“要点提示”面对每天可能接收到的数以百计的信息资料，一定要安排时间读取，并筛选出与你工作相关的信息。
许多人在每个工作日里都要收到数以百计的信息资料，单是处理这些资料就要花上大量的时间。所以，有必要设计一套有系统的方法来对付传送进来的，并以你的写字桌为终点的全部信息。
获取信息
信息，以不断增长着的、各种各样的形式来到你的身边，它们包括：
（1）书面的（邮件、传真、备忘录、报纸杂志、刊物和报告）。
（2）电子的（电子邮件、内部网络系统）。
（3）声音的（面对面开会、电视、收音机、电话）。
处理信息
试着建立一种处理日常信息的惯例。例如，外部邮件上午10时到，而内部资料上午11时送，那么你在进午餐之前抽点时间将邮件分类，同时进行电子邮件的读取，如果你还没有此项服务，那么就抽些时间浏览报纸和杂志。你需要在下班之前重复以上步骤，以使你的写字桌干净整洁，并为第二天的工作做好准备。在对信息采取任何行动之前，让它“凉”一个晚上，是个绝妙的好主意。并记住：
（1）消息什么时候都会有，不要让它打乱了工作流程。
（2）收到消息后应该快速浏览，直至掌握其中的主要内容。
（3）倘若需要对信息采取行动，记下来并加到进度表里去。
（4）为了便于存档，信息资料的印刷件可以立即编以档案名。
（5）信息一经处理就应扔掉。
传阅资料
大量传送给你的信息可以直接派发给同事或下属。把信息分成三类：（1）在派送之前要先经你同意或你有补充的——这是典型的一般内部备忘录或报告。
（2）你已阅读、分析过，再分送给别人的——这是对杂志。
（3）你需要复印和分发下去的——要你这样做的也许是位愉快而满意的客户写来了感谢信，而这封信又有必要让同事知道。
不同类型信息的处理
处理参考资料
对于日后你要阅读的材料（书面的和电子形式的）应该怎样处理呢？一种选择是把它们全部放进一浅层文件盘里，当你有时间去阅读背景材料时可拿出来大略地翻一下。但是对这种资料来说，问题之一就是有变得越来越庞大的倾向。所以它们要尽可能定期加以清理，因此你在每次浏览时，注意把任何过期的和无关的材料清理掉。
更新文件
信息的价值会随时间而变化。今天的大多数新闻，到了明天就成了历史，因此在划分有价值的信息时，也应随时间而变化。有些人深信在今天毫无用处的东西日后也许会有用，便倾向于把各种类型的信息资料都储存起来。但不管怎样，要记住处理书面资料需要时间和空间，所以在把书面资料分类存档前，要仔细考虑它们是否与你的工作有关。
