一、酒店营销信息系统准备
1.酒店内部管理系统
最初酒店的所有业务都是靠手工操作来完成的，后来发展到运用计算机管理系统，酒店管理软件多在Windows平台上运行。酒店计算机管理系统帮助酒店员工和管理人员依据计算机数据处理信息的高效率，迅速提供服务和作出决策，实现日常事务处理标准化，达到有效经营管理的目的。酒店内部管理系统把各种单向软件都集成起来，酒店中所有的数据处理、文件管理、安全保卫管理、统一调度指挥都集中由计算机统一控制管理。例如，客房服务员运用自动化智能技术，通过客房内安装的红外线安全消防监控系统，确定客人是否在房内，避免打扰；客房小酒吧的自动化管理，可实现自动记账和监控，提示员工及时补充；财务收支按级别有限开放，自动记录并可按设置周期直接打印成报表，一目了然；人力资源管理则将员工以往奖惩情况一一记录在案，包括客人的感谢信和评价，从而做到有据可依、升降得当。
2.酒店预订支付系统
酒店在网上宣传酒店位置、设施、服务项目、优惠活动等内容，客人在网上可以方便地选择和预订酒店客房和服务项目，当客人完成预订后，酒店预订支付系统就生成了一项预订记录。当客人到酒店Check in时，系统自动提示预订项目并在客人确认后执行，大大节省了客人在大堂的等待时间；在住店过程中，客人可以凭房卡在酒店的其他部门签单消费，各种消费项目将通过酒店内部管理系统汇总到客人账上。
引申案例：金融危机下酒店网络预订
据国家旅游局统计，2008年入境旅游者1.3亿人次，比2007年下降了2%，外国游客消费也下降了5%。由于金融危机的影响，北京、上海和广州等一线城市的高星级酒店入住率几乎都大幅下滑。而经济型酒店的代表之一——7天连锁酒店却异军突起，凭借其实惠的价格、洁净的环境和有限的服务，在全国各地的分店达到了94%到95%的入住率。而7天连锁酒店降低运营成本的利器之一就是实现网上订房。
3.酒店营销调研系统
酒店营销调研的内容应该包括对客和对竞争对手两方面的内容。客人Check out后，酒店营销部可以通过酒店营销调研系统生成的记录了解客人的背景信息和行为信息，如人口统计学方面的年龄、学历、客源地，还有客人的消费项目明细、消费偏好和特殊要求等消费行为信息，这些数据通过系统处理后存储分类，特别是VIP客人的相关信息更加完整。酒店营销部在这些不断更新的信息基础上制定营销战略当然事半功倍。该系统利用导航台锁定具体区域，设定与自己产品相同或相似的关键词来寻找竞争对手。仔细查看竞争对手的网址，借鉴其特色，竞争对手是否做过类似的市场调研等，还能把收集的竞争对手信息进行对比分析和趋势预测。
二、酒店在线市场调研准备
在线市场调研的主要目的是为了了解酒店的目标市场并收集客人反馈意见和建议，是网络营销的一项重要内容，日益成为酒店获取有价值市场信息的重要手段，在线市场调研需要经过五个步骤：明确调研的问题、确定调研计划（如调研方法、设计样本等）、收集数据、分析数据、提供调研结果并形成数据库。
1.调研途径
酒店网站可以分为四类：
（1）代理类网站：这些中间商网站都有比较成熟的订房中心、票务中心作为一种链接。当酒店店知名度不高，资金、技术力量不够，不能进行有效的网络营销，甚至无法建立自己的网站时，这些酒店乐意加入这种代理类网站，不仅可以节省一大笔技术支持费用和营销费用，而且网上订房采用成交后支付佣金形式，酒店较易控制收益与费用情况。
（2）咨询类网站：只提供酒店的相关情况，如地址、前台电话、客房价格等，而没有预订、付款功能。
（3）门户类网站：提供信息平台，供酒店、旅行社等相关企业开展网上业务，如携程网、春秋旅游网等。
（4）酒店官方网站：网站信息可靠、总量大，有较大影响力的官方网站一般都是具有较强实力的国际连锁型酒店集团。
在进行调研的时候，最常用的途径有两种。一是利用酒店本身的网站，若酒店网站已经拥有固定的访问者，就可以利用自己的网站开展网上调研。不过，目前酒店很少采取网上问卷调查的形式，一般是借助酒店优惠活动和会员积分进行营销，比如万豪国际酒店集团的主页上有各种精选住宿优惠，还有针对会员积分的万豪礼赏。
二是借用中间商的网站，比如通过携程网用奖励积分鼓励预订酒店并入住的客人对酒店产品、服务等各方面作出评价，统计后给酒店推荐星级并列出具体客人评价内容，为以后在线预订的客人提供参考。
2.调研技术手段
（1）设立网站调查网页。
由于互联网不受时空限制，调查网站可以全天候不间断地接受调查填表，成本极低、易于操作，被调查者也不受地点限制，可以主动浏览作答。中国互联网信息中心（CNNIC）就采取过这种调查方法。调查网站可以对访问者设置“过滤网”，在问卷填写前设置问题来确认其是否符合调查对象的要求，对不符合的程序将自动判断拒绝其填写问卷，防止无效问卷的生成；另外，配合赠送礼物和抽取幸运被调查者的活动，将提高参与率。
（2）E-mail问卷调查。
用E-mail发送问卷调查比传统的邮寄问卷方式在操作上简便不少，这些问卷可以同时向多个接收者发送，无须耗费大量人力进行问卷的发送和回收，不仅能节省以往传统调查中调查员的交通、住宿花费，而且调查对象的范围扩大、样本增多，从而使得调查结果更符合实际市场情况。
（3）网络会议或网络实时交谈。
这种方法特别适用于专家和行业领袖的意见调查，网络会议可以让被调查者在各自独立的环境中进行，相互之间一问一答引出有价值的深度探讨，对敏感性问题也不会回避。调查者可以随时调阅结果，大大缩短了调查周期，调查者反馈的信息质量也很高，减少无效或虚假的信息介入。
（4）计算机辅助调查（CAI）。
该调查技术“基于互联网用户的全景测量”，根据ICP/IP进行，调查结果不仅记录了被调查者访问的网站，而且记录了其上传和下载邮件、收发电子邮件、聊天室以及计算机游戏等全部网络行为，可以为调查者提供广泛和全面的资料。形成被调查者——调查者——数据用户之间的有效循环，大大缩短了从数据收集到数据编辑的过程，时效性大增。
（5）QQS在线调查平台。QQS（Quality&；Quick Survey）系统是一套将在线调查和在线平台管理结合在一起的在线调查软件。这个系统可以省略传统调查中很多必不可少的环节，如问卷的印刷、调查员的培训、问卷的回收、数据录入等，因而可以大大缩短调研周期。而且传统调查不管是入户调查、街头拦截访问还是电话调查，合适的被调查者的拒答率很高，高端人群用这些传统方式也很难接触到；而拥有大量高质量数据源的在线调查可以很快速和轻易地访问到目标人群，如城市白领、专业技术人员、高收入者等。
三、酒店主要部门的网络营销配合准备
1.前厅部
酒店前厅管理系统不仅包含预订、接待、客房、夜审等传统模块，还包括财务应收账系统及众多的附加模块和决策支持系统模块，是酒店最主要的系统。酒店前厅管理系统的主要功能模块应包括：
（1）客房预订功能。
结合客户档案管理、收银，以及订金管理等多种功能为一体。此模块为建立、查询、更新客人预订、团队订房，以及商务团体预订等操作提供了完善的功能，并提供了用房量控制、取消预订、确认订房、等候名单、房间分配、押金收取以及房间共享等功能。
（2）客户资料管理功能。
提供客户资料记录功能，全面记录统计包括客户、商务合作伙伴、联系人、集团、旅行社等资料。客户资料包括地址、电话、会员信息、会员申请、住店历史信息、客户喜好以及其他相关数据。
（3）前台服务功能。
用于为到达的和已入住的客户提供服务。此模块不仅可以处理个人客户、集团客户以及未预约客户的入住服务，还设有房间分配、客户留言管理、叫醒服务、电话簿信息以及部门间内部沟通跟进服务等功能。
（4）收银功能。
包括客人账单录入、账单金额调整、预付订押金管理、费用结算、退房以及账单打印。收银功能可以支持多种支付方式，包括现金、支票、信用卡以及应收挂账。在多酒店模式环境下，可以支持各营业场所跨酒店相互入账。
（5）客房管理功能。
监督房态，包括可用房、正在清洁房、维修房以及房间设施的管理。可以在系统中对客房打扫人员的区域分配、用工统计以及客房用品进行管理；并且在房间排队的功能中，可有效协调前台和客房清洁工作，针对已分配给客人的特殊房间，通过系统通知，安排优先打扫次序。
（6）房价销售管理。
为房价设置、控制提供了便捷的工具，可以对房价以及不同房间类型的销售进行管理、实时的监控和策略调整，并在系统中提供收入的预测以及统计分析等功能。
2.财务部
账务处理是财务管理的核心，它和其他子系统集成构成一个有效的管理网络，覆盖酒店的所有经营活动，全面、准确地反映酒店的经济活动状况；同时，账务处理系统又是一个大型信息库，存储了大量的财务信息，为建立高层次的财务分析系统打下了基础。该子系统包括科目设置、凭证处理、账务处理、报表处理等功能。通过系统集成，充分利用各种信息生成有关营业收入、应收应付、成本费用和税金等科目的记账凭证，完成凭证打印、汇总、记账工作、输出总账、明细账、应收应付账、银行账、现金账等各种账簿，编制损益表、资产负债表等固定报表和自定义的各类分析报表。最大限度地提高了工作效率，使财务人员从烦琐的劳动中解脱出来，是财务管理模式从核算型向管理型发展的重要环节。财务模块包括核心财务管理——提供分析设置和管理、审计控制、自动合并和预算管理、交易日记账设置与清单、全面的税收管理和报告等，并按照当前/未来/以前的时段/季度/年度提供报表，还有固定资产管理、酒店项目管理和交易结算折扣管理模块等。
3.人力资源部
人力资源部的信息化有利于协调酒店网络营销人员活动，其信息化功能改进包括：
（1）人事信息管理功能。
包括酒店员工个人资料、生日、合同等人事信息，薪酬福利、假期、社会保险、培训、奖惩等记录，进行员工的待聘、入职、年假、加班、补休及离职的处理。
（2）工资管理功能。
将考勤、请假自动与工资计算相连接，工资计算可按照劳动法规灵活地计算酒店员工加班费、补贴、年假、产假、事假等多种事项，自动关联到工资计算，每月自动计算员工的工资成本。人员变动与工资变动、人事变动自动同步。
（3）一卡通功能。
员工ID卡、考勤卡、就餐卡集成一张卡。排班、考勤、就餐次数与工资计算相关联，排班与考勤机资料迅速核对，提交考勤差异报告，返回部门审核确认，自动提交财务进行工资计算，实名记录。
（4）无纸化办公功能。
各部门经理可以查询本部门员工信息。各部门可以用系统进行网上排版，加班、请假申请，以及查询、修改等；部门经理及人力资源部可在网上审批请假及加班申请；网上公布员工升职、加薪、部门调动等，员工事件通知通过网上发布。
酒店还可以利用外部网与人才中介、社会保险、保险公司和养老金组织等机构沟通。例如，六洲集团就把企业的招聘工作外包给人才招聘（Hcareers）公司，并使用网页专区处理招聘事务。
目前，绝大多数中国酒店的网络营销管理还是停留在网站主页和Word文档上，即使在使用类似PMS等管理系统，也仅仅是数据记录的工具，而很少用于数据分析和收益管理。花费数十万甚至上百万的PMS在相当多的酒店仅仅等同于电脑中的Excel表。数百家的中国酒店集团中有CRS（集团中央预订系统）的不到30家，运营得当的不到10家，而这10家中绝大多数不是星级酒店集团，反倒是经济型连锁酒店。更好地使用电子化科学管理工具将是中国酒店业渡过经济危机的最优方式。集团CRS建立、单体酒店PMS的优化、Switch技术为核心的B2B电子交易模式的采纳、网络直销引擎的建立，这些都将帮助酒店最大化地降低成本、提高效率，从而增加边际利润。
