一、办理客户业务前的准备工作
营业助理复查上次该客户当面所交代，或离开后来电或来函所应办的工作是否已完成，如未完成应速办妥。
1.营业助理对客户所寄来拟进行仿制的原样品，如需准备报价、样品、印盒、说明书等资料，应即准备齐全，如有问题不能解决，应即向主管经理请示如何处理。
2.营业助理须针对客户所欲购的项目，准备最新报价，以满足客户再订购的需要。
3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，应于预定前一天再与饭店联络，不可有误。
4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来前一日办妥手续。
5.有时需采购部有关科长配合准备工作，营业助理应协调安排大客户来公司的日期。
二、客户接待工作
1.如需到机场迎接，营业部助理应向总务科安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确切到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。
2.如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。
3.如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。
三、客户来访接待
1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。
2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室准备。
3.如需采购部有关科长备询，营业助理应事先通知其待命。
四、客户接洽业务
1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。
2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数，最近工厂价格。如有必要，得与有关科长协调报价。
3.与客户洽谈中，对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。
4.如客户当日未能决定采购者，须待次日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室暂保留于业务洽谈室架子内，以免下次洽谈时重复挑选（保留期限不得超过7天）。
5.如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品，营业助理应嘱咐样品室归还原处。
6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。
7.与客户洽谈中，对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。
五、整理报价单
1.营业助理与采购部有关科长应将洽谈中感兴趣的产品，协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。
2.客户订购产品，营业助理应于客户到公司的当日或规定期限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理阅后，按报价单所规定份数增加两份。
3.营业助理应立即核对报价单是否与底稿相符，如有错误即自行修改，确实无误，然后抽出一份报价单请示经理后，开国内订单，连同国内订单装运联一并交装押助理。
4.所有寄国外信件、报价单和其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期，送交主管经理发出。但报关文件要由营业助理于发出前自行核对单价数量，必须在当日内完成。
六、开国内订单
营业助理应时常查核存档的报价单，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出国内订单，并在存档报价单及资料卡上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。
1.订单上商标可采用下列方式：
（1）刻章。
（2）打字。
（3）由营业助理书写清楚。
2.如国内订单上数量、价格、包装、规格、商标有变更时，即发出“订单更改通知”，并与原国内订单留底联装订在一起。
3.如是将国内订单改开另一工厂，则应在国内订单留底联、验货联、装运联上注明，“本订单是原订单××号重开，原订单作废”并于存档报价单联及资料卡上更改国内订单号码、日期、承制厂名称、价格，但在工厂联及签回联上不可注明该订单是重开，并即将装运联直接交装运押助理。
4.原国内订单如是改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下：
KR-1021（此为改开订单号码）
K-1021（此为原订单号码）
5.需要退的货，外箱上要打记号，应于订单上特别注明，告知工厂。
6.如是纺织品的订单，也应于订单上注明需办GUOTA才可出口。
7.印制样品请款时，务必附上样品才可付款。
8.订单在5000元以上，科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定。但未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。
9.凡向工厂催货（包括配件及印刷品）的一切责任均由营业助理负责，但装押助理应协助催货。
七、开妥国内订单
1.国内订单开受后，须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。
2.开妥国内订单送主管经理核阅签名。
（1）留底联存查。
（2）工厂联及签回联、验货联交管制中心。
（3）装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。
（4）签回联逾10天工厂未自动签回时，由管制中心检查，如该订单单项金额超过2000美元或人民币8万元以上者，通知有关副（助）理或外务员负责签回（如金额未超过以上者不必硬性签回），如超过5000美元者，务必由各有关科长签回。
（5）管制中心收到签回联时，核对单价、数量后，如签回联上有更改部分，应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品价格。
3.营业助理收到出货样品时，须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求，如符合则主管经理呈阅后将出货样品自行保管，否则即刻请示客户经理如何处理，验货单由主管经理核阅后收回再保留。
（1）××地区助理取回出货样品，交由管制中心销案后，自行保管。
（2）其他仓库的出货样品也需取回，但贵重及体积太大的，助理可自行决定是否取回。
4.工厂收到订单要求承办助理改价，须由经理决定，助理不可自作主张。
八、索取样品
1.客户未订购，但要索取样儡的项目，应请示主管经理会同采购部有关科长确定向何家工厂索取样品，并填妥样品索取函，以三联交收发中心作为留底。
2.客户已订购者，应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品。
3.如急迫索取样品时，用电话与有关工厂及外务员联络。
4.重要样品如在限期内仍未收到回音时，应即填写“重要样品逾期追问单”，交有关采购科长采取紧急措施。
5.对外务人员交办的事项，应随时督促如期完成，如有困难时可请示主管经理处理。
6.收到工厂样品后应立即详细检查是否完好无缺，如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄，并嘱咐注意改善及小心包装。
7.向工厂索取样品时，要注明该工厂产品的编号，如无工厂编号，须附上草图或相片。
8.向工厂索取样品时，请勿写客户及地区名称。
9.外借样品申请单上一律附上“2×3”相片留底。
10.内借（暂借）样品应于资料中心登记。
11.凡一个ITEM拍成一张的相片均以“2×3”为主。
索取样品职责的划分：
（1）旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得，请科长提供资料，由助理继续索取，到完成为止。
（2）新样品一律由科长负责索取，所谓新样品包括：
①客户送来的样品（图片）。
②旧样品但有部分更改者。
九、寄样品给客户
在收到工厂寄来的样品上，贴妥本公司标签与ITEMNO品名。
1.如以平邮或空邮寄出者，应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE@@INVOICE五联，在第四联上签名及注明日期交包裹组寄出，将第三联随同样品装入箱内。第一联寄客户，第二联交收发归档，第五联自存。
（1）如样品数量过多或价值过高，而交涉仍需付样品费者，应于SAMPLE@@INVOICE上注明SAMPLECHARGE，并去函向客户索取样品费及邮费。
（2）每3个月依自存的第五联SAMPLE@@INVOICE清理客户未寄来的样品费、邮费或其他费用，打DEBIT@@NOTE用会计科长名义向客户索取。
（3）寄国外包裹，由各助理自行包好，装入箱内。
（4）如寄出SMP需办出口配额者，承办助理应特别注意事先办理。
2.如以航空货运方式寄出者，第一联随函寄给客户，第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，第六联自存。收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确，以便航空货运公司计算佣金时核对，其余交秘书室存档。如航空运费为本公司支付者，须客户确实收到货品时才可签付运费。
3.所有寄出国外的样品须由经理过目，再行寄出。
十、客户来电来函来样品
1.收到客户来电来函，应立即请示经理如何处理。
2.收到客户寄来的仿制样品，或寄来的目录相片和开发报价等，应立即请示主管经理。若有提交订单者，公司应予以奖励。
3.主管经理外出时，营业助理应在自己能力范围内对能管的事先行管理，主管经理返回公司后，再呈报处理经过。如系紧急事项，应设法与主管经理取得联系，以便迅速处理。
十一、须经确认样品、印刷品
1.如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头，经国外客户确认通过后，立即以公司印的表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存。如以电话通知工厂，应补寄通知以便安排出货。
2.客户正式确认通过的样品，应会同有关外务员或科长，确定正确规格以便验货。
十二、验货
1.如非专案订单，而是因订购数量小或外务员忙碌，或者是因地区偏远无法前往承制或因承制厂商品质差，外务人员不能决定是否可出货而发电或发函请示，营业助理应即请示主管经理如何处理。但北部地区、广州地区不论任何情况，应通知外务员必须亲自验货。
2.营业助理因解决重要问题须往工厂时，应填出差申请表，返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。
3.所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理要到仓库验货，需自行找装运联或留底联。
十三、申请国外（内）佣金赔偿
1.营业助理填妥申请书，呈送主管经理、总经理签名核准后送交押汇科长，如赔偿须于表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂请款时扣除，如是亲自来的客户，须备妥收据及护照复印本送交会计制单（申请书为四联，其中一份留底）。
2.在支付国外佣金时：
（1）若与国外公司订佣金时可在任何地点支付契约复印本交会计。
（2）每次支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领。
3.押汇科长收到国外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。
十四、对样品处理
1.出货样品：营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予以补样。
2.收到工厂新样品，呈主管经理阅后，应附厂商地址、电话及负责人姓名及价格资料，并立即送采购部有关科长编资料。
3.承办助理收到新样品，应尽快送采购部，如获订单，可得奖金。
4.有秘密样品（专利或只能卖给专门客户）不可随便陈列于样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。
5.如需向商业部门借出样品时，应填写“样品外借申请单”，连同彩色照片呈总经理核实后方可借出。
6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出单SMPL上注明“不可陈列”字样，先交管制中心销案后，再由管制中心送交承办助理保管。
十五、注销国内订单
1.营业助理向装押助理签收“营业部订单货款支付核准单”时，需详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录，然后交管制中心核对，无误后签名呈经理阅，并在原国内订单底上予以注销。
2.凡有退关税或退货物税的工厂在未结关前请款的，一律保留50%（包括送仓库货），如工厂急需货款，也应先开来保证票。
十六、接到报价单与国内订单
装押助理收到由营业助理转来的报价单与国内订单时，应核对报价单与国内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。
十七、签收IMC影本
1.押汇科长收到L/C后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档的OIC上登记IMC号码，S/D、V/D以及金额后，交装押助理。
2.L/C可能发生的问题如下：
（1）收到L/C时须先核对总金额、数量、单价是否正确。
（2）收到L/C时，这天如距有效日少于三天，即须向主管经理提出。
（3）通常L/C可分批，如不可分批，须向主管经理提出。
（4）如由广东无直接船可到达的港口，须看L/C是否可以转船，如不可以须请示主管经理，必须特别注意出口港不能指定为广州。
（5）核对受益人全名、地址有无错误。
（6）核对交易条件为FOB、CIF、C＆F是否相符。
（7）L/C内容有无错别字。
（8）有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。
（9）如同一客户有数张IMC时须看有无规定可予合并。
（10）如L/C直接由国外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。
（11）如远期付款的L/C应查看利息，是否由买方负担，如否应即请示主管经理。
（12）如有怪异字眼，或条款有违背常理者，应即请示主管经理。
十八、装船通知单
1.依照国内订单的规定交货日期一个月至一个月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。
送货柜场者：共四联。
第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。
第二、三联：
（1）寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、体积，若未能如期交货，查明原因后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。
（2）如每一ITEM超过5000美元者，第二联交有关科长，第三联仍寄交外务员。
第四联：装押助理存查。
货送仓库者：填“送仓装船通知单”，共两联：
第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。
第二联：装押助理存查。
如重要订单未能如期交货，得填写“重要订单逾期追问单”交有关科长协助处理。
2.对于国内订单规定收到L/C后才通知生产者的情况，收到IMC当日即在装船通知单上注明“UC已收到”，船期通常以日D期限前三星期为宜（弹性应用）。
3.对于国内订单规定须等样品确实通过才生产的情况，当收到客户确认函电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在国内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。
4.如出口到美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所要求的表格填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，然后再回经济部商品检验局申请产地证明书。
5.需确实注意出口货品是否含有须办退税的进口零件，协调报关后前往有关工厂办理手续。
十九、收到仓库送来的进货单
1.装押助理收到进货单应即核对，对照所列的商标、数量、包装情况表是否与国内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。
2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订“来部订单货款支付核准单”。
3.如未通知送货柜场而擅自送来仓库者，应扣运费。
二十、签订S/O
1.依据出货明细表及国内订单装运联所示大约材数计算体积重量。
2.向拟装运的船公司或报关行核查是否确实接到S/O。
3.船期如有提前或延后，应立即与工厂联系，务必配合。
4.打S/O时须查核是否每张均打了，如有漏打，应及时补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。
5.签S/O的时间应提早一星期或两星期，或事先用电话与船公司联络订船位。
6.如装整台货柜时，必须货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应请示主管经理处理。
二十一、结关前工作
1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货（货未到或尚未验货，应在明细表上注明）。
2.如由仓库出卡车者，须在结关前两天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货时必须在明细表上注明。
3.须密切注意仓库出货时间、车号、商标、数量及送货地点，确定时应即通知报关行。
4.于船期结关前一日，确定出货明细表的正确项目、数量，如所出的货有配件印刷工厂者，须于出货明细表上注明。
5.打PRCKINGLIST六份，并将其中三份抬头改成INVOICE，并于其上注明每家工厂准确全名、统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第五联（财务）连同PACK。IN。GLIST三份，INVOICE两份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，另一份INVOICE自行留底。
6.出口登记本上所列规定送件日期及预计入账日期，应填写“结关后七天”，如有迟延应写明原因。
7.送货当天早上必须联络工厂确定出发时间、卡车号码及到达时间，确定后立即通知报关行。
8.结关当天如有未能确定工厂出货的情况，须立即修改资料，并将该资料报关。
9.货如未依时间送达，所发生海关费用及违规费应有记录，并依签订单支付核准单金额时填上应扣数目，注意请款时扣除。
10.装押助理如当日有结关的货，须所有的货到达且报关完毕，才可下班。
11.装押助理必须待进货柜场的货确已送达无误后，才可制“营业部订单货款支付核准单”。
12.工厂的出货发票要开送货当天的日期，配件如分批出货，也需于每一次出货（磅货）即开出当天的发票，不可延迟于送货。
13.工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，同时有需退货物税或关税者，请款时一律暂时保留50%，并于货款支付核准单上注明。
二十二、结关后工作
1.装押助理须查询报关行及船公司，货是否确实出口无误，如确实无误，即将出口明细表一份交会计，另一份送管制中心，并将营业部半日货款支付核准单交营业助理。
2.除非以错单出口者催CBC必须确实于结关次日取得，而且须随时催报关行，最迟须于7天内取得，否则须向主管经理报备。
3.CBC到达后，如要办理产地证明书，须附上INVOICE一份，工厂已盖好章的原料来源加工证明书一份及CBC副本一份送交报关行，以便办理产地证明。
4.在拿B/L前须将S/O留底，并将正确无误的一份交报关行，以便到船公司拿B/L时核对。
5.在收到B/L时立刻核对材数与运费，看内容有无错误，是否符合。
6.B/L如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单，并交有关会计，如经理不在，为争取时效，可凭装押助理签名，即送会计付款，事后由会计送给经理、副经理签名。
7.将文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表INVOICE、B/L各一份连同出口登记本第三联（稽核）、第四联（押汇）交押汇科长，将必要文件转送银行押汇。出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超过7天，如有延误须写明理由，并须扣有关经理奖金、处罚装押助理。
8.押准文件存档联及寄交客户联，经由营业助理呈主管经理阅后，分别寄出并在存档联上注明“归档”，交收发中心。
9.押汇科长收到结汇证书连同信汇回条、出货明细表、IN。VOICE及B/L各一份送交有关会计。
二十三、打OOL
视客户或经理需要，装押助理应按所办客户合同营业助理打OOL三份，一份由装押助理留存，两份转交营业助理留存一份，另一份是主管经理阅。
二十四、收到仓库存货周报表
仓储科须于每周一上午11：30半前将仓库周报表送交行政助理，行政助理于午前送交装押助理，装押助理收到后须填妥L/C期限栏及装船日期栏，并核对数量、商标、厂商无误后交营业助理核对，于每周二中午下班前交主管经理，然后转交行政助理，如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明。
二十五、申请LACAL@@L/C
1.向押汇科长取表填妥，即送主管经理，总经理签名核准交押汇科长申请，在开本地信用证申请书上须注明开给何家工厂，手续费是否从工厂扣除。
2.押汇时LACAL@@IMC复印件本一份需送押汇科长。
二十六、货完全出清时的工作
1.国内订单装运联待货完全出清不再使用时，应自行烧掉。
2.L/c复印本待货完全出清不再使用时，应立即交押汇科长。
二十七、核签报关费
1.核对商标、件数是否无误，于出口登记本留底联注销，并于出口登记本上报关费栏登记该报关费，以免报关行重复请款。
2.报关费如多出规定费用时，应签请经理核准。
