新闻媒体刊登展出信息会有良好的宣传效果，不仅可以吸引更多的有价值的参观者，也可以加深客户的印象。然而新闻报道的内容是由记者、编辑决定的，他们一般对不寻常的活动和事物感兴趣，因而展出者必须认识到这种兴趣，并充分利用这种兴趣，向目标媒体提供恰当的信息。
不同的媒体需要不同的信息。比如，商业类刊物需要知道产品的规格、性能等；经济类刊物却对产品的社会和经济效益比如环保、性能等感兴趣；电视台重视展台、产品的外观是否吸引人；电台希望展台人员能生动地描述产品。因此，展出者应当根据媒体的特点从不同的侧面提供信息。
向新闻媒体提供的信息必须是高质量的。新闻工作、新闻稿必须具有专业水平，一方面是为了确实引起新闻媒介和读者的兴趣，另一方面所提供的信息可以供记者直接使用或者直接摘用。如果不是特殊的信息，记者一般不会再浪费时间和精力去修改润色，因此，要重视新闻工作的质量。
４．记者招待会
记者招待会是展出者与新闻界人士建立并发展关系的机会，是将展出者情况广泛深入地介绍给新闻界的方式。如果组织得好，记者招待会效果会很好，应充分重视并利用好记者招待会。记者招待会举办的成功与否，关键还在于其内容。
展出者必须有充分的能吸引新闻媒体兴趣的内容，方可考虑举办记者招待会。记者招待会可以在开幕前，亦可在闭幕后召开。开幕前的记者招待会以介绍展出目的、展出内容为主；闭幕后的招待会则以介绍展出结果、展出者的收获为重点。记者招待会主要邀请新闻界人士参加，也可以邀请重要客户参加。由条件的展出者可以在展会开幕前１～２个月举行记者招待会。这样，在展会开幕的专刊上就可能刊登有关展出者的特写和专题。
（第三节）招展宣传组织与管理
一、招展的准备工作
招展工作的第一步是整理预期可能参展的厂商名单，再做一份过去的参观分析表。这个分析表中可以大致看出参加者的年龄、地区、对哪些产品有兴趣、购置计划、是否有决定购买权、参加次数，是否参加其他展览等。对参加者的分析可以协助组织者吸引新的参展商以及提供给准备参加展览的厂商参考。这份调查表可以自己做，也可以委托专门的中间服务公司或调研公司来做。
招展或摊位的销售要有销售企划方案，包括详细展馆指南、销售目标，作业计划、参观者和成本等。这份企划方案非常重要，不但介绍展览，而且提供参观者资料。当组织者将这份资料分发到有关公司去，双方需求不谋而合的情况会经常发生，从而对双方都将产生益处。
１．建立潜在客户名单
（１）收集潜在客户名单。首先从过去参加展会的会员中寻找是否有相关服务与商品展览的会员，再从这些会员中找与他们业务相关的厂商。有些会员的分支组织或与会员有业务关系的公司也可能对这特定对象的展览有兴趣，同时留意有些经常在媒体中登广告的厂商，这些厂商也是潜在的目标客户。另外，有些专门从事行销研究的公司，收集了多种行业的参展厂商名单，组织者也可以向他们购买。
（２）建立主动参展商的名单。研究显示，展会是提供最好营销机会的场所，而且花费也不大，比杂志、电台、电视广告、邮寄或电话销售效益好，因此筹办单位会收到一些潜在参展商希望参展的直接请求。对这些主动找上门的厂商的名单资料应迅速建立起来，以备后用。
（３）根据客户名单寄发展览说明书。寄发展览说明书的时效性很重要。大多数厂商都在年度开始编制预算，营销部门再决定参加哪些会展，如果展览说明书资料显示超出预算，就可能无法参加。在说明书寄发前几周最好先寄发展览通知给潜在参展厂商，这样他们可预期更详尽的资料。同样重要的是寄发后要分别列出时间表追踪，第一次没有回应并不一定表示拒绝，第二次再收到相关资料会促使他们动作快一点，或重新再考虑参展的可能性。
２．参展说明书
参展说明书通常只分发给那些合乎条件的参展商，一般来说，任何组织的会员都有权参展，但有很多情况是这些潜在参展厂商有些是参展组织者的会员，有些并非是会员，而他们对展览有强烈的兴趣，但常因展会规模等限制可能被淘汰。如果举办单位对于选择参展厂商有偏好的话，就会引发一些不必要的争端。
为了避免可能出现的不必要麻烦，最好是在参展说明书中注明参展资格。
一般来说筹办单位不希望参展厂商的产品或服务与参展主题毫无关系，同时筹备单位对排除那些基本上合乎资格的参展商，更需要特别小心。
实例：某展会的参展说明书格式
１．展览组织者
（１）主办单位名称
（２）大会名称或展览名称
（３）展览地点、日期
（４）会议或展览形式
（５）联络处电话、名称、地址
２．市场定位
（１）主办单位简介
（２）会员有哪些，其市场目标是什么
（３）会员总数
（４）上一次展览地点、出席者
（５）什么产品与服务会引起参观者的兴趣或具备参展资格，略为注明哪些产品或服务会被接受
３．展览说明
（１）展览位置（展览场地名称）
（２）进场布展时间和完成时间
（３）开幕时间、展览时间
（４）撤展时间
（５）展览特色
（６）何时接受展位预定
４．展位分配方式
（１）先报名先选、指派的、抽签的或者在现场销售的方式等
（２）何时分配展位
（３）何时参展厂商寄回确认函
５．参展商报名
（１）发通知告知参展商报名日期
（２）提前报名的截止日期
（３）现场报名日期、时间
（４）参展商免费报名程序
（５）每个展位限定服务人数
６．参展商住宿安排
（１）寄出住宿申请表的时间
（２）住宿分配
①资料来源：同１００页。
７．展位规格说明
（１）展位设计方式
（２）展位尺寸
（３）场地高度
（４）场地载重
（５）展位中基本设备
（６）展位隔板颜色
（７）展位地毯和通道地毯颜色
（８）有关岛屿型、半岛型、双层型等不规则展位的限制
８．水电煤气
（１）水电煤气收费情形说明
（２）展览区的灯光
９．规定与条款
（１）主办单位对于现场销售、接订单、分送宣传品及小纪念品、音量、电视、应用人或动物现场展示或转租展位等制定一些规定
（２）其他方面规定，例如展场防火和物品损坏赔偿规定、使用钉子和胶带等
１０．展览商指定承包商
（１）承包商名字、地址、电话、传真
（２）承包商服务范围
（３）参展手册寄发
１１．参展商指定承包商
（１）如果参展商不使用展览指定承包商而用自己指定的承包商，应在哪一天前提供名字、地址、电话、传真给展览商
（２）保险
（３）提供承包商作业时间表
１２．运输
（１）承运商名字、地址、电话、传真
（２）有关运输资料和收到通知
（３）最早和最晚运送到仓库日期
（４）运输收费和木箱收费
（５）有关参展商自行携带物品的说明
（６）设计国际活动时，有关运输及海关资料及费用
１３．保安
（１）主办单位提供保安范围和时间，包括进场到出场时间
（２）在当天展览结束，参展商在展位区的一些规定
（３）有关包装运走的规定
（４）参展商物品丢失或损坏的规定
１４．其他可提供的服务
（１）可提供服务厂商的名字、地址、电话、传真等，如清洁公司、视听设备、花艺、模特等
（２）航空机票和租车折扣、停车设备、车辆接送
（３）主办单位刊物广告
１５．展场说明、展位平面图和成本
（１）平面图上显示所有展位比例、水电煤气等
（２）柱子的位置及大小或其他障碍物
（３）天花板高度
（４）货运入口的尺寸及楼梯大小
（５）收费标准
１６．付款方式
（１）支付定金
（２）收费截止日期
（３）取消和退款规则
１７．责任和保险
（１）拒绝责任
（２）保险
１８．和约承包商和参展商指定承包商
二、招展宣传的主要内容与方式
１．招展宣传的对象与内容
（１）招展宣传对象。招展宣传的第一项重要工作就是决定招展对象，也就是确定潜在的目标参展商，决定招什么样的展出者和招多少展出者，即参展者类别与参展者数量。
参展者类别包括经营类别和规模类别。经营类别就是专业类别，招展要专业对口，对于参展申请者，不能来者不拒，必须根据展出目标和任务、展会性质等将参展者限制在一定的专业或行业范围内。比如展出组织者的战略目标是促进电子产品的出口，而展览会也是电子展览会，那么就必须将参展商限制在电子行业内，排除其他行业的公司。确定招展对象的经营类别，一方面是为了在整体上实现展出目标，另一方面也是为了避免非对口专业的参展者。
规模类别主要是为中小企业考虑。政府部门、贸促机构、商业协会所熟悉的大企业可能并无意参加集体展出。他们羽翼丰满，无需借助集体力量就可以在市场上自由翱翔，而中小企业最需要开拓新市场的机会，最需要外力的支持，因此是由政府资助的展出项目，往往将展出者规模限制在中小企业。集体展出的主要目标之一就是帮助缺乏经验但有潜力的中小企业开拓市场。但是，如果展出目标是宣传，是建立某方面的形象，那么就需要有实力的大公司支撑门面。
招展范围是指参展者的数量。它不是组织者完全能够控制的因素，而要受到两个方面的制约，一方面是受展出者意愿的制约，另一方面是受展览会客观条件的制约，好的展览公司往往没有足够的场地提供给展出者。这两方面的因素都是组织者不容易控制掌握的，但是为了有效地做好招展工作，组织者应根据各方面情况和经验判断决定招展范围。
决定招展对象后就可以着手建立招展对象的数据库或邮寄名单。这个数据库或名单要完善、详细，并根据需要不断更新。招展对象数据库或名单是宣传联络的基本依据，也可使招展宣传更具针对性。
