詹妮的忠告
简便的归档体系是快乐、有序生活的关键
在不同的管理平台建立不同的标签,比如浏览器书签、电脑文件夹、纸质文件夹和邮件归档文件夹等。这么做的好处是,无论文件格式如何,你都知道在哪里能找到自己需要的东西。
给纸质文件“安个家”。买一个便携式文件盒,把账单和重要的文件放在里面。以下是几种重要文件,你可以从这里开始着手:收据和大件商品的保修单、医疗记录、汽车相关单据、水电费、信用卡账单及银行对账单、旅行消费清单、投资及税务文件。
给文件夹贴上清楚的标签,这样当你需要重要的纸质文件时,你就能及时找到它们。买个标签机是不错的选择。
一个将文件管理整齐的小窍门:用牛皮纸夹保存文件。把所有塑料标签统一放在文件左边或右边——找文件时一目了然。
如果你还没养成在账单和文件一出现就“解决”它们的习惯,那就准备一个“预分档”文件夹,每月清理一次。
水电费清单、银行对账单和工资单存根只保存1年,1年之后全部销毁、扔掉。留下重要的收据、退税文件和医疗记录。
在网络和电脑日渐成为生活主流的世界里,管理并且保护电子文件变得前所未有的重要
移动硬盘必须买,数据备份必须做!照片、音乐、文件,所有都要备份。为自己设定一个循环提醒,一个月备份一次,或者按照其他适合你的频率进行备份。你绝不会后悔的。这大概会让你花上一笔不小的钱,但换回来的是安全感。想象一下,如果你的电脑死机了(或者被偷了),你的所有数据都没了,那种感觉该有多崩溃。
小心垃圾电子邮件(无论标题是乱码,还是你不需要的新闻邮件)。如果你收到了一封自己不想要的邮件,立刻取消订阅,并且删除这封邮件,省得将来一遍又一遍地删除同样的垃圾邮件。
如果你还没做好彻底取消邮件订阅的心理准备,至少在收到第一封邮件后做好过滤分类,这样将来再收到同一来源的邮件时,你就不用再逐个儿进行标签归档了。
用网上日历规划自己的生活
创建一个在线日历追踪自己的预约,设立闹钟提醒。总之,毕业后做什么都得先人一步。我用的是谷歌日历,因为它和我的Gmail信箱是联通的,我可以轻松地和家人、朋友分享事件(或者全部日程计划)。
除了追踪每日行程,你还可以把日历应用在:设定每月提醒,提醒自己交房租、付账单;设定预约提醒,安排和别人的预约见面活动。
对生日或其他值得纪念的重要日子(比如结婚纪念日),设定1年1次的定期提醒。
设置系统每天给自己发送日程安排的短信或电子邮件,以便在特殊日子前得到提醒。
其他窍门和技巧
出门在外,随身带着笔记本,以便能随时记下自己的想法、别人的联系方式、购物清单还有待办事项等等。我可是拿着自己心爱的黑色小本本起誓的啊!
把衣物打包进小行李箱的窍门:把衬衣和内衣卷起来,塞进鞋子里或者其他缝隙中。卷起衬衣还能避免衣服出现褶皱。
在汽车后备箱里放一个汽车应急维修工具包,里面装上纸巾、道路照明灯、工具箱、跨接电缆、瓶装水、锡纸包装的能量棒小吃,还有一桶机油。车上常备零钱,以防不小心走上收费公路,为停车咪表预留硬币也是很必要的。
汽车后备箱里再预留一个小箱子,里面装上毛毯、换洗衣服(为了锻炼或者紧急情况预备),还有运动器材(比如网球拍、足球或者飞盘之类的)。
看杂志时,在自己喜欢的文章那一页折个角。处理过期杂志时,撕下自己喜欢的那页,装订起来,或者放进文件夹,便于以后阅读。
卖掉自己再也用不上的书(或者跟朋友交换)。你还可以看看BookCrossing.com,这是一个能让你寻找并且和别人分享图书的网站。
深度探索:想取得更多成功,并且在工作/生活中得到更多平衡,学会分清主次
很多时候,我们都没能激发出自己的全部潜力,这是因为我们没有分清主次,或者说根本没有分清主次的能力。当待办事项太多时,这种情况就会经常发生。我们一般会先完成最简单或手边的事(比如查收电子邮件),而不是更有策略地规划行动,来让自己能够真正前进。这就好像在比赛中永远防守,而不转换到进攻,比赛当然还能硬撑下去,但也无法再得分。
我猜很多人都会狂点电子邮箱收件箱的“刷新”键,以此逃避那些更重大、更有难度的工作,或者逃避人生目标。不过每天花几分钟,分清事情主次,你就能把压力最小化
重新对事件进行优先排序可以帮到什么样的人?
想在职场上拥有更大的影响力的人。
希望人们欣赏自己工作成果的人。
自觉已经被电子邮件和会议安排“淹没”,总是被动做出反应,或机械地进行工作的人。
想拥有更多私人时间的人。
希望业余时间过得更有意义的人。