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第23章 消除沟通障碍,实现有效沟通

没有沟通,就没有管理。现代企业,人与人之间,部门与部门之间,企业上下级之间,以及其他各个方面之间,特别需要彼此进行沟通,互相理解,互通信息。然而,在现实生活中,人与人之间却常常横隔着一道道无形的“墙”,妨碍彼此的沟通。尽管现代化的通讯设备非常神奇,但却无法穿透这种看不见的“墙”。如果沟通的渠道长期堵塞,信息不交流,感情不融洽,关系不协调,就会影响工作,甚至使企业每况愈下。

冯经理最近欲推出一项新的管理制度。经过慎重思考,冯经理准备向全体职员征求意见。开会时,他把自己的想法告知大家:“对于这项新制度,我现在郑重向你们征求意见。如果大家有任何对公司经营管理工作有帮助的意见,欢迎随时找我。”事后,由于工作繁忙,冯经理就再没有向职员征询意见。后来,也有员工主动找到冯经理,向他提出了一些自己的观点,可是当下属员工与他交谈时,他却在接到一个电话后就中断了交流,并抽身走开了,回来之后也没有再找员工继续沟通。有时候,当其他的员工去找冯经理反馈意见时,却发现他不是在看文件就是在和重要客户谈判,似乎根本没有多余的时间和员工沟通,听取他们的意见……久而久之,员工们也就不愿意去反馈意见了,整个公司变得异常沉寂。

沟通可以使管理者发现和解决企业内部问题,改进和提升企业绩效。沟通可以改善和增进企业各部门之间的合作。沟通可以使企业管理者收集有益的建议和智慧,可以从员工那里得到更多的信息,并了解不同层次、不同角度的想法,为思考问题和做出决策提供更多的参考和依据,为各级主管制定制度、措施、方法的正确性提供保证。员工的一个小建议,可能就会带来成本的大幅度降低或效益的提高。但是,实现有效沟通需要诸多要素和步骤,在任何一个要素或者步骤中出现问题,都可能造成沟通障碍,而沟通障碍将直接影响沟通效能的发挥。在上述案例中,虽然冯经理认识到了沟通的重要性,但却没有向店员开放沟通的渠道,以至于下属员工无法向他提出意见,反馈思想,进行有效沟通。

其实,沟通障碍几乎存在于每个企业之中,企业的机构越是复杂,其沟通越是困难。往往基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者,便已被层层扼杀,而高层决策的传达,常常也无法以原貌展现在所有人员面前。上下级的沟通是企业管理中一个必不可少的环节。沟通是合作的前提,没有沟通就没有合作,就像一支作战的军队一样,如果彼此之间没有沟通好,步调就会不一致,“下情”无法“上达”,当然不可能打胜仗。

那么,身为管理者,应该如何做才能有效地处理好上下级之间的沟通障碍呢?这里提出几点建议供大家参考:

(1)建立多渠道的沟通方式

管理者应该着手建立多渠道的沟通方式,以确保不同思想、性格的下属员工可以通过可行的渠道向管理者反映问题。比如对于“直抒己见”型员工,可以采用面谈的方式进行沟通和交流,管理者可以抽出时间主动找到这种类型的店员,将其请到办公室,耐心听取对方的意见。在这个过程中不要轻易打断或以各种理由中断谈话,否则会让下属员工觉得上司对谈话的内容不够认可,同时也是对员工不够尊重的表现。而对于“羞涩内向”型的下属,则可以通过公开自己的电子邮箱、在公司设立“经理信箱”等方式向下属员工征询意见,同时还可以接受大家的“短信建议”,并鼓励下属这样做,这样就可以通过简洁的书面语言,了解员工的想法,寻求合理化建议。

如果时间允许的话,管理者最好每周设立一个“沟通交流日”,要求中层及员工代表按时参加这个会议,反馈工作问题,提出工作建议,沟通管理困难,集中解决管理中的“疑难杂症”,此举同样可以提高沟通的效率。

(2)运用合理的沟通语言

管理者不要错误地以为下属会听懂你的所有语言。由于每个员工的受教育程度不同,工作时间长短不同,工作环境也不同,因此对沟通语言的认知能力亦不尽相同。曾经有这样一则笑话:

有一个秀才去买柴,他对卖柴的人说:“荷薪者过来!”卖柴的人听不懂“荷薪者”(担柴的人)三个字是何意,但是听得懂“过来”两个字,于是把柴担到秀才面前。秀才问他:“其价如何?”卖柴人听不太懂这句话,但是听得懂“价”这个字,于是就告诉秀才价钱。秀才接着说:“外实而内虚,烟多而焰少,请损之(你的柴外表是干的,里头却是湿的,燃烧起来,会浓烟多而火焰小,请减些价钱吧)。”卖柴人一听,愣住了,因为听不懂秀才的意思,于是担着柴扭头就走了。

由此可见,选择有效的沟通语言是非常必要的。比如对于新来的员工,由于他们对公司的情况不是很了解,因此在进行沟通与交流的时候,管理者应该学会多阐述,多解说,使对方明白公司的基本情况以及主导意见,然后才能更有目的地交流;而对于老员工,管理者在沟通交流中则应该表现出“虚心请教”的语气,使其明白自己的地位还是很高的,以便与他更积极地交流。

(3)打造稳定的信息传递途径

在企业管理中,有些管理者并不明确完成任务和做出正确的决策需要哪方面的信息。如果没有明确的信息传递途径,管理就会出现无组织的状态,效能低下。

由于企业人手比较多,部门也多,信息流量很大。为使信息能够有效流动,管理者一定要建立稳定合理的信息传播途径,以便控制企业内部的横向及纵向的信息流动,使各部门及员工都有固定的信息来源。不要让企业内部流言四起,扰乱整个企业正常运转。

为了协调、解决矛盾,管理者可定期召开会议。定期召开会议的作用有两个:一是沟通信息。通过管理者介绍全面的情况,各部门介绍各自的情况,做到上情下达,下情上传,各部门互通信息,从而增进了解,缩小认识的差距,促进合作的协调。二是可以解决问题。在互通信息的基础上,针对某个问题进行沟通,协调解决方案,有利于问题的彻底解决。

总之,沟通管理是管理者的一门必修课。只有不断清除堵塞沟通的“垃圾”,才能打造出一支上下通力合作、协同作战、战无不胜的企业经营管理团队。

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