闫峻
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息的时代，无论是政治、经济、文化、科技、军事等多个领域，还是人类生活的各个角落，信息技术不断显示其魅力，成为现代社会和现代生活中不可缺少的工具。文物档案管理面临前所未有的挑战，如何加强文物档案管理，提高文物工作人员素质是当务之急。应用现代化管理手段等，目前已成为我馆提高文物档案管理效率的重要任务。
一、当前我馆文物档案管理存在的问题
目前我馆文物档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题有：（一）文物档案管理人员专业素质不高。目前，我馆虽然有了稳定而发展的文物档案管理人员，但进行文物档案管理信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。（二）文物档案管理不够规范。主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三，大部分案卷缺少卷内目录。第四，组卷混乱现象比较严重。第五，由于历史原因，馆藏文物档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，文物档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了我馆文物档案信息工作电子化。（三）文物档案检索效率不高。文物档案检索方式有手工检索和计算机检索。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多文物档案工作服务质量越高。（四）在信息开发和编研工作上也存在一些问题。为了达标升级、应付检查，随便选几个课题，人人都来编研，使编研产品层次低、质量差，实用性不大，利用价值更小。有的选题虽能紧跟形势，但因编研时间过长，失去了时效性，影响了作用的发挥。
二、提高我馆文物档案管理效率的对策
依据我馆文物档案管理工作的状况，要提高我馆文物档案管理效率，实现文物档案管理的规范化目标，还有很长的路要走。
（一）提高我馆文物档案工作人员专业技能和素质，是加速我馆文物档案科技进步，推动我馆文物档案事业发展的关键。加强现有人员的档案培训教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对文物档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。加大力度有计划地组织我馆文物档案工作人员进修学习，掌握信息技术的新知识。在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除后顾之忧。研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视，使我馆文物档案工作人员拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进我馆文物档案工作，文物档案人员从杂业型转向专业型，实现单一型向多样复合型转变。
（二）调动文物档案管理人员工作积极性，档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上我馆文物档案工作如何主动，超前服务于市场、服务于社会，而服务的落伍，必将使我馆文物档案工作失去生存的活力。因此，应努力使我馆文物档案管理部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成文物档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的文物档案工作理念。（1）增强激励机制。激发文物档案管理者个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使我馆文物档案工作出现充满活力、开拓创新的新局面。（2）更新观念，实现自我价值。有时搞文物档案工作的人未必都能明白文物档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己的工作对社会的影响。这要求相关人员做好文物档案管理工作的宣传和教育工作，使人们特别是文物档案人员对工作有积极的认识和重新定位，一改过去收摊看点，档案室保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，使文物档案为我馆创造出更丰厚的社会效益。
（三）加强我馆文物档案管理人员的职责，切实维护文物档案的完整性与安全性。这既是文物档案保管工作的基本任务，也是文物档案保管工作的目的。文物档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使文物档案保管得完好无损，不至因各种不利因素而使文物档案损坏。对已经破损的文物档案，要及时抢修。不丢，就是使文物档案绝对安全，不至于因工作疏忽而使文物档案遗失或被窃，不仅保证文物档案实体安全，也要保证文物档案内容的安全。不散，就是要求文物档案的保管相对集中，不因文物档案的分散保管而使文物档案管理不便，甚至造成文物档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求文物档案保管工作有条不紊，文物档案排架整齐规范，有章可循，有目可查。文物档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，文物档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止文物档案的损坏，确保文物档案的安全，为文物档案工作提供物质基础。（1）做好文物档案的保管期限工作。（2）做好文物档案保密工作。确定哪些文物档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些暂时还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化文物档案建设奠定基础。要建立起法制的新秩序，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。（3）做好文物档案的基础工作。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。（4）要建立健全档号。要适应检索与管理的要求。实现检索途径的多元化。（5）要准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，制作好档案副本。
（四）文物档案的现代化要与我馆的信息化同步。文物档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对文物档案管理提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在信息化建设过程中，也有不了解、不懂的东西，在这种情况下，文物档案管理人员要知难而上，积极参与文物档案信息化建设，使文物档案管理成为信息化的一个重要组成部分。文物档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使文物档案现代化与信息化有机结合，同步发展。文物档案管理人员要参与到信息化建设当中去。首先要解决纸质文物档案与电子文物档案信息的对称问题；其次要解决纸质文物档案和电子文物档案一致性的问题，电子文物档案看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以我馆文物档案管理部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文物档案，如果保存的电子文物档案有误，将来在工作中可能要造成失误。文物档案的现代化管理一方面要适应文物档案自身的发展，另外也要适应我馆信息化建设的流程，两方面都要兼顾。
文物档案管理搞信息化要解决的一个观念问题，就是我馆文物档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对我馆文物档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，努力使我馆文物档案管理工作迈上一个新台阶。
（作者系宁夏固原博物馆助理馆员）
