登陆注册
8929600000003

第3章 信息与信息工作(1)

技能要求

●进行信息的分类

●利用信息指导工作

知识要求

●信息的基本知识

●信息工作的特点、原则、作用和要求

第一节信息的概念、特征和功能

学习目标

理解和掌握信息的概念、特征、分类和功能。

案例导入

小张是刚从大学毕业分配到某厂办公室,虽然他早就听人说过信息是资源,是财富,但究竟它的价值有多大,对领导决策起多大作用,总感到说不清。在一次领导办公会上,办公室卢主任让小张做记录,他才对信息和信息工作的由来有了切身的理解。

会上,管设备的副厂长提出技术改造方案,以提高企业的竞争力,要求把刚刚收回的一大笔资金,重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时,卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况,供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。

“我先说几条信息请各位领导参考:一是我国粮食进入市场后,粮价上调的趋势十分明显;二是国际上几个粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害,国际性粮食歉收趋势已定;三是供应我厂的工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾;第四,今年又是乡镇企业发展很快的一年,这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少、见效快的食品和酿酒业,都将以粮食为材料。根据以上情况,我预计,近期粮价必上涨,而且上涨幅度较大,可能每千克上涨0.2至0.5元之间;我厂每年工业原料用粮10万吨,按每千克原料用粮上涨0.3元计算,每吨将上涨300元,10吨就是3000元,全年就是3千万!因此,我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料,这样可以降低成本,提高竞争力,获得客观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造。由于经济实力增强了,我们进行技术改造的起点可以更高些,最好能达到国际先进水平。这样,就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”

卢主任的发言结束后,会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着;有的掏出钢笔,在本子上写着;还有的托着腮在沉思……

过了一会儿,厂长的发言打破了寂静:“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食间隔变化所作出的分析和预测。摆在我们面前的问题,是先搞基本建设和技术改造,还是先购进即将涨价的原料,取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”

大家七嘴八舌讨论起来,会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证,厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议:先购进粮食原料,再进行技术改造。

后来的事实证明,卢主任的预测是完全正确的,他的方案使企业获得了巨大的利润,整整多赚了一个亿!

小张敬佩地对卢主任说:“看来信息是金钱的说法一点不假。您是怎样获得这些信息的呢?”

卢主任说:“信息变化极快,信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金砂,但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎,它就会从你眼皮底下溜走。……”

淘金,把小张引入了对信息与信息工作的深层思索……

[分析]

这个案例对秘书做好信息工作有多方面的启发:

1.信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全面的信息,是领导者作出正确决策的重要保证。反之,错误、片面、迟报的信息,可能会导致领导者作出错误的决策,造成重大的损失。案例中的卢主任向厂领导反映的有关信息,使厂领导作出了正确的决策,为该企业赢得了巨大的利润。由此可见,信息在领导决策中的重要地位和作用。

2.信息具有重要的价值。从本案例可以看出,正确运用信息,可以给企业带来可观的经济效益。从这个意义上说,信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值,肩负起信息工作的重任,努力做好信息工作,为组织创造良好的经济效益。

3.信息是一种重要的资源,需要秘书人员努力开发。案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯,并能从零散信息中发现带有规律性的东西,从表面信息中发现本质性的东西,从已知信息中推出未知的东西,从而开发出信息的重要价值,实现信息的最大增值。

4.信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的,而利用信息则是秘书发挥参谋作用的有效途径。本案例中,卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出建议的成功范例。作为一个优秀的秘书人员,一定要善于利用信息达到参谋的目的。

理论知识

人类社会已经迈入信息时代,信息已发展成为一种重要的产业。信息工作对于各级领导者了解情况、进行决策和指导工作起着举足轻重的作用。本节将介绍信息的概念、特性、分类和功能等。

一、信息的概念

信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象,客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从自然界到人类社会,种种物质都可以成为信息源,都能产生和发出信息。

信息有广义和狭义之分。广义的信息,是指对各种事物运动特征和变化的客观描述;狭义的信息,是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用的知识。

“信息”一词,近年来出现频率非常高,人们已经习惯并且接受了这个概念。它包括三层意思:声音、图像、文字是信息的载体,它载荷着信息的内容,信息凭载体而被人们感受;特定的事实、主题或事件是信息的内容;消息、情报、资料、数据、知识等是信息形式与内容的统一体,泛指普遍存在的社会现象与自然现象。一切事物的运动都产生信息,运动是永恒的,因而信息无处不在,无时不在,它是构成客观世界的与物质、能量相提并论的第三大要素。

二、信息与消息等概念的联系

信息与消息、情报、资料、数据、知识等概念有密切联系,但又不等同于消息、情报、资料和知识。

消息作为新闻学中的一个概念,它是信息的外壳,信息是消息的核心。不同的消息所包含的信息的量不相同。具体包含的信息量,与消息的背景和信息的接受者有关。如“中国男足战胜了对手”这则消息,就与对手的具体情况相关。如果对手是很弱的队,这则消息所包含的信息量就少,如果对手是世界冠军队,这条消息所包含的信息量就多。同一条消息所包含信息的量也不同,可见信息与消息并不等同。

至于情报,虽然在英文中与消息是同一个词,但细细分析,它们也并不相同。

情报一般是指通过某些特殊手段取得的信息,而且常常是尚未公开的。而信息却包括各种方式得到的,其中既有公开的,也有处于秘密状态的,如“某极端组织正准备袭击某地”既是情报,也是信息;而“某人考上某大学”是信息,却不是情报。情报与信息是部分与整体的关系。

资料是指除生活资料、生产资料以外经收集或编写而成的文字材料,通常指书报、期刊、图表、图纸及各种印刷物,它可以看成是信息经过物化之后的一种存在形式,资料中蕴藏着信息,是人们获取信息的源泉之一,但并不是每个人都能从资料中获得相同的信息。如不懂英文的人即使拥有大英百科全书这样的资料,他也无法获得信息。

知识是人类通过信息对自然界、人类社会及思维方式与运动规律的认识,是人的大脑通过思维重新组合的系统化的信息的集合。知识是信息,信息却不一定是知识。如“书是将文字和图形印在纸上并将这些纸装订而成的”,这些知识也是信息;而“书放在点着火的炉子上”,这是信息,却不是知识。所以,知识与信息的关系和情报与信息的关系类似。

信息是客观世界的表征,它反映客观世界,是构成客观世界的要素,但与客观世界的物质、能量两大要素不同,它不能直接被人们感受,必须通过一定的载体来表明存在并为人们所感知。信息最通常的载体是声音、文字和图像,而声音、文字和图像又以各自不同的方式存在。产生、散发信息者,称作信息主体;感知、接受信息者,称作信息客体。任何人和事物,都既可能是信息主体,也可能是信息客体。

这一点对于在行政办公室工作的秘书人员,尤为重要。

三、信息的特征

作为一种客观存在,信息具有以下八个主要特征。

(一)客观性

信息是事物变化和状态的客观反映,客观真实性是信息的生命所在。

(二)共享性

信息是客观存在的,是永不枯竭的资源,它可以为众多的接受者共同分享,且不会像物质资源那样因使用而减少。

(三)开发性

信息作为一种资源,取之不尽,用之不竭,可以充分开发利用。

(四)传递性

信息可以通过一定媒介或一定载体进行传递。

(五)时效性

信息的价值作用会随着时间的变化而改变,具有时效性。

(六)存储性

信息反映的内容是客观的,所以信息生成后具有客观存在性。

(七)可塑性

信息可以归纳、综合、精炼和浓缩,从而改变形态,便于利用。

(八)无限性

随着时间的推移,信息不断地产生和发展。

四、信息的分类

按照不同的标准,信息可以划分为多种类别。

(一)按信息源的性质划分

信息可分为自然信息和社会信息。自然信息是自然界自发产生的,是原生态的,没有经过人工的处理。社会信息是人类社会运动的状态和方式,是社会各方面有意识、有目的发出的信息。秘书主要接受社会信息,为工作提供依据和参考。

(二)按信息的表现形式划分

信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。

(三)按信息内容所涉及的社会领域划分

信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息和体育信息等。

(四)按信息来源方向划分

信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位,纵向信息来自系统单位。

(五)按信息稳定状态划分

信息可分为静态信息(如资源、统计资料)和动态信息(如市场信息)。

(六)按信息在秘书工作中的作用划分

信息可分为预测信息、动态信息和反馈信息。预测信息是在事物发生阶段、实际工作展开前所产生的信息;动态信息是在事物发展、成长过程中形成的信息;反馈信息是事务结束某一特定过程后所产生的结果。

(七)按信息的产生和加工划分

信息可分为一次信息、二次信息和三次信息。一次信息是指仅经过初级加工的原始信息,如统计表、调查数据、录音录像等;二次信息是对一次信息加工整理的结果,如文摘、汇编、提要等;三次信息是根据二次信息所提供的线索,查找、选用一次信息和其他原始资料,并进行分析研究的结果。

(八)按信息传递的范围划分

信息可分为公开信息、内部信息和机密信息。

(九)按信息接收的渠道划分

信息可分为正式信息和非正式信息。

五、信息的功能

(一)信息具有开发智能的功能

人类社会的发展,离不开知识的传播。产生与传播新的知识是信息所具有的本质特征。人们通过感觉器官获取大量的信息,经过大脑的思维加工,从感性认识上升到理性认识,最后形成了各种专门的知识与能力,进而形成社会科学、自然科学和各种科学技术成果。所以说,信息是智慧的源泉,科学知识是系统化、公开化的信息。人们为了有效地进行生产和生活实践,就需要获得大量先进的科学技术,作为认识世界和改造世界的动力。人类社会这种知识传播是永无止境的,而信息是取之不尽,用之不竭的。正因为信息承载者——知识在不断地传播,人类的知识才不断积累,不断丰富,新的知识才不断的创造出来,对世界的认识才越来越深刻透彻,人类的智慧才得到更为充分的开发,人类改造世界的能力才越发增强。社会发展到今天,信息的流动速度在加快,流动范围不断拓展,知识在不断地创造与更新,有人形象地比喻为“信息爆炸”。据统计,全世界每天有800至900件专利问世,每年登记的发明创造超过了300万件。平均一天发表的含有新知识的论文1.3万至1.4万篇,平均每一分钟就有一种图书出版。这一切都说明了信息是人类智慧的源泉,具有开发智能的功能。

同类推荐
  • 希腊寓言

    希腊寓言

    希腊寓言希腊寓言希腊寓言希腊寓言希腊寓言希腊寓言希腊寓言希腊寓言
  • 好习惯故事(语文新课标课外必读第九辑)

    好习惯故事(语文新课标课外必读第九辑)

    习惯的养成,并非一朝一夕之事;而要想改正某种不良习惯,也常常需要一段时间。根据专家的研究发现,21天以上的重复会形成习惯,90天的重复会形成稳定的习惯。所以一个观念如果被别人或者是自己验证了21次以上,它一定会变成你的信念。 人应该支配习惯,而决不能让习惯支配人,一个人不能去掉他的坏习惯,那简直一文不值。
  • 指导学生心理健康的经典故事:帮你揭秘身体奥秘

    指导学生心理健康的经典故事:帮你揭秘身体奥秘

    每个人都在梦想着成功,但每个人心中的成功都不一样,是鲜花和掌声,是众人羡慕的眼神,还是存折上不断累积的财富?其实,无论是哪一种成功,真正需要的都是一种健康的心理。有了健康的心理才是成功的前提与保证,在人的一生中,中学是极其重要的一个阶段,心理健康对以后的健康成长非常重要。
  • 建筑节能 安全生产 职业道德 基本知识读本

    建筑节能 安全生产 职业道德 基本知识读本

    长期以来,浙江省对工程建设现场关键岗位专业技术管理人员业务知识培训工作高度重视,从20世纪80年代开展岗位专业知识培训工作至今已有二十余年,目前经省住房和城乡建设厅组织统一考试合格并核发证书的施工员等各类关键岗位专业技术人员已近30万人,他们在施工一线承担着施工现场的组织及质量安全管理等各项任务,对建设工程质量安全起着承上启下的重要作用。
  • 你若盛开,清香自来

    你若盛开,清香自来

    本书精选了余显斌的数十篇作品,这些文章情感真挚、语言精美、想象奇特,精彩纷呈。中小学学生阅读这样一本文质俱佳的文学作品,对提升自己的文学素养和写作能力会大有帮助。本书收录的作品,不是名著,但是属于好作品;没写重大题材,但大都真实反映了社会生活的变迁,人们精神面貌的焕然一新;没有高深莫测的技巧,但或平实、或奇巧、或清新可人、或浓郁奔放,更适合青少年读者学习、借鉴。
热门推荐
  • 万类

    万类

    你若相信自由,我便给你永生,万类霜天竞自由
  • 处好人际关系小窍门(最实用的居家小书)

    处好人际关系小窍门(最实用的居家小书)

    我们每天都会与各种各样的人打交道,包括同事、上司、顾客、陌生人、朋友等等,尽管有时候,这些交往转瞬即逝,似乎不留一丝痕迹,但聪明的人都明白,一切事情的结果,都是人与人之间关系的结果,他们利用人际关系来建设成功的基石,从不利用“人”来作为实现自己目的的手段。因为他们深知,牢固的人际关系是拍档和团队协作的基础,是忠诚的保障。本书教读者一些处好人际关系的小窍门,助您营造自己的人脉网。
  • 落花集诗词鉴赏

    落花集诗词鉴赏

    欢迎阅读晏禧芦的《落花集诗词鉴赏》作者语录:“邀几点星光,遣一天黑暗!”
  • 第八十一个梦

    第八十一个梦

    17岁时我们,任由时间在我们净白的袖口下睡着森希18岁那年嘴边如大雾般失去的笑容,秋叶的拽着森希去打篮球,以及旁边小一稚气让森希无法忘却的脸颊........一切都如手腕上的时间,任凭你在真空的世界里如何呐喊,最后都将葬送在这盛大的青春仪式上,成为祭祀品......你黑色的风衣在铺天盖地的大雪里,像极了故事里的寓言巫师那么巫师请你告诉我这个结局的背后是盛大的悲伤还是卑微的泪水.......
  • 悲泣暗铭

    悲泣暗铭

    类似于寒蝉鸣泣之时,但剧情更加血腥,推理的比较少,尽量不抄袭原作,日更。
  • 破锋纪

    破锋纪

    在浩瀚星海中,用一张卡片,一副身体,拼出一片属于自己的世界,成就一段登顶高手巅峰的神话!
  • 荼蘼馈赠

    荼蘼馈赠

    这个故事想了很久,其实也本来想写很久了,但是那时候我还和你们在一起,而现在,我不想回头再去选择那些回忆了,因为只剩下寂寞了,很多时候都是守在那里哭的,小孩一样的性格其实是你们惯的,我一直知道,只有在那里我是最开心,最单纯的,不是那个在社会上每一步都提心吊胆的小女孩,我很狂很傲,可是也同时有着自卑,我想和你们说,墨香真的很喜欢你们,很喜欢大家,可是喜欢开始变质成依赖,什么事都想找你们商量,所以我说对不起我只能写东西表达我的心情了。
  • 太子殿下独宠冷妃

    太子殿下独宠冷妃

    一场期待已久的婚礼破灭。王者如她,毁于情之一字,断情涯下芳魂逝。再次睁眼,跨越时空降临异世!斗贵妃,斗渣男贱女,斗得不亦乐乎,却遇见了他,动心动情只为他。霸气妖孽如他,不动情则已,一动情便是美人如斯,只娶她一人,纵宠一世。本文纯属虚构,请勿模仿。
  • 我们是利刃

    我们是利刃

    利刃,绝不妥协,绝不背叛。绝对服从。绝对忠诚。
  • 仙烁

    仙烁

    纵观历史的遗迹,所谓的修真,人们通常意义上普遍认为,修真,既是指道士,和尚,一些道观,寺庙的僧侣,然,他们,仅仅是初窥天道,比起修真者,却是相差十万八千里,修真本是逆天,天下万物自有其生存的道理,一旦出现与万物法则相冲突的因素,便会形成天劫,修真,便是这个冲突的因素,自古,观一些大能者,翻云覆雨,何其威风,然,在天劫之下,大多数灰飞烟灭,能扛过天劫之威,便是所谓的修成正果,藐视苍生,千年以前,原本昌盛的大秦帝国,在秦王嬴政渡劫失败后,逐渐被后起新秀将大好的河山逐渐蚕食,原本一座香火鼎盛的道观,却在西楚霸王项羽的无情手段下,失去了昔日的繁华,到后来的无人问津,但是,故事的开始,便是在这千年前繁华昌盛的道观,其中的曲折,便听我娓娓道来。