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第19章 效率至上:工作到位的期限保证(1)

一天的工作什么时候才算完成?对于很多公司来说,答案是“永远不会完”。甚至许多管理者手头也有一大堆要做的事情,总也不能在合理的时间离开办公桌,甚至要靠加班来完成。员工们总是每天都很忙,感觉付出的很多了,但最后得到的只有老板的责骂,身心疲惫不说,忙了一天,仍然一无所获。

出现这些状况,并不是表明大家工作不努力,而是说明大家没有掌握正确的工作方法,工作效率极其低下,而其中的大部分时间都被悄无声息地浪费掉了。

实际上,在我们的工作中,我们应该懂得合理地安排自己的时间,这样你在工作的时候才能更投入,才会使你的工作更有效率,让你的工作更加出色,让自己更容易得到他人,特别是上司的肯定。工作完成了,你也可以有一个充分的休息空间,调节一下疲惫的心情,以一个更好的工作状态投入下一轮的工作。

1.要事第一,正确的时间做正确的事

记住,工作不要随意进行,在进行之前,你必须考虑好最佳的处理时机。

“坐言起行”是说我们不能光想不做、光说不练,但在我们决定开始做一件事情时,又必须“三思而后行”,选择在正确的时间里做正确的事。

忙,几乎成了现代人生活的一种常态。以前大家见面,第一句话是“你吃了吗”,显得那么亲切、悠闲;现在人们一见面,最常说的是“最近忙什么呢”,显得那么平淡、紧张。家人、朋友找你,忙,成了最好的拒绝、推托的理由。

如果你上班的时候说“不忙”,又是什么结果呢?老板会以为你工作清闲,或者故意偷懒,不是给你加任务,让你忙不过来,就是彻底把你架空,让你闲得难受。如此看来,忙也不是,不忙更不是。

当然了,不同的工种存在着性质上的差异,必然有些相对清闲,有些相对繁忙。但是,在职场中,那些忙得心力交瘁、无暇他顾的人,真的忙到了手忙脚乱、四脚朝天的地步了吗?未必。与其唉声叹气地抱怨自己工作忙,不如考虑考虑那些“忙”真的那么有必要吗?

威利斯在一家大公司做高级主管,虽然自己一直非常拼命地工作,可一直没有能够在自己的岗位上做出令人满意的成绩来。为此,他郁闷不已。

这天,他和自己的父亲谈起这件事情。父亲就问他:“你觉得每天都很忙碌吗?”威利斯回答说:“是啊!父亲。”父亲继续问他:“你觉得,每天这么忙碌对你完成自己的工作是否有很大的帮助呢?”威利斯想了想,摇了摇头,说:“我一直希望能够如此,可是,虽然我一直都在忙碌,我觉得我的工作完成得并不出色。事实上,我发现不管自己多忙,永远做不完所有的工作。好像我的时间比别人的少一样。我都觉得自己有点做不来这个工作了。”

父亲说:“其实很早的时候,我就想告诉你了,你挺适合目前的工作岗位,不过不是你的时间不够用,而是你没有把握好时间。忙并不代表你的效率高,只有懂得在正确的时间做正确的事,你才会最有收获!”他拿起了笔,写下了如下几句话:划分不同的时间段;寻找最好的时机,在开始一项重要的工作前,让自己保持最佳状态;激发内心的热情;丰富自我,提高潜能发挥……然后,他把这张纸交给威利斯,对他说:“如果你按照这上面的去做,一定不会觉得时间不够用。”

那些到时间完不成工作的人,未必就是不负责任、态度懒散的人,相反,在这些人中,有一大部分人工作起来是相当勤勤恳恳的。他们之所以没有按时完成工作,是因为他们做事不分轻重缓急。他弄不清楚自己应该先做什么,后做什么,哪些可以不做,因此做起事来,往往一会儿做做这个,一会儿做做那个,一旦出现了“插件”,他就会放下手头的工作。结果,他总是有太多的事情要做,但什么都没做成,于是主要任务只能拖延下来了。

工作需要章法,需要分清轻重缓急,绝对不能“眉毛胡子一把抓”,逮着什么干什么。这样你才能把事情做得有节奏、有条理,避免耽搁重要的事情。

你应该学会安排你的工作时间,并且遵守这个时间,以确保它们顺利地进行。

一定不要没有想清楚,就贸然地开始,否则只能浪费时间,丧失机会,搅乱其他工作。

有一个基本的工作原则,就是把最重要的事情放在第一位。那些工作效率最高的人,不会对那些重要的事情无动于衷。

你可以像效率专家艾维·李给利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普的建议那样:把你明天必须要做的最重要的工作记下来,按重要程度编上号码。最重要的排在首位,依次类推。早上一上班,马上从第一项工作做起,一直做到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。

懂得安排工作的人,会按照这样的优先顺序展开工作,将要事摆在第一位。只是很多时候,我们犯了一个错误,就是把紧迫的事情当作最重要的事情,因此才会让我们手足无措,不能在正确的时间做正确的事。

事情紧急,只是说明它应该立即处理,比如当你忙着赶稿子的时候,电话响了,你必须停下来去接电话。类似的这种工作,尽管会带给我们压力,但往往是不重要的。如果你把大把大把的时间都用在了这种事情上,你一定会像一个陀螺一样,虽然忙个不停,却又晕头转向。根据“二八法则”,你应该把80%的时间都用在能带来最高回报的重要事情上。它们也许并不紧急,但决定着你的工作业绩。

只有养成做要事的习惯,把时间投入到那些最有价值的工作中,才能给那些重要的事情留足时间,而不至于被无限期拖延。这样一来,工作就不会变成一场看不到头、永远也赢不了的长跑,反而是一个可以给你带来丰厚收益的竞赛。

2.第一次就要把事情做对

“第一次就把事情做对”是着名管理学家克劳士比“零缺陷”理论的精髓之一。这是一种追求精益求精的工作态度。有一些人做事的时候不精益求精,只求差不多就行。尽管从表面上看,他们也很努力、很敬业,也能够完成工作,但结果总是不能令人满意。因为他们没有第一次就把工作做到位,不是留下尾巴,就是造成浪费,这对个人和公司都没有好处。

对于生产类企业来说,没有第一次就把工作做好,出现了残次品,可以拿回生产线上返工、返修,但有时候,你不一定有下次机会。

有人对这个概念表示疑惑,怎么可能第一次就把事情做对呢?就算我们是神仙,也难免会犯错,再说了,不是允许出现合理的误差,允许一定比例的不合格品吗?如果你对全面质量管理和准时化生产有一点了解,你就会知道,第一次就把事情做对,不仅不是痴人说梦、天方夜谭,而是绝对可以做得到的事情。

有一位企业家,他的工厂总是完不成生产计划,总是无法按期发货,甚至有时候,为了赶工期,工厂不得不招进来几百名临时工,可就算是这样,生产进度还是赶不上订单,他因此苦恼不堪。

这是一家现代化的大工厂,有七八条装配线,在每条装配线的尽头都设置了检查站,一旦产品出现问题,就被送到返工区。在那里,由最有经验的工人负责返工工作。

从表面上看,他找不出任何问题。后来有人给他提了个建议,那就是取消返工区,还说只要做了这件事情,就可以解决所有的问题。

企业家一听就叫道:“那怎么可能!出现残次品怎么办?你不知道,我们需要返工的产品占了全部产品的30%还多!”

那个人接着说:“你听我说完。首先,你要关闭返工区,把那些最优秀的员工放回生产线上去,让他们当指导员和培训员。第二,在生产线尽头摆上三张桌子,让你们的质量工程师、设计工程师和专业工程师各管一张,将出现的缺陷按‘供应商的问题’、‘设计的问题’以及‘生产过程中产生的问题’

分类。第三,把那些有问题的机器彻底修好。第四,必须建立‘零缺陷’的工作标准。”

老板一脸疑惑,但还是照办了。几星期之后,他们又能按期生产了。他们还在车间立了一个电子图板,上面显示着无故障、无缺陷产品的天数。随着时间的推移,这个数字越来越大,甚至连他们自己都不相信。他们学会了一个检查新产品的好方法:工人一边装配,一边解决出现的问题。

后来,他们的产品占领了最大的市场份额,还兼并了7家工厂,而且无一例外都做到了这一点。即使是那些只有小学文化水平的工人,也都做到了“没有返工区”,每家工厂的利润都翻了10番以上。

在整条流水线上,所有的零部件都是生产出来之后,就马上送到下一环节,根本没有库存,因此不管是哪一个环节出了问题,都很可能导致全线停产。如果100%做到第一次就把事情做对,每一道工序都准确无误地完成,不仅能够保证生产不断线,还能够避免大量的时间、精力和资源上的浪费,保证生产效率,效率和质量有了保证,自然利润也就有了实现的基础。可以说,第一次就把事情做对,对企业来说,是最省钱的经营之道。

这个道理,对于个人来说也是一样。第一次没把事情做对,于是返回头来忙着改错,改错中又很容易忙出新的错误,结果往往陷入恶性循环,死结越缠越紧。这些错误,不仅让自己越忙越乱,有时候还会连累其他人跟着你忙,造成巨大的人力和物资损失。

邻居要在客厅里挂一幅画,请朋友来帮忙。正当他把画在墙上扶好,准备砸钉子的时候,朋友开口了:“这样不好,最好钉两个木块。”

他遵从朋友的意见,找来两块木块,正要钉,朋友又说:“木块有点大,得锯掉点。”

他找来了锯子,还没锯两下,朋友就说:“你这锯子太钝了,怎么也不锉一锉呢!”于是,他找来锉刀,却发现锉刀没有柄,用起来太费劲了,就找了一把斧子去砍树做柄。

正要砍树,他又发现那把斧子锈迹斑斑,心想一定不会锋利。于是,他找来磨刀石准备磨斧子。可问题又来了,得找个东西固定磨刀石。为此,他跑到木匠家,去找一些固定磨刀石的木条。没想到木匠正巧不在家。

太阳快落山的时候,他从很远的一家五金商店,借来了一把电锯。到家的时候,天已经黑了。他叹了口气:明天再弄吧!

我们总说“磨刀不误砍柴工”,但如果你磨了一天的刀,就没有了“砍柴”的时间,把最重要的事情给耽搁了。

要把事情做对,需要多少次?是四次?还是三次?最好的又是几次?当然是一次!返工等于无功,它会抹杀以前所有的辛劳和付出,与其等着出现问题的时候回过头来返工,为什么不一开始的时候就准备好一切,第一次就把事情做好呢?

正如克劳士比说的那样:第一次就把事情做好不是要一生下来就把事情做得完美,也许要经过很多挫折和失败才能达到这一步,但追求“第一次就做好”,才是节约时间、高效利用时间的好办法。

3.向一分钟要效率

有一个关于一分钟效率的笑话:

甲公司从事商品批发业,一向以高效率自居!有一天,甲公司向乙公司租用一台新型复印机,要求乙公司每三个月派人免费为复印机进行例常维修。很快,三个月过去了,维修员按照约定到了甲公司。

公司老板不在,一向看不起维修人员的副总高声说:“我们今天很忙,需要复印的文件很多,你手脚快一点。多久可以搞定?”“一小时吧!”

“什么?一小时!提高你的工作效率!”“四十五分钟如何?”

“再快一点!”“半小时如何?”

“再快一点!”“再快一点?嗯,可以!一分钟如何?我什么都不用做,你直接在我的维修单据上签个名就好了!”

维修员撕下维修单据,拍拍屁股,转身要离去。

门口突然多了一个胖子:“等一下!你的工作效率也太高了吧。”

“你是?”“我是老板!”

“先生,不是我的效率高,是你们副总写字的效率太高了!”

当然了,这只是一个笑话,现实中的维修工们还是很负责任的,也没有哪家公司会这么轻率地对待工作。我们说的向一分钟要效率,可不是这个意思。

而是说,哪怕只有一分钟的时间,也要充分利用起来。

在工作中,一分钟,对大家来说,简直就是无足轻重的,不要说一分钟,有时即使是十分钟、半个小时,也会在他们轻松的闲聊中被打发掉。然而,那些浪费时间的人,恐怕到老也不会明白,之所以自己一辈子都如此平庸,就是因为浪费掉了大把的宝贵时间。而那些被浪费掉了的时间,足够他们表现自己、发展自己。

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