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第72章 制订一个做事顺序表,节省时间和精力

英国当代著名历史学家和作家帕金森曾这样撰文讽刺效率低下者:

要打发时间就得多找事情干,这是大家公认的事实。俗话说“真正忙的人是匀得出时间的”,就是这个意思。一位闲来无事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片,可以足足花上一整天的工夫。找明信片要一个钟头,寻眼镜又一个钟头,查地址半个钟头,做文章一个钟头零一刻钟,然后,送往邻街的邮筒去投邮究竟要不要带把雨伞出门,这一考虑又去掉了 20 分钟。照这样,一个忙人总共在 3 分钟里可以办完的事,在另一个人却要犹豫焦虑和操劳整整一天,最后还不免累得七死八活。

这个世界上,有很多人一年到头都在为无聊的事情而忙碌,因为他们不明白什么事情是重要的,什么事情是不重要的,所以把应该花在重要事情上的时间和精力,全部耗费在无聊的事情上了。这样的人无论遇上谁,不论同谁谈话,他们所注意到的只是对方的穿着,丝毫也无法洞穿对方的人格;当他们在观看演出和电视剧时,对演出道具的兴趣远远要高于剧情本身;在与他人进行有关生意的谈判时,他们对生意达成的条款本身很少认真琢磨,而只是拘泥于形式。这样的人到最后可能会一事无成。

为了避免这种情况的发生,你应该根据你的人生目标,把所要做的事情制订一个顺序。有助你实现目标的,你就把它放在前面,依次为之,把所有的事情都排一个顺序,并把它们记在一张纸上,就成了事情表。养成这样一个良好习惯,会使你每做一件事,就向你的目标靠近一步。

人的时间和精力是有限的,不制订一个做事的顺序表,你会对突然涌来的大量事务手足无措。

怎么确定工作的先后顺序?了解一年后的10万元胜过今天的100元,工作的优先顺序即可自然而然地决定了

工作时,很多人都有过这样的体验,一会儿要复印,一会儿接电话……在工作进行时必须处理的随机事情实在很多。在工作单位中,地位高的人,琐碎的事可以交代属下去做,而中级干部可支配的部下就比较少,而一些完全没有属下的员工,或是自己开店的人,复印等琐事就必须要自己做。

可是,忙于琐事往往会影响重要工作的进展。经常有些人会觉得工作愈忙愈好,但是忙着琐碎的事和忙着正事,这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作,其一分一秒的价值却完全不同。

琐事,很多人都觉得可以自己处理。事实上,很多琐事都是可做可不做的事。为了不使可有可无的事过于膨胀,最理想是将可有可无的事和重要的事清楚地区分开,将工作排定先后顺序来做。若没有排定优先顺序,便会在许多地方停顿。为了买参考书而花 2 小时,则那一天的读书时间,或是睡眠时间将会减少 2 小时,因而在其他方面自然也显现出影响来。

要决定做事的优先顺序,首先必须把要做的事逐条列出,然后,依重要性调换顺序,再依此顺序进行工作。这是件很简单的事,只要做到,效率就可以提高。

问题是以什么标准来决定优先顺序。许多专家都建议以工作的重要性决定,优先进行对现在的目标最重要的事。

“做重要的事”,看似这么简简单单的五个字,其实却内涵丰富。在我们的一生中,什么才是重要的,什么又是最重要的呢?试问,赚钱是重要的吗?健康是重要的吗?快乐是重要的吗?幸福是重要的吗?责任是重要的吗?道德是重要的吗?……毫无疑问,它们都是重要的。但什么才是真正最重要的呢?比如,学习、减肥和赚钱都是重要的,但同健康相比,显然健康会更重要。当然,因为人生之种种,必然有一个中心问题点,或是说一个最终的目的与意义,其他的一切活动与小的目的都是围绕着它而展开的,只有它才是人生中最重要的。

如同宪法是一切法律法规的“总法”一样,人生的意义与目的也是人生的一切活动与存在的原因与基础,只有它才是人生中当之无愧的最重要的。因此,每当我们来分析什么是人生中的重要事项时,我们应当马上有一系列的问题清晰地浮现在眼前,诸如:

你的人生意义是什么?或你的人生为了什么而活?什么才是你最希望的生活方式?……

明白了人生的意义与你要追求的终极目标,接下来你就应当明白,你离这个目标还有多远,你如何去实现它。列出实现这个目标所需要的条件,再核对自己到底拥有了或潜在地拥有着哪些优势与条件。对于那些潜在的优势,你如何去使它转化为明显的直接的优势?而针对不足的部分,你又如何去设定目标来弥补?如何去分割你的目标并以何种方式促使它更快更好地实现。

因此,在每做一件事之前我们应当暗问自己:我现在做的事情重要性在哪里?它对我的人生终极目标有何影响?它是重要的吗?它是最重要的吗?它符合我的 10 年计划吗?它可以帮助我实现我的 5年计划或是 1 年计划吗?在年度计划内,它是很重要的一环吗?……只有在我们这样略加分析后,我们做事才会更有理由,更坚定,更有信心,更有效率。

清楚地判断事情的优先顺序,是高效利用时间不可欠缺的技巧。一次就判定清楚,做起事来就会轻松愉快,不会变来变去。这就是决定优先顺序的最大价值。

决定优先顺序,明确地制定目标比什么都重要。可是若不清楚目标是什么,就没有衡量、判断重要性的基准。例如,某人以参加司法考试为当前的目标,那么他就可以根据这个目标来下判断。可是,他若不明确目标到底是通过司法考试,或是当个上班族,目标时时动摇,就无法决定顺序,也失去了判断的标准。

为了这个目标必须这么做,为了那个目标必须那样做,不同的目标有不同的做法。目标一旦动摇了,就什么都无法决定。

因此,最重要的是清楚地知道自己现在想做什么。

著名的黑人领袖马丁·路德金有这样一句名言:“这个世界上,没有人能够使你倒下。如果你自己的信念还站立的话。”真正成功的人生,不在于成就的大小,而在于你是否努力地去实现自我,喊出属于自己的声音,走出属于自己的道路。正确认识自己,充分的自信,努力挖掘自己的潜力,这是获得成功的一个重要前提条件。胜利终将属于那些相信自己能够成功的人。世界上最富有成就的人,就是依靠他们自己的自信、智慧和能力取得成功的。

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