关键词是为了文献标引工作，从报告、论文中选取出来用以表示全文主题内容信息款目的单词或术语。关键词是论文主题的高度概括，能够揭示论文的主要内容，单独标写在摘要之后、正文之前，位置醒目，能鲜明而直观地表达文献论述或表达的主题，使读者在未看摘要和正文之前便能对论文的主题一目了然，从而做出是否要继续阅读正文的判断，可以称之为摘要的摘要。在信息飞速发展的今天，关键词提供了快速检索文献的途径，成为当前互联网上最主要的检索语言，为学术期刊和文献检索工作普遍采用，因而有必要对如何规范写作关键词做深入了解。
在实际的写作中，有很多作者对关键词不够重视，或了解不多，致使写作比较随意，所用词语不能准确地反映文章的主要内容，起不到应有的作用。
一、词性的误用
关键词主要选择名词、动名词和名词化的词组。冠词、介词、连词、助动词、某些形容词不能用为关键词，形容词只有在它们构成名词性词组时才能用为关键词，动词只有在它们名词化或的确对表达文献主题具有检索意义时才被选作关键词。
关键词的来源有叙词和自由词两大类。叙词，又称主题词，是从自然语言中精选出来，经过规范化处理以后，能与概念一一对应的受控词汇，它最大的好处是能够排除自然语言中一词多义、多词一义以及词义含糊的现象，能够合理、完整、准确地表达论文的主题内容。为了建立全国统一的联机情报检索网络，1975年，中国情报所、北京图书馆、国防科工委情报所、电子科技情报所等1000多个单位近万人参加了《汉语主题词表》研究编辑工作，1980年由科学技术文献出版社正式出版。该表分为社会科学、自然科学和附表3卷，共10个分册，共收录主题词108568个，在写关键词时最好参考这一成果。
自由词是不受主题词表的限制，直接从文章题名、摘要、层次标题或文章内容中挑选出来，能够简练明确地反映文章研究主题，是汉语主题词表中的上位词、下位词、替代词等非正式主题词和词表中找不到的词。
在关键词的写作中应尽可能使用叙词，无法用叙词的部分则要根据文章的内容灵活提取反映主题的自由词。
二、数量不规范
有的作者认为关键词越多越能表达出写作主题，一篇论文提供的关键词有十几个之多。也有的作者认为关键词越精越好，于是只选一两个关键词。
关键词的过多或过少，都会影响论文主题的表现。通过关键词，一般可以看出文章的主题。如果关键词数量太少，就会难以准确、全面地提示主题内容；如果太多，提示文献主题就越深、越详细，但所反映的问题的范围也就更为宽泛，不能准确地反映主题内容。
根据GB/T7713-1987，关键词的选用为3-8个。作者在选取关键词时，应在文献的检全率与检准率之间达到某种平衡，既要把文献定位于某种特定的类别，又要充分揭示文献的主题。
三、遗漏关键词
作者是文章的创作者，在对主题进行分析的基础上，总结出所论述的主要内容，并将其概括为若干个主题概念，然后将主题概念转化为一组“关键词”这一检索标志，便于读者对文章内容的判断。很多研究者是在标题和摘要中挑选关键词，而有些论文题目并不能反映关键的主题信息，如果从中选择的话就会漏掉最主要的成分。
四、误用泛意词
关键词是用来反映文章研究核心主题的词汇，但很多作者在选词不够的情况下，将表示论文研究重点、属性、性质的词语拿来当做关键词，这些词多来源于题目中的最后几个词。最常见的有：
论述、探讨、简介、性质、特色、巨大、价值、问题、方法、启示、意义、研究、分析、影响、措施、对策、现象、差异、原则、一般规律、历史趋势、现实意义、指导思想等。
这些词语在任何研究领域、任何不同问题上都可以使用，缺乏特指，失去了关键词的价值，对检索没有多大意义。
关键词可以选择表示时间的名词，如“秦汉”、“明代”等具体表述某个时间段的词，可以将文章定义为对这个特定的时间段内某一历史问题的研究。但切忌使用宽泛的时间概念，如：
古代、现代、远古时期、新中国成立后、新时期、历史时期、改革时期、19世纪、1912年后等。
上述词语界定的时间太宽，用在文章正文的写作中本无可厚非，但用作关键词，则无实际意义。
五、关键词的其他误写
有的作者为了在写作时表述准确，将关键词写成了关键句，如有一篇题名为《论建国初期的土地政策》的文章，关键词为：“建国初期的土地政策；农民；土地；耕者有其田。”第一个关键词“建国初期的土地政策”确切地说应该是个关键句。其实，此篇文章的关键词可以改为：“建国初期；土地政策；耕者有其田。”
有一些固定的历史称谓，是不能再进行拆分的。如“十月革命”，就不能再拆分为“十月”和“革命”。类似的还有“七七事变”、“八一起义”、“双十二事变”等。
此外，在论文写作中还应注意因时代的变化和人们语言习惯的变化而引起的词义改变或语意更新。如“入世”在古代就经常用作儒家思想的“入世哲学”，这与佛教的“出世”相对应。而现在又被用作了“加入世界贸易组织”的简称而出现在大量的文章中。
