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第7章 信息收集(1)

技能要求

●全面、准确地收集信息

知识要求

●办公室常备信息资料种类

●信息收集的意义、原则、方法、范围和渠道

第一节准确地收集信息

学习目标

本节内容实用性较强,采用理论教学与实践教学相结合的方式,通过仿真模拟训练,让学生掌握日常信息收集的方法。

案例导入

辽宁海蓝公司要开拓产品市场,需掌握大量商务信息。李敏惠深入市场,了解市场情况和产品需求,与消费者直接交谈,发放问卷收集消费者对产品的性能、服务等的反馈信息,通过网络检索更为全面、广泛的相关信息。丰富的信息,奠定了工作的基础。

[分析]

李敏惠在这项工作中采用了观察法、询问法、问卷法、网络法收集信息,从而获得了具有不同特点、层次和内容的信息。秘书应根据具体的目标需求,运用适当的方法收集信息。

理论知识

一、信息收集方法

信息收集是通过各种渠道和方式获取信息的过程。人们常用的信息收集方法有以下几种。

(一)观察法

观察法是收集、获得信息的最基本方法,是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物,获取信息。秘书通过亲自到现场,借助听觉、视觉或录音机、摄影机、摄像机记录客观对象的活动。运用观察法应有较强的信息意识,观察要全面、深入、细致,利用现代化手段。

1.优点

(1)方法简单、灵活;

(2)获得较为客观的第一手信息材料;

(3)适用于对环境、人物、事件实际状况的了解。

2.缺点

(1)不易收集到深层次信息;

(2)获得信息量有限;

(3)观察效果受秘书观察能力的影响较大。

(二)阅读法

通过阅读书刊等,从中获取信息。书刊等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体,兼有宏观信息和微观信息,信息周转快。

1.优点

(1)获取信息方便;

(2)获得信息量大、适用性强;

(3)能全面提供工作需要的参考信息。

2.缺点

(1)书刊的信息来源多,信息可能失真、有杂质;

(2)需要筛选、判断信息的真实性。

(三)询问法

询问法是秘书通过提问请对方作答来获取信息的方法,是询问者意图完全公开的一种方式。询问的形式有人员询问、电讯询问、书面询问。人员询问是进行面对面交谈获取信息;电讯询问是借助于电话和传真等信息传递工具收集信息;书面询问是根据信息要求,设计制成有一定结构的大纲或统一格式的问答调查表收集信息。

1.优点

(1)应用灵活、实用;

(2)直接交流,互动沟通;

(3)能获得大量有价值的信息;

(4)能获得语言信息和非语言信息。

2.缺点

(1)要求秘书具有一定的素质和能力,能很好地运用询问技巧;

(2)书面询问较复杂、难掌握;

(3)费用较高、时间较长、规模小。

(四)问卷法

由收集者向被收集对象提供问卷(精心设计的问题及表格)并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。

1.优点

(1)避免主观偏见,减少人为误差;

(2)节省时间、人力和经费,效率较高;

(3)收集的信息客观、真实;

(4)收集的信息便于定量处理和分析。

2.缺点

(1)问卷的回收难以保证;

(2)问卷的质量难以保证;

(3)要求被调查者具有一定文化水平。

3.问卷的结构

(1)封面信:说明调查者身份及调查内容、目的、意义;说明选取调查对象的方法和对调查结果的保密措施。

(2)指导语:对填写问卷的要求、方法、注意事项等作总体说明,一般以“填写说明”的形式出现。

(3)问题和答案:是问卷的主体。包括一般问题、主要内容、敏感性或复杂性问题、个人基本状况。

(4)其他信息:调查者姓名;被调查者姓名、地址、电话号码;问卷发放及回收日期等。

4.问卷的类型

(1)封闭式问卷:又称固定式问卷。它的答案是固定的,只能在规定的几个答案中进行选择,选定的答案划“√”。

例如,您喜欢哪一方面的书籍?

□政治理论□科学技术□文学艺术□企业管理□其他

(2)开放式问卷:又称自由式问卷。它没有固定答案,可自由回答问题。

例如,您选购商品时考虑的因素是什么?

您对家中使用的洗衣机哪些方面不太满意?

5.问卷法的步骤

(1)设计问卷。

(2)试用和修改:问卷设计出来后,可进行小规模试用,从中发现问题,进行修改,以保证收集到高质量信息。

(3)选定问卷调查方式。问卷调查的方式有:①报刊问卷,在报纸和刊物上公布问卷;②邮政问卷,通过邮局把问卷寄出,对方回答完后按指定地址寄回;③发送问卷,把问卷直接分发,对方立即填写,调查者直接回收问卷。

(4)对信息进行统计分析。

(五)网络法

网络主要是指以因特网为核心的计算机通信网络,它是以资源共享为目的,使用统一的协议,通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。网络所提供的信息服务有电子邮件服务、远程登录服务、文件传送服务、信息查询服务、信息研讨和公布服务等。

1.优点

(1)信息时效性很强;

(2)最新信息补充及时;

(3)收集信息迅速、广泛;

(4)收集信息不受时间、地域的限制;

(5)能收集文字图表信息和声像信息。

2.缺点

(1)信息来源复杂,有大量未经核实的信息和信息垃圾;

(2)需要掌握计算机知识。

(六)交换法

交换法就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换。秘书可通过交换信息的方式获得有关的信息,特别是与业务频繁的企业建立稳定的信息交换网络,在信息上互通有无。

1.优点

(1)实现彼此间的信息共享;

(2)获得信息及时、适用;

(3)节省信息收集时间;

(4)可临时交换各自感兴趣的专题性信息;

(5)可根据需要,商定交换信息的方式、内容,进行长期交换。

2.缺点

(1)信息交换建立在自愿、互惠的基础上;

(2)要注意信息保密问题;

(3)交换信息的范围窄。

(七)购置法

购置法包括订购、现购、邮购、代购等。主要购买与收集信息目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘等。

1.优点

(1)相关信息比较集中;

(2)许多出版机构和书店都有订购业务;

(3)获得大量系统化、专业化知识信息。

2.缺点

(1)费用高、花费时间和人力;

(2)要从大量信息中筛选有价值信息;

(3)信息要经过真实性鉴别以后才可利用。

知识链接

一、信息收集的范围

信息收集是信息工作的基础性环节,信息收集的范围较广泛。收集信息的范围主要包括以下几个方面。

(一)企业信息

本企业的基础资料:企业的历史沿革资料、工作的经验和教训、学习科研成果、基本状况简介、规章制度、重要活动情况等。

企业概况:企业名称、地址、电话及图文传真号码、业务范围、近年来的营业额及利润等,企业的财务资产状况、企业的信誉与信用等级情况。

企业背景信息:企业的历史、企业的结构、主要行政负责人及股东的情况。

企业经营活动信息:企业各种专门的经营活动,如科研、新产品开发、新设备的购置、新的销售渠道、新的广告与推销策略等,企业进行的社交与公益活动等。

(二)国际市场信息

国际市场信息包括产品供应商,产品价格,同类产品的规格、性能和特点,产品的消费需求,市场竞争情况方面的信息。

(三)客户信息

客户信息包括客户的资信、经营方式、经营范围和经营能力、市场占有率以及客户的有关背景方面的信息。

(四)贸易信息

贸易信息包括市场消费动态,供需趋势信息;各种贸易机会,如各种订货会、商品交易会、展销会、博览会的信息;新技术、新产品信息;外资市场信息;国际劳务市场信息;竞争企业与生意合伙人的信息等。

(五)国际金融信息

国际金融信息包括国际金融动态、外汇汇率变化、国际证券市场行情、贸易对象国的利息率、汇率、投资、信贷等信息。

(六)法律政策信息

企业是在法律、政策、规定的指导和约束下进行涉外活动的,要充分考虑国际惯例及有关的法律、政策。秘书既应注意收集我国现有的法律、政策、规定,也应注意收集与本企业有贸易业务的国家的法律。

(七)交际活动信息

凡是企业领导要参加的各种交际活动,秘书都要及时掌握有关方面的信息。

要迅速掌握会见活动的内容、时间、地点、具体要求等情况;设法掌握对方的背景资料、生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况,明确上级主管部门对这次会见的指示或批示。

二、信息收集的渠道

信息收集的渠道主要有以下几种。

(一)大众传播媒介渠道

大众传播媒介包括广播、电视、报纸、期刊及其他文献载体,是现代社会获取信息的重要途径。

(二)图书馆

图书馆是信息的宝库,能提供借阅、阅览及访问计算机媒体等服务。可以到不同类型的图书馆查阅信息,如企业内部图书馆、公共图书馆、大学和学院的图书馆。

查找用书需查阅图书馆目录,填写索书单,办理借阅手续。

(三)数据库

只要有一台计算机、一个调制解调器和适当的软件,就可以进入存储大量信息的联机数据库获取信息。数据库各有特色,可提供不同的信息。

(四)供应商和客户

供应商能提供的信息有:目录形式的产品信息、广告材料;需要其提供的特定服务的信息。客户可提供的信息有:调查表形式的市场信息、服务的反馈信息;竞争对手提供的服务和产品的信息;产品和服务的需求信息。

(五)贸易交流

秘书应尽可能多地参加贸易和学术交流活动,扩大视野,积累信息。要利用各种贸易交流机会,如展销会、交易会、洽谈会以及学术交流会,进行调研,了解情况,索取信息材料,在相互交流中获得能满足需求而又相对集中的信息内容。

(六)信息机构渠道

信息机构肩负着信息传播中介的使命,它成为信息源的集散地,成为人们获取、利用信息的主要场所和工具。可委托信息机构定向收集相关信息。当企业要与某厂商谈生意,需了解该厂商的信誉及经济实力等情况时,可委托有关信息机构调查、收集信息,从而掌握贸易主动权,减少贸易风险。秘书要善于利用信息机构所储存的丰富的信息资源。

(七)关系渠道

人们要在业务往来活动中获取信息,如在同有关的海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门的业务往来中,不失时机地掌握经济信息,了解相关法规、条例,收集各种信息。

人们要在人际关系交往中捕捉新情况、新动态、新信息,善于与人交友,利用交谈、来信、来访和接听电话了解信息,获取第一手材料。

下属要善于在上级主管部门的指导、监督工作中把握信息;在会议、会谈中收集信息;在有关收文、承办的文书、电报中获取有价值信息。

(八)调查渠道

调查渠道是有目的、有重点地主动收集信息的重要方法。人们亲自深入现场,通过各种途径和方式,直接收集第一手资料,挖掘层次更深、质量更高的信息内容。

下属陪同领导外出时,是收集信息的极好机会,应利用考察、实地调查和亲自感受获取信息,深入了解市场情况。

(九)信息网络渠道

网络是信息收集、传递和加工不可缺少的渠道,是信息源和信息需求者之间的媒介。纵横交错、四通八达的计算机信息网络,实现了信息资源的广泛共享和充分利用,大大提高了信息收集和传递的效率。

三、涉外经济信息的收集

国际市场的瞬息万变和错综复杂性,更加决定了信息的多样性和广泛性,也带来了搜集信息的艰难性,尤其对于涉外经济信息更是如此。因此,涉外秘书人员要想及时、准确地提供足量的信息为领导决策服务,就必须采取多渠道、多层次的方式进行搜集。一般来说,有以下几种办法。

(一)委托现有信息业或代理机构

当代信息业的迅速发展,已使大多数市场调研成为一种独立的产业。它能为企业提供专门知识,具有现成的经验和专门设备,专业化分工的成本比企业自行搜集、处理信息的成本要节省;同时,独立的代理机构能比较客观、冷静地分析情况。

涉外企业如果需要掌握某种商品在某个市场的有关信息,就可以委托这样的专门代理机构去调研、搜集。采取这种方法,对于涉及出口业务不久或准备搞出口的外向型企业来说,比较容易上手,既方便又经济。但这样做应注意以下几点:

1.要极其谨慎地选择一个最适合于所要求的具体工作的代理机构,因为一个代理机构对多种调研同样擅长的情况是罕见的。

2.委托合同要明确调查的范围和研究方法、适当的支付条件、可靠的工作人员、最后的限期、最终的报告的性质等条款。

3.与代理机构在合同期内保持定期联系以掌握进度,保证所需市场信息的质量。

(二)订阅国内外主要电讯和有关的报刊资料

1.联合国各经济组织收集和发布的各种经济资料。

2.国外权威性的或有影响的报纸、杂志、书籍所披露的资料。

3.国外出版的公司手册。

4.世界各大通讯社、电视网播放的经济、贸易新闻综述以及每日金融贸易电讯。

5.国外经济学家、企业家、金融界决策人士和国际组织机构的权威人士的演讲、活动、发表的文章等。

6.我国外贸高等院校、高等院校有关外贸专业和外贸科研机构搜集、发表的各种情报资料及科研论文,这也是一个资料来源,包括年鉴、年报、统计、海关册、词典、字典等。借助于这些资料从事各种专题研究,可以大大压缩掌握信息的时间、精力和费用。

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