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第15章 在工作时间内完成工作

加班不表示工作勤恳,恰恰说明你工作能力不强只能靠加班来完成任务。按规定的时间和规定的标准,出色完成工作的员工就是好员工。

高建华(惠普中国原CKO)

几乎每个人都有加班的经历,有自愿的,有被迫的。通常情况下,大家都不喜欢加班,加班时心情肯定不会太好,脸比苦瓜还苦。加班是个很不好的习惯,我非常不赞成加班。

很多老板并不欣赏那些经常加班的人,他们认为:一个人真正的工作能力,绝对不是用工作时间的长短来衡量的,最重要的是效率,就是争取如何在有限的时间内达到目标。加班不是事业成功的唯一法宝,什么事都要讲究方式方法,能不加班就别加班。

一位员工常常需要加班才能做完当天的事。一天晚上,他又加班到很晚,老板回办公室取东西发现了他。老板瞪了他一眼,吼道:“你怎么每天晚上都要工作到这么晚?简直就是浪费公司的水电费。”说完,老板又批评他工作效率不高,然后转身离去。

第二天,老板在办公室贴出一封《告员工书》,禁止员工加班。《告员工书》称:“不会休息的员工不是优秀的员工。我公司提倡工作高效率,不提倡员工加班,并作如下规定:①。从今日起,公司规定的任务必须在规定的时间内完成,如果没有特殊情况,员工一律不得加班;②。如果有特殊情况需要加班,需提前向部门经理报告。”

这是发生在成都市高新西区某高科技产业公司的一件事。辛辛苦苦在办公室加班,结果不但没得到表扬反而受到老板责骂,这个员工心里想不通,很是郁闷。我想,这不仅是他一个人的想法,恐怕有一部分人也会不理解。 不理解是因为没有认识到加班的消极作用。除个别临时性任务或特殊情况外,加班对于个人而言,是工作效率低下、缺乏计划性的表现;对企业,则意味着管理存在严重问题、统筹能力差,甚至缺乏市场竞争力等。

如果你加班时常常让你的老板看到,当然有可能是你故意的,他固然会认为你工作勤奋,但他更加会认为你很愿意加班,时间久了就变成你应该加班。如果哪天看不到你加班了,他有可能就认为你偷懒了。还有一种可能就是老板认为你的工作效率太低了。不要让老板以工作时间的长短来评估你的表现。

当你渐渐习惯在哪一天加班时,你自然会产生一种惰性,不到该下班的时候,不会投入工作。而且,你愈是加班,愈觉得事情做不完;愈觉得事情做不完,工作时间就拖得愈长,往往弄得人们心力交瘁、精神萎靡,工作效率和生活质量大大降低。这样的恶性循环迟早会让你崩溃。

如果有一个选择题放在你面前,你会选择什么?家庭还是工作?如果要给这个选择加个年限,那会是多少年呢?当然,拼命加班、拼命工作,可能让你有许多表现机会,加薪与升迁。但是,到了四五十岁,你会不会突然觉得愧对家人,愧对自己的生命。

事实上,有竞争力的知名企业,不可能是“加班企业”。著名的IBM公司,在每天的下班音乐声中,都会提醒员工该下班了。惠普(中国)公司,在业界向来享有“不用加班”的美誉。公司坚决不鼓励加班,主张“今日事,按时毕”,否则就是借加班作秀或消磨时间。按规定的时间和规定的标准,出色完成工作的员工就是好员工。员工的绩效考评和工作时间没有关系,只要完成了手头的工作,随时可以下班。 大多数公司并不提倡超长时间工作,他们的关注点还是在于如何高效地工作。在单位时间里创造出更高的效率,才是企业管理者更为看重的。过分加班意味着你的计划没有做好,追究起来,是要承担责任的。

一项任务,如果没有办法在计划内完成,解决的方法也不只是加班,你可以向你的老板解释要求修改计划,增加人手或寻求帮助等等。 在许多老板眼中,爱加班的员工并不是好员工。好员工能够在工作时间内完成工作,不需要加班。如果你是经常加班,就要给自己敲警钟了,要知道现在竞争这么激烈,没有人愿意雇用一个办事效率低下的笨人。

讲究方法提高效率

方法是最重要的知识!运用正确的方法可以提高做事效率。

勒奈·笛卡儿(法国哲学家,著作《方法导论》)英国剧作家萧伯纳说:“世界上只有两种过程:高效率和低效率;世界上只有两种人:高效率的人和低效率的人。”人类文明源于生产力的提高,提高生产力的有效途径之一就是提高工作效率。

工作中最重要的是提高效率,老板最看中的也是工作效率。所谓高效率,就是用最少的投入获得最多的产出。所以,我们是否能够用相同的成本获得更大的收益,或者是获得同样的收益却使用更低的成本,这都叫做效率。我们是否能够提速,每一个部门能够提速多少,这也叫做效率。

相信很多人,在办公室工作效率都不是很高,虽然一天工作8小时,但实质性工作一般不会超过4个小时。为什么会工作效率低下呢?一个公司老总讲了一则故事,能够让大家对工作效率低下的问题,从另一个角度进行深刻的思考。

老总曾经正式招聘过一位员工,但没想到还不到半个月时间,他就不得不把她辞退了。那位员工是一位刚毕业的女大学生,学识不错,形象也很好,但有一个明显的毛病:做事不认真,工作效率不高。

一天,老总安排她到北京大学送材料,要跑三个地方,结果她仅仅跑了一个就回来了。老总问她怎么回事,她解释说:“北大好大啊。我在传达室问了几次,才问到一个地方。”

老总生气了:“这三个单位都是北大著名的单位,你跑了一下午,怎么会只找到这一个单位呢?”

她急着辩解:“我真的去找了,不信你去问传达室的人!”

老总心里更有气了:“我去问传达室干什么?你自己没有找到单位,还叫老总去核实,这是什么话?”

其他员工也好心地帮她出主意:“你可以找北大的总机问问三个单位的电话,然后分别联系,问好具体怎么走再去;你不是找到了其中的一个单位吗?你可以向他们询问其他两家怎么走;你还可以在进去之后,问老师和学生……”

谁知她一点也不理会同事的好心,反而气鼓鼓地说:“反正我已经尽力了……”

就在这一瞬间,老总下了辞退她的决心:既然这已经是你尽力之后达到的水平,想必你也不会有更高的水平了,那么只好请你离开公司了!

工作不讲方法,必然造成效率低下。你是否感到自己在工作上付出的努力被忽视?你是否经常被一大堆的任务及杂务压倒,而又不知从何做起?下面几条方法也许能帮帮你。

先做最难的事。刚开始工作时,你的精力比较旺盛,上午先处理最困难及麻烦的工作效率较高,大事先做完会令你的情绪高涨,一天中其他时间的效率也会更高。

理解后再行动。如果你在未获得对一个问题的充分资讯之前就匆忙行动,以致往往需要推倒重来。你必须培养自己的自制力。

避免堆积文件。当有便笺送到你的桌上时,就要着手处理。一些简单的工作,可先把它做完。如果是复杂的工作,最少也先处理其中几个步骤,让整个工作有一个开始。

定下工作期限。帕金森有一条定律:“工作会展延到填满所有的时间。”因此,派给自己或别人的任务必须要有期限,没有期限就永远完成不了。如果你为每一项工作定下一个特定的完成时间,而且严格遵守时间限制,你工作时便会更有效率。

及时结束谈话。为了高效,你有必要及时结束一场业务会谈,你可以这样说,“今天谈得很愉快。”然后就马上站起来。如果你试一试,就会发现这种方法效果确实不错。

拒绝闲聊。有爱闲聊的同事在你的办公室里待着不走,你可以假装要去洗手间,或将手伸向电话做出要打电话的样子。平时在你的领地内尽量少放容易引起闲谈的东西。

不要一个人包打天下。提高效率的最大潜力,莫过于其他人的协助。你把工作委托给其他人,授权他们去做好,这样每个人都是赢家。授权给别人,同时也要给他们完成任务所需要的条件。

将最后期限提前。如果你要与别人一起合作才能完成某一个项目,一定要将他们的最后期限提前几天,这样一旦有意外情况,你也不至于措手不及。这样做你还能有时间检查一下别人的工作,在最后呈交给老板之前可以纠正偏差和遗漏。

巧妙地处理电话。为了避免双方打电话留下模糊不清的信息而浪费时间,建议你在离开办公室外出之前,给同事留个口讯或更新录音电话中的信息,比如,“我今天上午不在办公室,但会在下午给您回电”。其次,请打电话来的人留下清楚明白的信息,比如,“请留下您的姓名、电话号码、有什么事、何时给您回电合适”。

及早完成工作。在下午4:30分关掉电脑,或者停下手头的工作,利用余下的30分钟计划明天的工作。

记住上述高效工作的十项建议,你就可以每天工作轻松、准时下班了。方法能让我们优化自己的工作,提高效率,同时也让我们在生活的其他领域得到极大的平衡。

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