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第11章 办公室,不是你的教室

教师和办公室一样,都是公共场所,虽然现在的学生可以肆无忌惮地在教室里打电话、随便大声说话、随便着装……可办公室则完全不同。第一年参加工作的新人们,如果你把办公室当做之前的教室,在这里大声喧哗、肆意接打电话、随意追随着装上的潮流,那么你就会像下面案例中的大兵一样郁闷!

大兵是90后职场新人,毕业第一年在一家私人小企业上班。虽然他的业务能力表现不错,但他却常常因为一些“小节”问题被上司批评。下面这些是大兵在办公室的表现:

每天上班总是会迟到几分钟;开会最后一个来,第一个走;工作时间不停地接私人电话;办公室里他的桌子总是最乱最脏;不管是给客户还是给主管打电话,第一声总是“喂”。

最让同事及上司受不了的是,天气还不算太冷时,大兵进入办公室总是带着帽子,他的帽子是连着衣服的那种,而且是全黑。一开始大家都没觉得什么,可后来发觉她每天都是同样的打扮,而且进了公司也没有脱掉帽子的意向,整个一天上班都是保持这样的装束,不免让人觉得怪异。

尽管大兵觉得自己一男生,大大咧咧点是很正常的事情,但上司却对这些“小节”很较真,不仅因为开会迟到扣过他当月的奖金,一次竟然还叫清洁阿姨把大兵桌上的杂物统统当做垃圾扔掉。大兵现在很郁闷,他认为自己只要工作能力强,上司就不应该管他这些“小事”。 在学校时只要成绩好,迟到、旷课之类的事情,也许你的老师从来不会过问。可职场不同,即使你的能力再强,你一样要遵守办公室的各项规则。否则,你就会被一些“小节”所羁绊。

第一年工作的新人,除了有上述案例中大兵的一些典型特征外,还有一些新人在着装上特别个性。如,我工作的公司刚来一个90后新人,不知道他面试时穿什么衣服,反正第一天来上班时穿着剪几个大洞的牛仔裤,头上戴着帽子,像玩魔术一样。接下来一段日子,他的着装更是千奇百怪。

针对他十分个性的着装,上司特意跟他谈过,谁知他居然带着一副满不在乎的态度表示,只要不耽误工作,这些应该没有什么影响吧?这也许代表了大部分职场新人的心声。其实,办公室是一个比较特殊的地方,你在这里的一言一行,一举一动都在受人关注,稍不留心,轻者会严重损坏你的形象,重者可能影响你的职业生涯。

所以,第一年工作的新人们,一定要记住:办公室不是你的教师,改掉以前那些我行我素的习惯,掌握必备的职场礼仪,这样既能充分展示自己的优雅内涵,又可以让自己的职场生涯如鱼得水。

对于职场新人来说,必须掌握以下常见的职场礼仪:

1.电话礼仪

“喂!你是哪位啊?你找谁啊?”“我靠,原来你某某啊!”……这是大多学生在教室内接电话时常用的语言。第一年工作,如果你把这种语言也带到办公室,其影响可是大大不好。在电话礼礼仪方面,第一年工作的新人必须掌握以下内容:

(1)接电话时一定要说:“你好,这里是某某地方或我是某某某,请问你找哪位?”如果对方找的人在旁边,您应说:“请稍等。”然后用手掩住话筒,轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在,您应该告诉对方,并且问:“需要留言吗?我一定转告!”

(2)记住打电话人的名字,如果没有听清不妨礼貌地再问一遍。这样向上司汇报工作时,也可体现出你的认真负责的态度。

(3)结束谈话时,应轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。

(4)接电话的时候不能一边吃东西,一边说话;说话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白。

2.着装礼仪

看看各大学教室内学生的着装,基本可分为两个极端——过于个性或过于保守。这种极端的着装特点在办公室内都是不适合的。在办公室内,不管男士还是女士,着装上要与具体的工作岗位相匹配。如银行、通讯、销售等行业通常是黑西裤加上白衬衫,两者搭配,显得成熟稳重、自信美丽。而广告、网络等年轻人聚集、工作较为随意的行业,往往可以自由选择服装,彰显个人独特的审美品位。

3.握手的礼仪

握手在教室内几乎很少见,所以绝大部分第一年工作的新人对握手礼仪了解甚少,以至于很多新人在工作中常常闹出笑话。为了避免类似的情况出现,新人们必须了解以下最基本的握手礼仪:

(1)职位低的人不要主动与职位高的人握手;晚辈不要主动与长辈握手;男士不要主动与女士握手的规律。如果是职位低的女士遇到职位高的男士,职位低的女士不要主动与职位高的男士握手。

作为职场新人一般都是职位低的晚辈,所以不要主动与别人握手。

(2)在握手的时候,要与对方虎口相碰,有力地握手,然后迅速松开,握着对方的手不放也是不礼貌的。握手时常见失礼的行为是湿手与对方握手。年轻人汗腺发达,又容易紧张,手心总是湿湿的,在握手前一定要擦干。如果来不及擦干就说:对不起我手挺湿的,不能和您握了。对方会谅解。

此外,在握手时切忌另外一只手插兜、身体乱晃、目光不看对方等。

4.拜访客户的礼仪

拜访客户大部分都会在对方的办公室内进行。新人们首先应做到的就是准时,不能像上课一样,总是踩着铃声甚至迟到几分钟进入教室。万一有紧急的事情,或者遇到了交通阻塞,也要立刻通知你要见的人。如果打不了电话,请别人替你通知一下也行。

其次,当你到达客户办公室时,如果对方正在忙于其他事情。你一定要安静地等待,不要通过打电话或玩手机来消磨时间。即使你已经等了很长时间,也不要不耐烦地总看手表,或不停地催促客户,实在等不及了,可以向客户助理解释一下并另外约时间。

5.有借有还的礼仪

有借有还是办公室不同于教室的另外一个最大特点。在教室内,你可以和同学称兄道弟,今天你用他的东西,明天他再用你的东西,双方还可以不分彼此地互用东西。可办公室却不会用这有的规则,在这里你一定要懂得有借有还的礼仪。

所谓的有借有还,就是当同事顺道替你买外卖,一定要先付所需费用,或在他回来后及时把钱交付对方。

6.办公桌的礼仪

办公桌就像是教室里的课桌,也许在教室你会把课桌弄得乱七八糟,上面堆满了各种各样的东西。但办公桌绝不可以这样。

首先,你一定要保持办公桌的整洁。零乱的办公桌会让人对这个桌子的主人大打折扣。

其次,如果用人单位规定可以在办公室内用餐,但你也要注意不要拖延用餐时间。其他同事可能会按时进入共组,也可能有客户来访,这样会影响他人对你的看法。

忠告语:

办公室,不是你的教室。尽快忘掉学生身份,完成从学生到社会人再到职场人的转变。可以每天上班前对自己说:“我今天去办公室,不是去教室”。在自己的再三提醒你,你才能尽快转型。

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