秘书工作的重要性是不言而喻的，也是非常繁杂而琐碎的。因此，要搞好每一项工作，都必须有一套工作实务技能规范，也只有掌握了这些实务技能，才能成为一个训练有素的好秘书。
办公室管理实务
办公室是机关首长或企事业单位主管人进行决策、指挥、管理的重要场所，如同人体的大脑。因此，安静、安全、美好的环境以及良好、充分的设备与设施，是提高工作效率的保证。
办公室是优秀秘书和其他行政人员的工作室。一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出，工作业务联系在此进行。
日常各种事务在此处理。办公室管理的质量直接影响到整个机关工作的质量或企业生产经营的效果。
办公室又是机关和企事业单位与有关单位工作业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。
办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象。树立良好形象，是一个组织生存、发展的必备条件。
林强是秘书专业的高才生，刚刚应聘为应天公司的总经理助理。上班第三天，总经理就把他叫到办公室，对他说：“咱们公司的楼是新建的大楼，办公室都是新装修的，本应该感觉很好，可是我每次走进公司的办公区，总觉得很凌乱，不舒服。现在交给你一个重要的任务，就是以你专业的眼光看看公司办公室的布置到底存在哪些问题，向我汇报。”
林强接到任务后到各个部门的办公室转了一圈，实地考察了公司的办公环境。他发现诚如总经理的感觉，的确存在很多问题：各个办公室的设备虽然是新的，但是随意摆放；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆在那儿；女职员办公桌上的个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一堆、西一堆地放在窗台上；办公室里人声嘈杂，职员们在扯着嗓子大声说话；办公室和公共办公区域缺少绿色植物，显得没有生气，空气污浊……
林强看完后就跟总经理如实说明了他发现的问题。总经理听后就对林强说：“你尽快拿出一个设计方案，然后放手去改，不要有顾虑。”
得到总经理授权后，林强开始对公司的办公环境进行重新设计和布置。他对办公环境的硬环境和软环境都进行了大刀阔斧的改变，制定出一套具体可行的办公规范管理制度，要求职员们按照规范要求整理好自己的办公桌和进行办公工作。
林强经过一个星期的紧张工作，终于完成了总经理交给的任务，林强请总经理来验收。总经理所到之处，看到的一切那么和谐、美观：办公室整洁有序，办公桌上电脑、电话、文件夹整齐规范；职员们正在忙碌着，没有了往日的嘈杂；办公室和公共办公区的绿色植物生机盎然，走在这样的办公环境中感觉非常的舒适。总经理夸赞林强说：“干得不错，这才像个公司的样子。”
创造一个科学和良好的工作环境，加强对日常工作环境的管理，营造一个令人心旷神怡的工作环境，是秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。因此，秘书应该掌握需要整理的办公环境的范围和整理办公环境的技巧，从而为创造良好的办公环境做出应有的努力。
(1)如何对办公室进行布局与布置。
办公室一般有两种类型：一种是由多间的小办公室（每间16平方米左右)组合而成；另一种是大办公室(40平方米以上）。两种办公室各有利弊，布局和布置的要求也不同。
①小办公室。
由多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制秘书机构。主客人员拥有单独的办公室，有利于保密和工作不受干扰。其他办公室设置各个科室，有利于分部门办公。
优秀秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。接待、信访等部门除安放办公桌椅、文件橱、电脑、电话机等必不可少的家具和设备外，还应该有供外来人员需用的座椅、沙发、茶几等。
文件橱应靠墙放置以节省空间，留出足够的通道。
单人使用的办公室桌椅应面向门口；多人使用的办公室办公桌最好不要面对面放置，以免相互干扰，应各自有一定的空间。
②大办公室。
现代企业多采用大办公室。大办公室空气流通和采光较好，又便于工作的配合，不利之处在于人声嘈杂，来往走动，相互干扰。
大办公室应在一侧或中间留出通道，办公桌椅靠另一侧或两侧排列。可以文件柜橱背靠背排列或用隔板、屏风将办公室隔成若干工作单元。
各工作人员都有自己的办公桌椅、文件柜橱、办公设备，既相对独立。又便于联系。
每个工作单元应避免直接的阳光照射，又有足够的电器插座。
如果主管人员与一般工作人员同在一间大办公室，则主管的桌椅应置于其他办公人员的最后部，用玻璃门隔开，既避免干扰．又利于监督下属工作。
各工作单元的流程要求尽量呈“I”型、“L”型或“O”型，不要呈“乙”型、“M”型或“X”型。避免不必要的倒退、交叉、徒劳往返。
③接待室、会议室。
除了办公室之外，还应设置接待室和会议室。
接待室不必过大，能放置二至三套沙发，同时能接待七八位客人即可。
会议室则视单位规模而定。一般以容纳二三十人开会为宜。
接待室和会议室内除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置应比办公室讲究一些。如铺设地毯，安装空调器，挂置夏冬两套窗帘，四角放置盆景，墙上挂些格调高雅的油画或国匦，等等。
小唐是某大学秘书专业的高才生，毕业时没有像其他同学那样“削尖脑袋”去上海、北京等大城市工作，而是在浙江温州市找了一家规模不大的服装公司工作。他认为在小一点的公司工作，能为自己提供广阔的发展空间。是他的眼光独到，也是他不懈努力的结果，经过几年的奋斗，他已经晋升为公司的总经理办公室主任。他所在的公司设计的产品由于紧跟国际潮流，业务越来越兴旺，由一家只有几十个人的小公司成长为人才济济和拥有十亿资产的大公司。
最近，公司为了扩大品牌效应，正在酝酿一个具有里程碑意义的发展计划，就是进军上海成立分销公司销售本公司设计的服装。公司准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门。经总经理办公会议研究决定，鉴于唐主任的能力和所学专业，一致同意由他全权负责销售厅的设计方案。
唐主任感觉责任重大，马上着手运用所学知识，综合考量设计办公结构和布局需要考虑的因素，他认为要综合考虑如下因素：
(1)职工的人数；
(2)购买或租用的面积；
(3)机构的建制和办公空间的分类；
(4)经营的性质或内容；
(5)部门间的工作联系；
(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要；
(7)走廊等通道符合安全需要，并安排好公用区域；
(8)办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。
经过仔细斟酌，最后唐主任向总经理提出分公司办公结构布局方案：销售厅采用开放式办公室类型、财务科办公室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。同时，销售厅应在离大门较近的地方给予较大的办公面积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；财务科办公室应设在离公司大门较远比较安全的位置；办公室因属综合办公性质与销售厅和财务科工作都较密切，为避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位置较为妥当。唐主任的设计方案拿出后，经总经理办公会议研究讨论，一致认为比较科学合理。
现在，方案已经实施，分销公司布局合理。开业以后，人来人往，业务兴隆。
唐主任做得非常出色，应该说分销公司的成功，有他的一份功劳。优化办公室环境是提高工作效率的前提，方便、舒适、和谐、美观的办公环境直接影响着企业组织的形象和工作绩效。科学合理地设计办公环境需要靠秘书的参与来实现，因为良好的办公环境离不开精心地设计和组织。
(2)办公室管理的内容与要求有哪些。
广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理，这里所讲的主要是前者。其管理要求和特点为：
①整洁。
办公室的首要要求是整齐和清洁。整洁能给人秩序感和舒适感，使人的情绪安定而愉快，有助于提高工作效率。
1)整齐。
A．办公桌椅和柜橱等尽量采用同一尺寸、同一颜色，主管人员的桌椅可以特殊一些，排列尽可能有规则或朝同一方向。
B．办公桌上除必要的文件、电脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽斗或小橱内。
各种笔和裁纸小刀应放在笔筒或文具盒内，墨水、胶水、修正液、胶纸、回形针、订书机等小型文具都应归在一个盒内，既不易碰翻，又不会摊得满桌都是零星东西。
C．办公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意．要尽量显得简洁。
柜橱、书架要经常清理，文件、图书、报纸、杂志要放得井然有序，不可乱放乱塞，既杂乱无章又不便寻找。
2)清洁。
A．要窗明几净，地面应天天打扫。
桌椅柜橱应天天揩拭，门窗应定期擦洗。
B．每张办公桌边都应有废纸篓。
废纸物品不可乱丢，但不放烟灰缸。办公室内应禁止吸烟。
C．人员较多、走动频繁的大办公室内不宜铺设地毯。小办公室铺设后应经常清扫。
打字机、电脑、复印机也应保持整洁，长期不用者应加罩盖。
②安静。
办公人员经常要思考问题或起草文件，需要安静。因此，办公室最好不要沿街，也不宜靠近生产车间或门市部，以免外界噪音干扰。
办公人员都应养成轻步走路、轻声说话的习惯，尤其是在大办公室。
优秀秘书应该以身作则，在办公室内不嬉笑喧闹。如需与同事讨论，则应到走廊或休息室、接待室去。
较大机关、单位往往设有专职打字员，则应设专门的打字室．以免滴滴答答影响其他人员工作。
③光线、空气与温度。
办公室要求光线适度，空气清新，温度适宜。
1)白天办公当然最好是自然采光，但以太阳光不直接照射办公桌面为宜，以免影响视力。办公室不宜采用五颜六色的光线。
2)空气清新有利于办公人员的呼吸与健康。
春秋两季应经常开窗，保持空气流通。夏冬季节如用空调器，则应注意每天上班前、中午用餐时、下午下班时，至少三次打开门窗换取新鲜空气。
3）人体感受最舒适的温度一般在摄氏20至25度。春秋两季自然温度适宜，夏冬就要靠空调器来调节了。但在酷暑或寒冬季节不要一下子把室内温度调到和室外反差太大，以免人员进出办公室时暴冷暴热，容易得病，而应逐渐升温或降温，让人们在上班后下班前有一段适应过程。
④色调与美化。
色调视觉影响人的心理。办公室的色调总的要求是简单和柔和，使人员的心理感觉平静和舒适，不要搞得色彩斑斓、光怪陆离，反使人感到烦躁不安。
讲究的办公室一年换两次色调。春末夏初，墙用冷色，铺绿地毯；秋末冬初则墙用暖色，换紫色地毯，室顶不变。如不随季节而改色调，地毯则以灰色或米色为宜。
办公室适当地美化也是必要的。美化当然包括办公桌椅、书架、柜橱、室顶、墙壁、地毯的色彩和布置格局等。也包括墙壁上挂置的油画或大幅照片等。
办公室美化应精心设计，不应只是某个领导或秘书的个人所好或心血来潮。
办公室美化要与整个单位的性质或企业文化相适应。
1)政府机关的办公室以庄重、简洁为好，不宜多加装饰。
2)商业企业办公室则可以华丽一些．以显示自己的财源丰盛。
3)工业企业则应显示自己的技术先进、产品精良和实力雄厚。
但不管何种机关和企事业单位的办公室，都应避免奢侈和俗气。
⑤设备与用品。
较重要的办公设备，如桌椅、柜橱、沙发、空调器、电话机、电脑、传真机、复印机等，置办时一般在年初由优秀秘书订出计划。
作出预算，由主管上司批准后交秘书或总务人员购办。
专用设备由使用人负责保管，共用设备由秘书负责。损耗、报废、添置等都应有账可查。防止因混乱而造成的浪费或资产流失。
笔、墨、信纸、信封等易耗品自可按需要随时领用，但也应由秘书保管和登记。
文件档案管理实务
档案对于企业而言，具有十分重要的行政、法律、历史、研究价值，它既是汇总商业信息的资料库，也是领导作出决策时的重要依据。
张总经理过两天要到深圳去跟应天商贸有限公司商谈合作的事。让秘书李静准备好去谈判的有关资料，包括合同文本、产品说明书、销售方案等资料。李静按照张总经理的吩咐一一打印、核对、装订妥当后，放在一个文件夹里，交给了张总经理。送走张总经理后，李静松了口气。
第二天中午休息时，李静和几个要好的同事去附近的饭店吃饭。这几天太辛苦了，李静说得好好犒劳自己一下，点了几个喜欢吃的菜，美美地吃了一顿。吃完饭后，她们没急着回公司，顺便去了一下超市，购买了一些饼干薯片之类的零食，兴高采烈地回到公司。
李静回到办公室后，发现她的手机落在办公桌上，中午吃饭忘了带手机。拿起来一看竟然有五个未接电话，查看电话号码，五个电话都是张经理打的。她马上紧张起来，赶紧打电话过去问张经理什么事情。电话通了，那头传来张经理不高兴的声音，询问李静干什么去了，为什么不及时接电话？李静正不知怎样回答，张经理接着说：“你马上用传真给我传个资料过来，就是应天公司最早发给我们的协议草案。现在双方对合同内容分歧很大，我想看一下他们原来的协议内容。这边的传真号是：××××××”李静说：“您放心，我马上给您发过去。”放下电话，李静马上打开文件柜，开始找张经理要的文件，翻遍了文件夹，终于找到了要找的文件，李静刚想松口气，仔细一看文件，忽然她傻眼了，原来她们公司传真机用的是热敏纸质，现在几个月过去了，传真纸上字迹模糊，淡淡的几乎看不清几个字，这下李静傻眼了，难道发给张经理一张白纸吗？
秘书在平时工作时，应该注意对文件进行整理和归档，对重要的文件应该注意备份。同事，应该注意像这类热敏纸文件的处理，否则，遇到紧急事情时无法及时快速地查找文件，无法应对突发性事件。本案例中，李静就是平时不注意对文件进行整理，处理传真文件不得当，致使重要文件缺失，无法完成领导布置的任务，造成领导工作的被动。
企业档案的范围包括：信函、内部文件、会议记录、商业合同、法律文件、媒体资料、人事资料、客户资料、交易记录、财务报表、原始凭证等。
秘书的职责就是明确每一种文件资料的分类方法、储存位置、保存期限、使用规定、检索方法、管理制度。
档案分类的方法有多种，但选择的目的和标准只有一个，那就是必须能够以最快的速度准确无误地找出所需要的文件资料。
最简单有效的分类法是按人名分类、按主题分类、按区域分类，并且采用按字母排列或以代号、颜色排列的归档检索法，而利用数字排列则有利于电脑应用和检索。
