有一位百货公司的董事长说:“头发经常梳整齐,鞋子总是擦着干净光亮的女店员,总是公司最早结婚的人。”
洁净、艺术、实用的工作环境会增加你的自身光环。设想一下,当你走入一间办公室或一个家庭,窗明几净,一尘不染,又充满了强烈的文化氛围,你一定会有一种心旷神怡的感觉。反之,如果你一踏进门槛,眼前杂乱无章,布满灰尘,你肯定心情烦躁,不愿靠近。试想连靠近都不情愿,哪来的“气质”可谈?
在美国念大学时,有两位教授给我的印象很深刻。一个教授的办公室里干净整齐到你会怀疑他是否明天就要辞职了。因为他的书桌上除了电脑以外,什么都没有:所有文具都收在抽屉里,资料在档案柜内,书架上也没有多少书(大部分的书都放在家里)。
每次我到他办公室,说话都不敢太大声,免得被自己的回音吓到。也因为如此,这位教授总不需要花太多时间在处理一件事情上,而可以很快地找到他所要的资料。整整三年的时间,我都是走进一间空旷的办公室,看到从同一格抽屉里拿出我的档案,一定只用20分钟的时间完成“学生选课咨询服务”(学校规定每一位学生都要有一位教授来辅导选课事宜)。
听起来不可思议吧?一个工作环境可以保持三年都不曾做过一丝小变动!一直到我毕业后去他的办公室聊天,都觉得自己还在念大一。
也因为如此,这位教授从来不用在他的办公室里待上太多的时间,学校交待他的任务,他都可以处理得又快又好。而在选课季节时,别的教授门口总有两、三个人学生在那里“久候”,有的甚至还要“三顾茅庐”;但这位教授总是能快速便捷地把我们统统“解决掉”,皆大欢喜。
反观另一位教授,办公室内的书籍、杂志、讲义……一堆堆放得满坑满谷。有时我站在门口,还得要先分辨出“哪一堆”是他,免得一脚踏进去踩错了,那“代价就大”了!
这还不够夸张。有一次我和他聊天聊到一半,电话突然响了起来,但是“只闻其声不见其影”。忙乱之中,我也起来帮他寻找了一番,最后才在一叠打印纸下找到了电话。
事后我回想,这位教授总是看起来很忙的样子;但他真的有这么忙吗?如果他能有前一位教授的三分之一整齐,说不定他可以省下不少时间来做别的事,反而更有效率。
要维持一个工作空间的整洁并不困难。除了平时要将文具用品随手放回原处以外,一些资料及文件整理也是很必要的。有的女性的办公室,就十分的“有纪律”。只要是从某处拿出来的资料,用完一定顺手放回原处,下次要用时才不会浪费时间寻找。对于新的资料,也一定立刻做分类归档,决不随手乱放。
除了这种“老式”的方法之外,现在许多人开始利用电脑来建立各种档案,而且电脑对于调出、分类档案等步骤都十分快捷,可节省大量时间。
对于经常使用的文具用品,许多人喜欢在抽屉里放一个分类盒(通常是塑料制的,盒内区分成大大小小不同的格子),依照文具用品的大小尺寸放入格内,要用时才顺手。
书桌上可放置一个好几层的文具盒,将最需优先的放在最上层,次要的放第二层,以此类推。另外,在处理一件事的时候,把不相干的东西统统从书桌上清除。这样不但可以专心的做完这件事,有个清爽的工作环境,也可以保持愉快的工作心情,事半功倍。
不仅工作环境要保持整齐,整个居住环境也要保持相同的“格调”。否则你在工作时所省下的时间,都浪费在“第二天早上找两只袜子来配成一双”上面了。
美国一项调查报告指出,有些人要花数百甚至数千美元找专家来替他们家做整理和归类,实在是这些人平时都太忙,以至于发现家里乱到“病入膏肓”时,才只好求助于这些专家。
平时如果有“随手归回原位”的习惯,整齐就不难维持。