要注意环境保护工作。展览活动并不环保，大量的物料往往在短短的数日活动后便要被丢弃，除了浪费资源外，还使得处理废物的支出大大增加。展览中心应具有保持场地的清洁及适当的废物处理能力，提供分类处理废物，尽量增加废物循环再使用的机会。应该制定措施，限制不环保物料在场馆内使用。另外，布展、开展、撤展期间严禁乱扔废弃物、杂物，严禁倾倒污水、污油等污染环境；严禁把垃圾、塑料袋及烟头等物投入到地面线槽、地下消火栓及厕所便坑、便池内；严禁在除指定区域外的其他地方随便吸烟；严禁践踏绿地、破坏或采折花草、树木；严禁随意停放车辆和鸣号；严禁在公共绿地、道路上随意摆放杂物等。
搞好场馆的环境管理，需要强调三点：首先，需要展览中心通过严格的规章制度来落实各项管理工作；其次，展览中心要与展览主办方和各参展商通过合同的方式来明确各方在环境管理上的义务；最后，要加强宣传，争取广大观众的积极配合。
（第三节）会议场馆的设施设备管理
一、会议场馆场地管理
１．选址与建设
会议场馆或者会议中心一般应该规划在交通条件便利的地区，使与会者能够方便地到达机场、地铁站、码头、客运站等地方。度假式会议中心强调场地周围环境的优美；如果是独立的会议中心，则要考虑周边有无配套的饭店来提供足够的餐饮、住宿等服务。会议场馆建设要引入环保概念，尽量减缓人为建筑对环境所造成的能源负载与破坏。这就要求在会议场馆的建设规划中要对绿化指标、日常耗能指标等都要加以考虑，并尽可能使用无污染的建筑材料，设置高效率的电器设备，建立完善的废物处理系统。
２．内部规划
在会议中心内，一般应划分出独立的会议区域，把会议区和餐饮等其他区域分开。尽量使会议室避开吵闹的地方，以便把干扰降到最低点，确保会议的效果。商务中心和会间休息区要靠近会议室，提供方便的服务。
要合理规划并使用会议空间，使得会议空间得到充分利用。为会议团体提供舒适的环境，会议场馆必须适当地规划会议室的空间。规划和管理中主要应考虑以下几点：
（１）会议室面积。会议室一般要大小规模俱全，大到可以容纳几千人的会议厅，小到可供几个人使用的贵宾洽谈室，以满足不同规模的会议团队的需要。
对于某个特定的会议活动，确定合适的会议室面积时要考虑的因素有：预期出席人数、布局、所需视听设备数量和种类、放置衣架及资料的空间等。另外，会议场馆还应该设有一些可以使用气墙或者折叠隔离门进行拆分的会议室，这类会议室具有很大的灵活性，比较适用于有分组活动的培训类会议。
会议场馆向外界提供的促销材料中应附有清晰的会议室平面图和效果图，并保证数据的准确性。比例图上应标明会议室的尺寸，天花板的高度、各种最常用布局下的客容量，还有门、窗、柱子、电梯、电源插口和阻碍物等细节。
（２）座位和布局。会议室应具有不同的空间布局形式，如礼堂式、剧院式、教学式等，以适合不同种类和规模的会议活动。会议室的布局应显示座位的摆放类型。有时，会议室的适用率很高，同一个会议室常常在一天内有好几个会议，而且间隔很短。这就要求会议室布置时要考虑到下一个会议的形式，确定布局是否一致，是否有足够的时间来调整。最好能设法把相类似的会议排在一起，使所需要的人力和设备调整时间减到最少。
（３）会议室家具。会议室家具主要包括：桌椅、平台、讲台等。桌椅的设置要特别符合人类工程学的原理。会议有时可能持续很长的时间，与会者需要一直集中注意力，因此桌椅要使与会者感到舒适很重要。桌子一般的标准高度是６０厘米，宽度最好能够随意组合。布置时以座位间隔令人舒适为原则。椅子有扶手椅、折叠椅等各种，要根据会议需要的情况来选择合适的高度和样式。平台使用在不同的场合，特别是为宴会和讲话者升高主席台的位置，其长度可以任意组合，搭建时需要仔细检查安全规定。讲台有桌式或地面式之分。要在讲台上准备好照明固定装置和足够长的电线，保证能够接到电源插口。要确保在顶灯关闭时讲台照明的电源不会被同时切断。一般来说，永久式主席台允许安置供演讲者直接操纵灯光和视听设备的控制器，而便携式讲台所适用于临时性布置，它只要配有音响系统并能够连接普通电源插口就可以了。选择会议室家具时要考虑家具的牢固性、耐用性，便于操作、便于储藏，不使用时应当可以摞在一起。
为了避免过多的搬运和储藏，最好是购置多用途的会议室家具。
３．会议室照明
会议室照明对于会议效果和气氛有很大影响。会议室基本照明设备的种类有射光灯、泛光灯及特殊效果灯光，有时还会有舞台灯和聚光灯来突出讲台上某位演讲人。室内灯光的调光器是会议室内必要的装置，可调节光线装置显然要比简单的开关控制键更适合会议活动的需要。当人们演讲时，通过调光器提供局部照明可以提高屏幕上的画面清晰度。也可以设置头顶暗光灯开关，以便使观众在看清屏幕上投影的同时，能够记笔记。每个会议活动开始前一定要作好灯光调试工作。
此外，设计规划时要考虑会议室的空气流通问题。会议室的高度会制约投影屏幕的高度，影响放映机的距离和座位安排，在确定天花板的高度时不但要考虑其本身的形状，还要考虑吊灯、装饰物灯等。会议室的墙壁隔音效果要好，在木质、瓷砖的地面上走动会发出声音造成干扰，因此会议室需要铺地毯。柱子严重影响座位数量与视听设备的设置，如果会议室有柱子，要合理安排座位布局，使它们不至于遮住与会者的视线。
二、会议场馆的视听设备管理
会议离不开视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严格。
经验丰富的会议组织者清楚地知道一个会议需要什么样设备，以及所需设备的特点，而对视听设备不太了解的会议组织者则可能需要会议中心的服务人员提供帮助。所以，每一个会议服务人员至少应该熟悉最基本的视听设备系统。
１．音响设备
音响设备是大多数会议室都必须配备的。会议中心必须拥有高质量的音响设备，这对于会议成功是至关重要的。音响系统必须保证演讲者在使用时不出现尖鸣或声音失真等现象，要使所有与会者都能听清楚。
麦克风是会议活动中使用最频繁、最重要的音响设备。麦克风种类繁多，特性也不同，因此了解各种麦克风的特性及正确使用方法，将会使会议进行得更顺利，并节省不必要的器材租用费。麦克风主要有微型麦克风、手持麦克风、固定桌面麦克风、落地麦克风、漫游式麦克风等，会议主办者可根据自己的需要进行选择。在使用各种麦克风时，要确保只从说话人一个方向采集声音，排除从其他方向和麦克风后面来的背景噪音。可以使用多孔表面的挡风，以降低出现吹气声和砰砰声等杂音的可能性。使用无线麦克风最容易受到信号的干扰，因而应该在移动到的每个部位都做一下试验，以免信号通过临时的扩音器传出。
扬声器在会议活动中也是十分重要的视听设备，它应该被合理地分配到合适的位置，以保证整个会场中没有声音“死点”。当它与投影设备共同使用时，应该与屏幕放置在一处。研究表明，当声音和图像来源于同一方向时，人们的理解力较好。
如果在一场会议中考虑到录音，就必须要在演讲区增加麦克风或者是从会场的音响设备中收音，也可以自己准备微型录音机进行录音。当会议需要使用多个麦克风时，或者会议过程需要录音时，应设专人控制调音台。调音台能够随时提高或降低每个输入声音的音量，最好把它放置在观众席中，以便调音师能够准确地和观众听到相同的声音。
２．放映设备
放映设备是指在会议室内演讲时所用的辅助器材，如幻灯机、投影仪等。
（１）幻灯机。在会议中，３５ｍｍ的幻灯机最常被用于幻灯片投影。镜头将幻灯片影像放大投射到银幕，镜头大小则取决于投射距离和银幕大小。一般视听出租公司提供１０～１５ｍｍ变焦镜头幻灯机的出租。如果需要长距离或短距离的镜头，视听租赁公司则会收取额外的费用。如今的幻灯机已大大改进了，通过使用装片盘系统，倒置或者翻转幻灯片已经基本被取代了。现代的幻灯机可以用无线遥控装置操作，可以与同步录音带相连，可以用电脑编程制作多影像产品，还可以与分解器同用。
