这是一种从直线组织发展而来的组织结构形式，它试图综合直线型组织和职能型组织两种结构形式的优点，并力图克服其缺点。在这种模型中，职能部门仅相当于参谋者的角色，为直线指挥部门提供参考建议，只能对下级机构提供建议和业务指导，没有决策、指挥和命令的权力。这种组织结构的优点是既保证了权力的集中，又实行职能的分类集中；既有利于统一管理，又利于发挥职能部门专家组的作用。其缺点是机构庞杂，用人多，协调工作量大，组织缺乏灵活性，适应性较差。这种组织结构形式对中小型会展企业比较适用，但对于规模较大，决策时需要考虑较多因素的会展企业，则可能不太适用。
４．事业部制组织结构
当会展企业的项目增加、经营范围多元化时，上述结构模型往往难以适应企业发展的需要，事业部制组织结构开始出现。
这种组织结构形式为大型综合性会展公司所普遍采用，它体现的是“集中决策，分散经营”的指导思想。多产品、多项目经营有助于提高会展企业经营的稳定性，也有利于各部门进行专业化分工协作。但这种组织形式需要雇佣更多的专业人才和员工，经营成本会有所增加，各事业部也可能因为过分强调本部门的利益而影响整个会展经营的统一指挥。因此，现代大型会展集团公司往往在事业部基础上增加一个管理层，对联系较密切的事业部进行集中分管。
５．矩阵型组织结构
矩阵型组织也称“规划-目标”结构，这是一种较新的组织结构形式，它既保留了职能型组织的形式，又确立了按项目划分的横向领导系统。把按职能划分的部门和按项目划分的部门结合起来，组成一个矩阵。
在矩阵型组织中，同一名员工既与原职能部门保持组织与业务联系，又参加产品或项目小组的工作。为了保证完成一定的管理目标，每个项目小组都设负责人，在组织的最高主管直接领导下进行工作。矩阵型组织结构强调组织成员除了要接受上级对下级的集中统一领导外，还要接受来自执行专家组的直接领导。
矩阵型结构适用于按会展主题类别进行项目划分的会展企业。不同主题的会展要求不同行业的专业人才来指导，这种专业指导往往比上下级间的统一更具实效性。这种组织结构中的成员具有灵活调配的特点，从而可以有效地避免人才的垄断和浪费，提高人才利用率。但这种组织结构也有缺点，即结构较复杂，且双重领导机制会使组织成员的职责模糊性增加，管理者权威有时得不到保障。
６．虚拟型组织结构
虚拟会展企业利用自身的核心能力，通过信息技术与其他企业结成联盟，自身只完成一项或少数几项管理职能，如仅负责营销任务的网上会展公司。这种公司把场馆建设留给场馆拥有者，把会展接待留给旅行社，把展区设计留给专业会展设计公司，把展品运输留给专业运输公司，而自己却没有一套完整的管理机构，没有中央办公室，没有正式的组织图，更别说有多层次组织结构了。这种组织员工人数少，结构简单。其优点是有利于会展企业发现和培育自己的核心专长，且雇佣人员少，成本低，见效快。缺点是技术要求比较高。
会展企业的管理者应根据企业自身的实际情况，对组织结构作出自己的设计，上述组织结构的基本形式，可以成为管理者进行组织结构设计的参考。对于管理者来说，最为重要的是：在实现管理目标的前提下，通过对组织结构的设计，处理好集权与分权、直线权力与参谋权力、分散经营与协调控制等各种关系，使这些关系的协调成为组织结构的保证。
二、会展企业职能部门设计
会展企业的职能部门设计是指通过把会展企业划分为若干个管理单位，确定组织中各项任务的分配与责任的归属，以求分工合理、职责分明，有效地达到组织的目标。会展企业职能部门设计主要是依据参展商在展会期间的活动流程、会展企业所做出的相应安排进行的。这种划分应该既考虑部门划分的科学性，又兼顾会展服务的质量与效率。一般来说，会展企业的职能部门主要有策划部、业务部、综合部、管理部、工程部、财务部、人事部、保安部等。
１．策划部
策划部是会展企业的基础部门，其主要工作包括企业策划和会展项目策划两个部分。企业策划主要是对整个会展企业的形象进行包装、策划，其目的是树会展企业形象，创会展企业品牌。而会展项目策划是指制定会展工作方案，如制定会展工作计划、列明工作事项、安排人员的配备及责任范围、安排工作进程、预算费用支出等。举办会展是一项十分繁杂的系统工程，详细而周密、科学的会展策划是保证各方人员按时、按质、按量完成各项任务的重要环节。因此可以说，项目策划是会展公司的基础工作，也是关键性的工作。
２．业务部
业务部是会展企业的最重要的部门之一。会展企业能否盈利与业务部的市场拓展能力和创新能力是密不可分的。具有开拓意识的业务部门能够激发会展企业的活力，推动企业进入良性循环。
会展企业业务部的主要职责是招商，即招徕和联系参展商或与会者，因此有些会展企业就设立了招商部。以展览招商工作为例，业务部的具体工作主要包括招展宣传、选择参展者和组织展览团，其中招展宣传包括宣传和联络两种方式，宣传对象是全体潜在参展商，而联络的主要对象是重要的潜在参展商；业务部在选择参展商时，要依据事先拟订的参展标准进行公开合理的选择，并与参展商签订合同，同时及时召开筹备会，对入选的参展商进行展前培训。此外，业务部还有其他的工作，比如展品运输、展台设计与施工等。
３．综合部
综合部通常是广告与公关部的综合，有些企业把两者分开来设立。该部门的主要责任是新闻宣传、广告策划与实施、协调与社会各团体或政府部门的关系等。广告宣传是会展能否成功的基本保证，其主要途径有发送信函、登门拜访、电话联系、媒体广告、印发资料等。公关的主要目的是争取与企业相关单位的理解与支持，特别是争取到新闻媒体、政府机关等具有较大影响力的机构和个人的认可与帮助。
４．管理部
管理部是会展企业的一个重要部门，是继业务部后的实战工作部门，如果说业务部主要活动于会展前的话，管理部则主要活动于会展中与会展后。其承担的是整个会展项目工作最重要的阶段——展台工作的组织与安排，因此管理部是整个会展运作中最关键的职能部门。
５．工程部
工程部是会议中心和展览场馆的重要部门，其主要工作是保证会展企业经营及展会期间所有服务设施，如展览馆或会议场所内的装修和陈设、水电、音响系统、空调系统、电话传真、网络等能够正常运行和使用。
６．财务部
财务部的主要职责是协助会展企业决策者搞好企业经营预算和核算，审核会展项目的可行性分析报告，控制企业经营费用，积极进行筹资，保证企业有充足的现金流，使企业获得最佳经济效益。
７．人事部
人事部的主要任务是负责会展企业员工的招聘、选拔、培训、考核及激励等工作。其基本要求是确保企业在任何时候、任何地点、任何情况下都能找到合适的人选。
８．保安部
保安部的主要职责是维护会议或展览会的良好秩序，确保会展环境及参展人员的安全，该部门也是举办会展活动时不可或缺的部门。
以上各部门是依据一般会展正常运作的需要来设立的。在实际会展企业组织结构设计中应根据各自企业的实际情况，充分考虑各自企业的业务特点，名称可有所不同，部门多少也可以灵活掌握。比如有些会展企业可以增加行政部、物流部等。前面所讲到的虚拟会展企业就不必设立这么多部门，它主要通过网上营销来组织会展活动，具体接待、展区设计、场地建设等工作都可以留给专业公司来完成，其组织结构与部门设计都应简单些。
（第三节）会展活动组织机构
筹备一个成功的会展活动，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一个完整的筹备委员会。有了基础才能有效发挥功能，将复杂烦琐的会展活动有条不紊地进行。
一、组织筹备委员会
决定召开一个国际会展或者争取到一个会展主办权时，会展负责人的首要工作便是组织一个筹备委员会来专职处理会展的相关事宜。组织委员会及任命委员会中的委员通常是理事长或者会长的责任，或者是由理事长指示秘书长去执行。一般大的展览筹备工作最好在展览前两年开始进行，也有些在会前１２～１６个月组成一个完整的筹备委员会。
二、大型国际会展筹备委员会组织机构
（１）指导委员会。大型国际展览通常牵涉层面较广。需要政府或名家单方面的协调，例如签证及通关事宜，经费筹措等。因此可设一指导委员会，由政府相关的指导单位如展览局领导担任名誉主任委员，该单位各相关处室负责人及其他涉及的单位人员则担任委员。
（２）筹备委员会。筹备委员会负责决定政策原则，而后交执行委员会执行，并负监督之责。委员会成员可聘请专业领域专家担任。
（３）执行委员会。执行委员会主任委员和副主任委员等的主要职责是：①筹备进度控制；②决定筹备展览议程；③召开筹备展览；④定期向筹备委员会提交进度报告；⑤召开执行委员会会议；⑥协调各组工作；控制预算。
三、会展组织机构及小组分工
１．组织机构的程序
筹备委员会下设执行委员会，执行委员会下设大会秘书处及各执行工作小组，如预算许可，最好指定一家专业会展公司协助各项筹备事宜。不管组织机构大或小，有两个基本程序是必须的：一是将筹备期间所有的责任、签约事宜及经费支出等集中在秘书处进行，以便筹备工作的统筹；二是保持主任委员与筹备组负责的委员及秘书处之间的密切的联系。
２．执行委员会各小组工作说明
执行委员会下设各工作小组根据具体的工作职责大致可分成以下若干工作小组：①注册小组；②文书小组；③设计、印刷小组；④翻译服务小组；⑤总务小组；⑥财务小组；⑦现场管理组；⑧推广小组；⑨节目小组；⑩住宿、旅游、餐饮者组。
各小组的主要工作如下：
（１）注册小组。
ａ．签到报名流程与规划。
ｂ．报名资料处理。
ｃ．报名人数统计。
ｄ．票务管理。
（２）文书小组。
ａ．文书事务工作处理。
ｂ．会展资料统筹、建档。
ｃ．公函、信笺往返的处理。
ｄ．会展记录整理、分送。
（３）设计、印刷小组。
ａ．各项印刷。
ｂ．已编辑的印刷资料付印安排。
ｃ．印刷文字校对。
ｄ．各项印刷进度及质量控制。
（４）翻译服务小组。
ａ．翻译人员的遴选、联络与协调。
ｂ．翻译设备器材安排、联络。
（５）总务小组。
ａ．会场安排协调、场地签约事宜。
ｂ．各会展室座位安排。
ｃ．纪念品、奖牌、资料带制作统筹。
ｄ．会展资料运送至会场及运回的安排。
ｅ．会场办公室及办公设备用品安排。
（６）财务组。
ａ．筹款小组。
赞助企划书的制作
接洽赞助厂商
协调、联络赞助厂商
收取赞助款项
ｂ．会计小组。
收入支出各项的预算编制
各组预算审核
财务结算
ｃ．出纳小组。
筹备期间的收支管理
规划费用申请程序
各项发包事宜处理
登账及定期制作报表
（７）现场管理组。
ａ．接待小组。
贵宾的接待事宜规则
现场工作，接待人员安排招聘、训练协调
接送事宜安排
贵宾参加旅游展览安排
记者招待会和司仪的统筹安排管理
ｂ．报到小组。
报到处规划
报到相关事宜处理
报到处工作人员训练
报到人数及相关报到资料用品统计
ｃ．器材小组。
视听设备使用规则
视听设备租用联络及协调
工程人员的沟通协调
现场设备使用状况掌控
ｄ．展览日程小组。
展览规划安排协调
展览企划书制作
厂商参展招标、收款
厂商进展和撤展协调
厂商代表参加大会节目的安排
ｅ．会场布置小组。
会展布置事宜规则
协作商网络、议价、协调
现场布置时间及相关事宜协调安排
布置物检视、验收
布置物撤出检视
（８）推广小组。
国内外新闻发布
新闻稿拟定
新闻媒体及刊物报道的接洽
电视、广播采访报道的安排
记者会安排
拟定推广策划，以协助增加与会人数
大会公关展览安排
大会相关报道及新闻资料建档留存
（９）节目小组。
大会社交节目规划，如开闭幕式、酒会、晚宴等
表演团体接洽、议价
表演现场相关事宜协调安排
（１０）住宿、旅游、餐饮小组。
ａ．住宿小组。
大会旅馆洽商、议价、签约
大会贵宾、演讲者、工作人员住宿房间安排
旅馆住房事宜协调
ｂ．旅游小组
参加会展旅游安排协调
旅行社洽谈
旅游人数统计
ｃ．交通小组
会场接送安排
机场接送安排
社交活动的交通安排
相关活动的交通安排
ｄ．餐饮小组
晚宴酒会安排
午餐安排
茶点安排
餐饮安排协调。
思考题
１．会展企业组织设计原则有哪些？
２．影响会展企业组织结构设计的因素有哪些？
３．会展企业组织结构模型有哪些？各有什么特点？
４．会展企业可以划分为哪些主要职能部门？
５．走访一家会展企业或者查阅有关资料，勾勒出该企业的组织构架，并分析其优劣。
