管理者是员工的上司，在一定程度上，员工对于管理者是敬畏有加的。所以，在管理者与下属沟通的时候，下属经常是唯唯诺诺，不敢多应声，或者是过于拘谨，不敢放开手脚表达自己的意见。如果管理者也很拘谨，气氛就会很沉闷，万一再有一些争执，很可能造成不良后果。管理者应该学会营造一种宽松、和谐的气氛来进行沟通。
管理者在与下属沟通中，听取下属的意见，把他们当成自己的“参谋”，是沟通的重要目的之一。在听取下属意见时要注意：
（1）不要心不在焉。管理者听取下属意见时的态度，对下属的情绪有着很大的影响。如果态度认真，精神专注，下属会感到上司是重视听他的意见的，从而把自己的想法无保留地说出来。如果管理者心不在焉，一会儿打个电话，一会儿向别人交代事情，一会儿插进与谈话内容不相干的问题，就会使下属感到管理者并不重视他的意见，不是真心诚意听他讲话，从而“偷工减料”，把一些准备谈的重要意见留下不讲了。所以，听取下属意见时，只要不是临时仓促决定的，谈话之前一定要把其他事情安排好，避免到时发生干扰。
（2）不要仓促表态。有的管理者在听取下属意见时，往往好当场仓促表态。这对下属充分发表意见是很不利的。对赞成的意见表了态，其他人有不同意见可能就不谈了；对不赞成的意见表了态，发言者就会受到影响，妨碍充分说明自己的想法，甚至话说到一半就草草结束。管理者在听取意见时，最好是多作启发、多提问题，不仅使下属把全部意见毫无保留地谈出来，还要引发他谈出事先没有考虑到的一些意见。
（3）不要只埋头记录，不注意思考。埋头记录，固然表示管理者重视，但不注意思索，往往会把下属意见中可取之处或蕴涵着的有价值的意见漏掉。所以，管理者在听取意见时，固然要用笔记下要点，但更重要的是要用脑思考，要善于从下属发言中捕捉和发现有意义的内容，并及时把它提炼出来，引发人们的进一步思考。
管理者征求下属意见时，经常会有人提出反面意见，这是正常现象。但能否正确对待反面意见，则是关系到下属能否充分发表意见、关系到能否从下属意见中汲取智慧的十分重要的问题。
通常所说的反面意见，就是指同管理者的意见或居主导地位的多数人的意见相反的意见。“反面意见”这个词并不包含内容是否正确的含义，它可能是错误的，也可能是正确的，因此，不能将它同错误意见混同起来。明确这一点，才有可能正确认识和对待反面意见。
管理者应鼓励和支持下属提出不同意见，注意发现反面意见。当讨论问题出现反面意见时，既不要断然拒绝，也不要急于解释。而应以热情欢迎的态度，认真耐心地听取，要让提出者详尽地阐明自己的意见和理由，然后对他们的意见进行认真分析。对其中合理的部分应肯定，并纳入到方案或决议之中。有的合理意见由于某种客观原因一时不便纳入的，也应明确说明，以便提意见者理解。对其中不合理的部分，则应通过讨论，从正面说明道理，帮助提意见者提高认识。
另外，要正确识别和对待错误意见。面对错误意见，管理者一定要冷静，仔细地分析，明确它们错在哪里，采取什么相应的方法，耐心地说明道理，使发言者从认识上得到提高，不影响方案和决策的制订。并且尽可能从这些错误意见中汲取有益的东西，使制订的方案和决策更加完善。
为了使下属发表意见的积极性不受挫伤，能够持久地保持下去，管理者需要对下属的意见，不管是正确的或错误的、正面的或反面的、重要的或不重要的、有价值的或没价值的，都应有所交代。对正确的和有价值的意见，不仅口头上接受，工作中采纳，还要给以表扬甚至奖励。一切意见中的可取之处，都应吸收到方案或工作中去，并且告知提意见者；对没有可取之处和错误的意见，也应对提意见的人表示感谢，说明提意见就是对企业的关心，而关心就值得感谢，鼓励他们以后继续关心企业的发展，发现了问题和有什么想法及时提出来，从而在企业内部形成下属敢说话的传统。
管理者与下属交流的时候，要注意使用各种方法。比如说谈论一些下属感兴趣的事，然后转入正题，或者在场面僵持的时候，来一个适当的幽默，整个谈话的气氛就会为之一变，员工的积极性也会被调动起来。
某单位王主任很善于创造氛围。在一次会议上，王主任想让大家畅所欲言，大家反而有些拘束。为了把气氛弄得活跃一些，王主任又发挥他的特长。他说：“有个善于演讲的人总结了一条经验，要调节会场情绪，只要注意看两个人：一个是长得最漂亮的，看那个人可以让你的讲话更有色彩；另一个是会场上最不安分的那个听众，这样你会更有信心。我想学习这个方法，可我看了一下咱们的会场，发现长得漂亮的就有100个，可是没有不安分的听众，这可让我不好办了……”
员工们听完哈哈大笑，气氛一下子活跃起来。员工们也对这位主任有了更深的好感。
一个人长期生活在一种压抑的氛围里，很难想象他会把工作做得很好，更不要说让他主动发表自己的意见了。
管理者和员工沟通时的很多小细节往往会影响到员工对管理者、公司以及工作的看法。中国人心思细密，在交往中喜欢察言观色，一些员工常常会从管理者和他们的沟通中寻找蛛丝马迹。他们很注意管理者说什么、没说什么。他们也很在意管理者的聆听能力，以及他们关心员工的程度。如果管理者疏忽了一些小细节，会产生和员工沟通的障碍。
管理者要注意态度和控制情绪。成功的管理者不随波逐流或唯唯诺诺。他们有自己的想法与作风，但是很少对别人吼叫、谩骂或争辩。他们的共同点是自信，有自信的人常常是最会沟通的人。此外，管理者在沟通时也要注意情绪控制，过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受，尽可能在平静的情绪状态下与对方沟通，才能保证良好的沟通效果。
管理者在与员工沟通的过程中应尽量合理使用身体语言。身体语言在沟通过程中非常重要，有50%以上的信息可能是通过身体语言传递的。管理者的眼神、表情、手势、坐姿都可能影响沟通。管理者专注凝视对方，还是低着头或是左顾右盼，显然会造成不同的沟通效果。管理者坐姿过于后仰会给下属造成高高在上的感觉，而过于前倾又会对下属形成一种压力。因此，管理者要把握好身体语言的尺度，尽可能地让对方别感到紧张和不舒服。只有让对方尽可能地放松，才能让他说出真实的感受。
总之，管理者要想让下属敢说话，说真话，就要在沟通的过程中努力营造最佳的氛围。
