一、现代企业对信息处理的要求
现代企业生产经营活动，面对着市场需求多变和激烈的竞争，生产的高度社会化以及生产过程中机械化、自动化、电子化设备的广泛应用。在这种条件下，为保证管理活动的及时性、有效性和适应性的要求，必须使各级生产和管理部门能及时获得准确而可靠的信息。现代企业对信息处理的要求可归结为及时、准确、适用、经济四方面。
（一）及时
所谓及时，有两层意思，对一些时过境迁并且不能追忆的信息要及时记录；信息的加工、检索、传递要快。如果信息不能及时提供给各级决策和管理部门使用，就会失去其使用价值。现代化生产过程瞬息万变，如果反映管理对象当前状态的信息不能及时传递到控制部门，就无法进行实时控制，或者会造成系统运行过程的中断。而现代化生产是以高效率、高时间价值为特征的，因此，哪怕是几分钟的生产过程中断，也会造成重大的物质和价值的损失。
（二）准确
信息不仅要及时，而且要准确地反映实际情况。有了可靠的原始数据，才能加工出准确的信息，并保证决策者做出正确的判断。如果信息不准确，就不能对经济建设和生产实践起指导作用，反而会造成失误。尤其要坚决反对弄虚作假，制造假信息不仅是无效劳动，而且是反效劳动。根据假信息做出的决策，必然会造成经济活动和生产过程的混乱。
任何一个系统的各个环节都是相互联系、相互制约的，反映这些环节活动的信息，也有其严密的相关性。系统中许多信息会在不同的管理工作中共同享用，因此，要求系统内的同一个信息应具有统一性（惟一性），这也是信息准确性的另一个含义。以工业企业系统为例，企业中出现假信息是个别现象，而同一信息不统一的状况则是比较普遍的。例如，企业中的技术文件、各类定额标准、原始记录和凭证等，每次进行管理整顿时，都要花很大力量加以整理，以保证其统一性。但时间一长，还是容易发生数据重复、互不一致、残缺不全，重新出现混乱的现象。这不仅是因为缺乏科学的管理制度和方法，还由于没有一个可靠的技术手段作保证，因此保持信息的统一性，也是对信息处理准确标准的一个重要要求。
（三）适用
各级决策和管理部门所需要的信息，在范围、内容、详细程度、精度和需用频率方面都是各不相同的。因此，信息不在于多，而贵在适用。必须保证提供适用的信息，使各决策和管理部门及时得到与本部门工作有关的主要资料、数据，以便做出相应的决策。如果让各级领导去查阅大量重复的、无关紧要的资料，势必要浪费时间，不仅徒劳无功，而且也会贻误时机，使工作遭受损失。
（四）经济
信息的及时性、准确性和适用性必须建立在经济性的基础上。信息在管理现代化中起着重要的作用，但信息处理也是现代管理工作中一项劳动量大、复杂而又耗资、耗时多的工作。因此，对信息处理的方法和技术手段必须进行可行性分析和效益评估，不能盲目地追求机械化、自动化和电子化的水平。
二、计算机应用对企业管理现代化的促进作用
以计算机为手段的企业管理信息系统，是一种现代化的、综合性的管理系统，它是现代管理思想、科学组织形式、科学管理方法和现代化管理手段有机结合的综合体，是系统工程的思想和方法在企业管理中的具体体现，也可以说是企业管理现代化的重要标志之一。企业管理信息系统综合地运用了现代科学多领域中的成就，它所涉及的学科领域有管理学、运筹学、系统科学、现代控制理论、计算机科学、信息和信息处理等。所以，由于计算机在企业管理中的应用和企业管理信息系统的建立，必然进一步推动企业管理现代化的进程，其具体表现可归结为以下几个方面。
（一）管理体制的合理化
工业企业是包含着许多子系统的复杂的整体系统，它是技术、生产、经济相互作用的统一体。企业的各个环节都是互相衔接、相互配合、相互制约的。计算机在企业管理中应用后，有助于企业生产经营活动的协调统一，从而达到整体系统的最佳状态。
我国现行管理体制的特点是：中间层次多、工作效率低、纵向的领导关系一般较明确，但横向的业务联系模糊薄弱，这就造成各职能部门各自为政的状态，生产经营活动中出现问题不能及时得到处理，延误了工作时机。由于横向管理渠道不灵，企业管理中许多工作，无论大小事情都要由厂部来解决，这就增加了厂部大量的事务性工作，使厂部不能集中精力研究企业管理中的五大问题。这是当前我们企业管理水平低的一个重要原因。
应用计算机管理后，加强各部门之间的信息传递关系，使信息能同时直接传递到各有关部门。由各部门根据规定的责权范围来判断处理。这样，既保证纵向的领导，又能加强横向的业务联系，做到纵横结合，使各职能部门在分工的基础上相互协调一致。
（二）管理方式的有效化
1.由于信息处理手段的现代化，缩短了管理周期，使事后管理逐渐走向适时管理，大大提高了管理的效率。
2.管理方式和方法的变化，使管理工作由被动逐渐转变为主动。计算机管理是以计划和控制为核心的。而且前手工管理中，尤其在生产管理领域，是以作业管理和生产调度为核心的。管理人员的主要工作是处理应急的问题，即大量的、随机产生的问题，工作始终处于被动状态。在应用计算机管理的条件下，情况就完全不同了。因为在计算机管理系统设计时，对管理中可能发生的问题，已事先经过周密的调查研究和分析，即经过对原有系统的系统调查和系统分析，把一切问题尽量转化成确定型的问题。对这类问题，可预先制定出相应的对策。这是通过一系列标准（包括定额和计划指标）和一套相应的生产活动控制文件来实现的。计算机管理系统根据这些标准与执行情况不断地做比较，查询有无异常情况，并用生产活动控制文件将报警信息传送给能够并且有责任纠正异常状况的管理人员。
（三）管理工作的标准化
在信息收集制度化、信息形式标准化、信息传递规范化、信息内容系统化的基础上，使管理工作逐步走上程序化、标准化的轨道。
管理工作的标准化，就是把管理工作中重复出现的管理业务，按照现代化生产对管理的客观要求和管理人员长期积累的实践经验，规定成标准的工作程序和工作方法，用制度把它固定下来，成为行动的准则。管理工作标准化和程序化，是计算机应用于管理的必须具备的前提条件，而计算机的应用又将推动这项工作的进一步完善。
（四）管理效果的最优化
企业管理中应用计算机后，可以更多地应用经济数学方法和定量分析技术，尽量减少用文字来反映经济关系的现象，减少管理决策中的主观随意性，使决策更加精确有效。
经济数学方法早在计算机应用前就已存在了，但出于手工运算速度太慢，加上经济关系的数学模型太复杂，不可能在实际工作中得到广泛的应用。只有出现了电子计算机这一高速的运算工具之后，这种方法才具有了现实的意义。由于计算机加速了计划编制的速度，增强了企业生产经营活动对环境的适应能力。企业可以根据市场供需的变化，应用计算机进行经济预测。
（五）基础数据的科学化
应用计算机管理后，能使企业的技术经济数据达到完整、统一；原始记录能保证及时、准确。计算机的功能之一是存贮大量的数据，同一数据只需一次存入，就可以多次重复使用，而且各有关单位可以共享。应用数据库管理系统，可以对数据进行查询和重新组织。修改和更新数据时，也只要有关单位输入修改或更新指令即可。这样，不仅大大简化了手续，减少了数据的重复性，同时保证了数据的统一性（惟一性）。在原始记录（即流动信息）的记录、收集和整理方面，也因为各种自动化记录器和传感设备的应用，使收集方式有了根本的改善，能够真正做到及时、完整、准确。
（六）管理劳动性质的变化
在手工信息处理的条件下，从工段长到企业领导，几乎所有的管理人员都在从事信息的收集、转抄、整理和计算工作。应用计算机管理后，这种情况开始发生了明显的变化，全部重复性的事务工作，都可由计算机去执行，从而使管理人员从繁琐的事务性工作中解脱出来，使他们有可能去做调查研究工作，分析企业生产经营活动中存在的问题，制定改进和提高管理水平的措施，考虑将管理业务在人与计算机之间进行最佳分工的问题。这样，管理人员的工作才真正成为从事信息的分析、判断和决策等创造性的工作。计算机在企业管理中应用后，对管理人员的要求不是降低了，而是提出了新的更高的要求。使管理工作真正成为一项复杂的脑力劳动，不经过专门知识训练的人是无法胜任的。一个有水平的管理人员，除了受过专业教育外，还必须在实际工作中得到锻炼，掌握一定的实践经验，既懂管理，又懂生产，也会应用现代化的管理方法和技术手段，更为重要的是，管理人员尤其是领导层观念的转变，能增强改革意识和现代意识，只有这样，才能成为一名符合现代化生产力要求的组织管理人才。
三、计算机在企业管理中应用的历史进程
1954年10月，美国通用电气公司第一次用计算机计算工资，迈出了计算机应用于企业管理的第一步。从那时起，随着电子计算技术和通讯技术的不断发展，以及管理现代化的客观要求，计算机在管理工作中的应用也不断扩大和深入。目前，在工业发达国家中，企事业管理已成为计算机应用的主要领域。我国企业在管理中应用计算机是20世纪70年代后才逐渐开展起来，虽然起步较晚，但由于管理现代化的客观需要和国家政策的支持，并且学习、吸取了国外的经验和教训，近十几年来，发展很快。目前全国拥有大、中、小型计算机已数万台，微型机约百万台。全国大、中型企业应用计算机管理已占1/3左右，机电、纺织、化工、冶金等行业和部分省市的大、中型企业计算机应用普及率已达约90%。很多企业已从单项应用转向系统应用，少数应用水平较高的企业已初步建立了管理信息系统，从辅助一般管理向辅助经营决策发展，并已开始探索计算机集成应用的发展方向。
根据国内计算机应用于企业管理的实践，应用的发展大致经历了下述3个过程。
（一）单项业务处理
计算机用于企业管理一般是从单项业务处理开始的，这时计算机只是作为单纯的运算工具，模仿手工管理方式。从整个企业来看，计算机只是局部地代替了管理人员的手工劳动，使部分管理工作的效率有所提高，但是管理工作的性质并没有发生根本的变化。
这一时期，由于外围设备及通讯技术应用还不够普遍，因而计算机的应用范围一般限于计算机所在地的机房内，而且是一个用户独占全部计算机资源，即一户一机的使用方式。通过人工方式收集原始数据，隔一段时间（一天或一周等）集中一批数据，把它们转换到计算机可以接受的信息载体上（如穿孔纸带、穿孔卡片），然后送入计算机进行袋中处理，即用计算机对数据进行分类、加工、整理。这种处理方式叫做批处理。在这种处理方式下，为了收集、整理原始数据，要进行大量的辅助作业，占用较多人力，计算机的效率不能充分发挥，优越性不十分明显。但实践证明，这一过程还是非常重要的。原因是：（1）通过单项业务处理，可以使管理人员初步了解到计算机的应用及计算机的功能和效果。（2）通过计算机的初步应用，可以探索现有的管理体制、制度、方法等有哪些不相适应之处，怎样加以改进，并为计算机的进一步应用打下基础。
（二）数据的综合处理
这个时期有3个特点。
1.计算机要处理一组相互关联的管理任务，即开始实现某一个企业管理子系统的功能，并且有一定的信息反馈能力，对于子系统内的一些基本数据实现了一定程度的共享。这时所编制的不是一个个孤立的应用程序，而是一组有相互接口关系的程序系统。例如某企业的物资管理子系统，分为物资计划管理、合同管理和库存管理三大功能模块，共编制了25个程序，通过这些程序的运行。
2.面向终端的计算机网络的应用，即从一户一机过渡到多用户共享资源。这种网络结构是由多个终端设备通过通讯线路与一台主机相连接，构成一个“单机———多用户”网络。此时分散在不同终端机上的多个用户可以同时使用一台计算机，就像独占一台计算机一样，既方便了用户又提高了计算机的使用效率。它推动了企业经营管理向实时性、集中化发展。涌现出许多实时经营管理系统，如商业的销售系统，银行的联机系统，民航的售票系统等。
3.使用实时处理的方法。所谓实时处理，就是把输入数据从发生地点直接向计算机输入，运算处理后得出的输出数据又直接传送给使用者。远距离的输入输出装置与中央处理机通过通讯线路连接，能及时在广泛区域内传输信息。
（三）数据的系统处理
这一时期也有三个特点。
1.在企业管理中全面使用计算机。企业的各项主要管理职能（如市场预测、合同管理、生产计划与控制、设备管理、物资管理、财务成本管理、劳动人事管理等）都应用计算处理，以至企业、公司最高层的决策也借助于计算机所提供的有关信息。这在国外统称为管理信息系统。在前苏联，称为企业自动化管理系统。这种系统的应用范围正在不断扩大，技术设备和应用方法也日趋完善，并正向高一级的系统发展。
2.数据库技术的出现和应用。计算机把企业生产经营过程中的数据，全面地收集存贮起来，建立起数据库。在此基础上，全面地处理企业各项管理业务，向企业的各个生产环节或职能部门提供数据资料，进行管理咨询，在全厂范围内达到数据共享，从而简化了管理工作，提高了工作效率。
3.联机系统以及计算机网络的出现，在一个大型的企业中可以组成一个3级计算机网络。（1）在公司或总厂一级，可配置一台大型机或中型机作为中央计算机，其主要功能是辅助重大的经营决策；（2）下属厂、矿配置中型机或小型机，用以编制生产计划、能力平衡和日常的管理业务；（3）基层科室、车间可从中、小型机直接拉终端，或用微型机作为数据的初步汇总处理用。公司与厂、矿级的计算机可通过联网来共享资源、交换信息。从上述发展的历史进程看，计算机的应用是一个由单项、综合（二者一般被称为电子数据处理阶段）向建立整体系统（MIS）纵深方向发展的过程。而且，它的继续发展，包括决策支持系统（DSS）、专家系统（ES）以及计算机一体化系统又不断成为计算机应用历史上新的里程碑。
