。
七忌以我为主。在人际交往中说话以我为主、以我为中心，这是有些人的通病，在商务谈判中表现更突出。在洽谈时，有些人随意打断对方谈话，抢话说；有些人在对方说话时左顾右盼，或不屑一顾；有些人自己说话时滔滔不绝，不考虑对方的反应和感受；尤其当洽谈某些交易条件时，只站在自己的立场上，过分强调自身的需要，不为对方着想。如当一场谈判开局时，一方夸夸其谈，离题万里，无法进入正题，另一方打断对方说：“行了，我没有时间听你的天方夜谭，还是来真格的吧！”这种作法极不礼貌，极容易引起对方反感。所以，谈判者应学会倾听别人谈话的艺术，对别人的谈话应表现出浓厚的兴趣，多进行一些角色互换，语言应委婉，留有商量的余地。这样既表明自己有修养，容易赢得对方的喜爱，同时也能更好地了解对方，摸清对方的底细和意图，一举多得。
【思考题】
1.谈判中的语言表达作用有哪些？
2.如何倾听对方的讲话？
3.如何掌握成功的发问？
4.回答的技巧有哪些？
5.如何掌握谈判中的语言表达艺术技巧？
6.如何掌握成功的发问与回答的技巧？
