[分析]
这个案例对秘书做好信息工作有多方面的启发：从王海亮的经历来看，他的工作没有做好。王海亮所从事的是信息工作。做好这项工作，除了悟性之外，还必须要掌握专门的知识，具备熟练的技能。王海亮完全靠直觉从事工作，接收信息被动，处理信息草率，研究不深入，出现问题是必然的。出现问题之后又不认真从自身找原因，没有主动学习、虚心求教，而是消极被动，这是非常错误的态度。当然，主管也有责任。主管除了向下属交代任务之外，还要告诉下属怎样才能做好这项工作，使下属明白自己应具备哪些方面的知识，才能很好地完成任务。可见，信息工作对于秘书人员是很重要的。
理论知识
只有认识信息工作的概念、特点、原则、作用和要求，才能做好信息工作。
一、信息工作的概念
信息工作，特指秘书获取、加工、传递、存储和利用信息的一系列活动。人类已经进入信息社会，信息工作对于各级领导者了解情况、正确决策和指导工作，发挥着越来越重要的作用。秘书做好信息工作，对于辅助领导者正确决策，协助领导者科学管理，开阔领导者的思路，提高领导工作与秘书工作的效率，都具有重要意义。
秘书信息工作具有服务性、综合性、针对性、适应性等特点；秘书要做好信息工作，必须遵循敏锐、及时、准确、全面、适用、经济等原则，同时必须建立信息网络和健全信息工作制度。我们通常所说的信息工作，是秘书工作的一个方面，是行政办公室的一项职能。行政办公室处于连接上下、沟通左右、联系内外的枢纽地位，大量的信息汇集于此，大量的信息又由此散发。
强化信息集散的目的，确定信息集散的地位，发挥信息的作用，是秘书信息工作的出发点，也是信息工作的归宿。为此，秘书就要专门进行相关信息的收集、筛选、鉴别、整理、加工、传递、储存等方面的工作。这就是我们所要学习和研究的秘书的信息工作。
秘书的信息工作与新闻传播工作不同。新闻传播工作的对象是社会信息，强调信息的新闻性，即令大众关注度，讲究时效性；而秘书信息工作的对象是与所服务的组织利益相关的信息，强调信息对组织的价值，即有用性，强调时效性。秘书的信息工作与图书资料及其出版工作也不同。图书资料及其出版工作面对的是普遍性信息，注重其内容的科学价值，工作方式在前期含有主动成分，在后期实施服务阶段基本是被动的，而秘书的信息工作面对的是专门性信息，注重其针对性价值，工作方式在各个阶段都基本是主动的。这些不同点，即是秘书信息工作的自身特征。
秘书的信息工作可分为专门性和非专门性两类。
专门性信息工作通常设置专门机构至少是安排专门人员来完成。他们的主要任务是：索要并接收下属单位和部门报送的信息稿；对接收的信息稿鉴别和筛选后进行编辑加工；编印不同发送范围和对象的信息汇编（即通称的简报）；撰写或改写需要上报的信息稿；按信息网络要求发送信息稿；向大众传播媒体提供应公开发布或可公开发布的信息。
非专门性信息工作是行政办公室所有工作人员都应该且都可以进行的。他们在从事本岗位工作的同时，也直接或间接地在从事信息工作。如值班工作就是专门进行信息集散的；接待工作离不开与被接待对象的信息沟通；文书工作是制作、运行具有固定程式的书面信息；文件撰拟工作更是在使用各种信息；档案工作是将物化的已用信息按固定方式储存；协调工作是以信息为媒介消弭矛盾、理顺关系、调节秩序；等等，这些工作虽然都不能叫纯粹的信息工作，但实际上都与信息密切相关，是非单纯形式或者说是非规定形式的信息工作。
二、信息工作的意义
（一）信息工作是进行科学决策的基础
所谓决策，就是指人类在改造世界、管理社会的自身活动中，为达到一定目标而选择最优方案，并以此作为行动依据的运筹过程。决策的过程，就是根据事物发展中的问题，充分收集相关信息，进行系统分析，围绕总体目标，提出可行方案并进行评估，然后选定最佳方案付诸实施。在实施过程中，还要根据反馈的各种信息，适时加以调节和控制，从而实现目标最优化的目的。一般地说，在决策之前需要依据信息预测，在决策实施过程中需要依据信息调控，在决策实施结束后需要依据信息总结。可以说，决策的整个过程，就是信息的收集、交换、传递、反馈、汇集、分析的过程。信息工作所提供的全面、准确、及时的信息，是作出切合实际、正确无误的决策的基础。
决策是领导者的首要职责。领导者决策需要大量的信息。领导者获取信息一般有三种渠道：一是亲自获取，即通过听汇报、读文件、典型调查、巡查、视察等自身实践活动获取；二是由各职能部门提供，提供的形式主要是汇报与报告；三是由秘书部门提供，提供的方式主要是直接报送，即把所收集并经过加工的信息以信息稿或信息稿汇编（简报）的形式报送给领导，除此之外还通过起草文件、撰拟调查报告以及口头或书面汇报与建议的方式向领导提供信息。
向领导直接报送信息是秘书信息工作的主要任务。由于秘书负责处理行政办公室的经常性事务，接触的信息源广泛而持久，收集的信息具体而且有较强的针对性，同时，秘书了解全局情况和领导对信息的需求，所以上述第三种渠道是领导获取信息的主要渠道。
（二）信息工作是进行有效管理的前提
现代科学管理的主要任务，就是把一个机构拥有的人力、物力、财力等有效地组织起来使之达到管理的最优目标。管理系统有总体目标，管理者的任务就是努力使系统中的各成员的目标与管理系统的总目标一致，以期达到最佳效能。要进行有效管理，就必须及时获得整个系统的足够的信息，否则就无法驱动整个系统运行。
以企业为例，一个企业的生产经营活动过程贯穿着两种流动，一种是全国各地人力、物力、财力的流动，另一种是随之产生的大量的数据、指标、报表、图纸等信息的流动。后者即信息流，对前者起组织、调节、控制作用，它支配人流、物流、财流的流向、流速和流量，控制诸要素的有序活动，保证达到预定的管理目标。一个行政管理机构，若要保证整个系统的正常运行并取得良好的效应，就必须把系统内各个部门、各个层次有序地组织起来，并保持紧密的联系，而完成这种组合与联系的媒介就是信息。在实施管理的过程中，机构与机构之间、上级与下级之间，难免会出现各种矛盾，而管理机构和管理者要有效地发挥指挥、协调功能，妥善地处理、解决矛盾，达到有效目的，关键就是通过信息与信息工作，迅速、准确地弄清情况，分析原因，及时校正人们的行为，以实现既定的工作目标。总之，管理工作离不开信息，信息工作是管理工作的重要组成部分，对有效管理起着非同一般的作用。
（三）信息工作可以有力促进知识向生产力的转化信息不是物质，也不是能量，但在现代社会经济发展中却是一种价值无量的要素，信息向人类提供知识、智慧与创造力，对生产要素起着增值作用，不断创造着新的财富。信息作用于资本，可以提高资金利用率，是资本增值；信息作用于技术，会产生发明创造，提高劳动生产率；信息作用于经营管理，可以起到控制和调节作用，促进经济效益的提高；信息作用于生产、流通、分配及消费等各个环节，则会起到组织协调、催化和穿针引线、铺路搭桥的作用。提供一条有价值的信息，可以使一个濒临倒闭的企业起死回生；提供一组综合性信息，能孕育、产生出改革的新思路、新措施。美国前总统卡特1979年就曾讲过，在当时美国所有经济成就中，有2/3是通过信息活动取得的。这充分说明了信息是影响物质生产的首要因素，也说明了信息工作能够有力地促进知识向生产力的转化。
三、信息工作的特点
秘书信息工作，既有别于一般的资料工作，也有别于纯商业性的信息情报工作，这里所讲的信息工作，是为领导决策服务的。信息工作的这一根本性质，决定了它具有如下的特点。
（一）服务性
服务性是信息工作最主要的特点。因为开展信息工作的根本目的，是为领导决策提供各类有价值的信息。这种提供信息的工作，实质上就是一种服务性工作。
信息提供得好、适用、对路，对领导决策有帮助，就是服务得好；否则，就是服务得不好或不太好。因此，充分认识信息工作的这一服务性特点，对于所有信息工作人员努力做好这项工作，切实发挥领导的参谋、助手作用，是至关重要的。
（二）针对性
信息作为一种资源，具有使用价值，即有用性。同一条信息，对于不同的使用者，使用价值也不同。如《红楼梦》彼得格勒藏本的发现，对“红学”研究者来说，价值很高，而对一个养鸡专业户来说，就没什么价值。秘书活动的信息工作，就必须注意信息的针对性，这样才能保证秘书信息工作的质量与效益。
秘书信息工作的针对性，主要有以下几方面内容：
1.结合业务，即注意工作的专业性。例如，政法系统的秘书部门，应着重收集提供有关政法工作方面的信息；文教卫生系统的秘书部门，则应着重收集提供有关文化、教育、卫生工作方面的信息。只有这样，才能有效地为本机关、本单位的工作服务。
2.围绕中心，即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行。例如，某厂根据文件精神，结合本厂实际情况，决定把党风党纪教育重点放在新干部身上。秘书部门就要为领导的动员部署提供有关信息；随后，又要将各车间、科室贯彻的情况及时反馈给领导，使领导心中有数，抓好全厂新干部的党风党纪教育。
3.针对问题，即按领导的指示、意图，进行专题调查。这是一项秘书部门经常性的工作，其包括政治问题、经济问题、工作问题和安全问题等。例如，某项批示的落实情况，重大的经济纠纷，工伤事故，严重的违法乱纪等。秘书必须闻风而动，深入实际，弄清事实真相，掌握第一线的信息，以便向领导汇报。
（三）综合性
领导决策，拟定计划，制定措施，大都需要带有全局性或综合性的信息。而且，领导层次越高，对信息综合性的广度与深度的要求也越高。提供综合性的信息服务，一般由秘书部门承担，或由秘书部门组织有关部门共同完成。
综合性信息不是多种信息的堆砌拼凑，而是将多种有用的信息融合成一个有机整体。例如，某地欲兴建纺织厂，需对该地区的自然条件、资源、人口、能源、交通、人才、环境保护、市场需求等作详细了解，还要掌握国际行情及发展趋势等。这就要求秘书部门会同有关部门，将需要了解的情况及有关的确切数据，提炼成综合性的信息，供领导决策参考。
（四）时效性
秘书信息工作要特别注意时效性。时效性有及时性和适时性两种形式。所谓及时性，即强调信息要保持新鲜度，排斥迟到的、陈旧的信息。如甲、乙两厂同时获知某地急需某种产品，等乙厂研究决定后派人前往联系时，人家早与甲厂签订了合同，这就是未考虑及时性。所谓适时性，即讲究提供信息要选择最佳时机。因为在一定时限内，人们对某种信息的需求最为迫切，这时信息的吸收率也最大。在这之前，即使是有用的信息，也往往得不到应有的重视；在此之后，有用的信息则会变成无用的信息。
（五）普遍性
信息的“无时不在”和“无处不在”以及秘书的全方位服务的工作性质，决定了秘书信息工作的普遍性特点。这一特点主要体现在以下三个方面：
1.无论在哪一个具体岗位工作的秘书，都与信息工作有关。
2.一切与本组织相关的信息，都应收集并进行必要处理。
3.秘书人员无论在工作时间内还是在工作时间外，都要保持淡然的角色意识。因为在一般人眼中，秘书在任何场合的一言一行，都是在传递某种与领导或组织相关的信息。
（六）开拓性
秘书信息工作的开拓性是由信息的可加工性特征决定的。信息的加工即对信息的开发，而信息能否开发决定于秘书人员是否是善于开拓的人。温家宝曾在部分省区市秘书长、办公厅主任座谈会上指出：“信息的开发和处理，可分为两个层次。初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的加工，领导机关可以用它了解动态，但不能仅仅据此决定政策。高层次信息是对原始信息的归纳、综合、分析，并在此基础上提出的对策、意见和处理方案，也包括经过调查研究对某一问题写出的有深度的材料。初级信息是信息工作的基础；高层次信息是初级信息的开发和深化，有更大的参谋咨询作用。在实际工作中，两者相辅相成，不可偏废。”努力开发并及时向领导提供高层次信息，是秘书信息工作的重要特点和基本要求。
