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第22章 领导与属下的沟通艺术(3)

(4)缓机处理法。如调解时机还不成熟,不妨暂缓一步,待以后择机行事。但这必须是纠纷已经处于比较稳定的状态,暂缓处理不会出问题。

(5)彼此退让法。通过协商,迫使矛盾双方各自退让一步,达成彼此可以接受的协议。但应注意不能让有理者吃大亏。

(6)侧面入手法。有时纠纷复杂,问题棘手,正面强攻则难以奏效,此时,应灵活机动地从侧面入手,迂回前进。或让对当事人极有影响力的人去做工作,"一把钥匙开一把锁"。

(7)高温加热法。对当事双方在批评、教育、晓以大义的基础上,采取行政手段或组织措施,限期他们改正、和解。具体可采取民主会诊、责令检查、通报批评等方式。采用此法,应考虑当事人的心理承受能力,不能盲目"加温",以免"欲速则不达",出现意料不到的问题。

(8)情感感化法。在调解纠纷的过程中,为缓和矛盾,避免大的冲突,让一方采取高姿态去感化另一方,实施"将相和"。采取此法的前提是,纠纷一方尽管有一时之感,但觉悟较高,一经点拨,便能识大体,顾大局。另一方虽然一时八匹马拉不回头,但也并非顽石一块。

(9)回避让路法。在处理纠纷时,如因调停者措施不妥,而使调解工作陷入僵局时,调停者要从大局利益出发,主动回避让路,由领导班子中的其他人出面调停解决问题。

(10)似退实进法。有时为了缓和矛盾,顾全大局,在说清理由之后,可对纠纷双方的要求做些不损害大原则的妥协和让步。

恩威并举方奏效

激励的目的是为了调动人们的积极性,提高人们的素质。在实施中如何把握奖惩的比重呢?研究证明,奖励总比惩罚效果好。

对人的行为的积极性的提示胜于消极性的提示,鼓励胜于劝阻,提出令人愉快的要求胜于责骂。这是因为,奖励作为一种对人们的正强化的信息反馈,不仅给人们一种愉快的反馈信息,而且还给人们某些物质和精神利益的满足,这正是人们所需要和期望的;而惩罚作为一种对人们负强化的信息反馈,不仅给人们一种避讳的反馈信息,而且还使人们的物质和精神利益受到某种损失,而这却是人们所不希望和惧怕的。

虽然奖励和惩罚都是激励实施中不可缺少的手段,对人们成长和发展都有积极作用。但是,从理论和实践的意义上来说,奖励的效果要比惩罚的效果好。在运用这两种方法时应注意以下几点:

相互结合、不可分割

奖励和惩罚虽然是激励的两种不同的手段,但在实施时常常是密切相联、不可分割的。有奖有罚,有罚有奖,先奖后罚,先罚后奖,奖中有罚,罚中有奖,多奖少罚,少奖未罚,如此等等,都是我们日常激励实践中经常运用的。任何单位为了调动人们的积极性,为了规范人们的行为,必须同时制定奖励和惩罚条例。并保证严格实行,不得轻视或取消任何一方。

为了保证激励对大家都有作用,在赏罚时,要将赏罚的标准和受赏罚对象的情况向集体成员实事求是地介绍,并施以大家能接受的赏罚形式,帮助大家正确认识赏罚的目的和作用。只有这样才能起到奖励一人带动全体,处分一人教育一片的目的。

以奖为主、以惩为辅

在奖惩的实践中,要有主有辅,有重有轻,不可同等对待,平分秋色。一般来说,奖励的次数宜多,惩罚的次数宜少;奖励的气氛宜浓,惩罚的气氛宜淡;奖励的场合宜大,惩罚的场合宜小;奖励宜公开进行,惩罚个别进行;可奖可不奖者,奖;可罚可不罚者,不罚;在制定奖励和惩罚条例时,要考虑到人们的期望值和承受力。在对人们的行为进行考察时,要着眼于发掘人们的长处和优点,而尽量淡化和忽略人们的短处和缺点。

正面强化、反面强化两种手段都要用

奖励是正面强化手段。即对某种行为给予肯定,使之得到巩固和保持;而惩罚则属于反面强化,即对某种行为给予否定,使之逐渐减退;这两种方法,都是领导者驾驭下属不可或缺的。

一般来说,正面强化立足于正向引导,使人自觉地去行动,优越性更多些,应该多用。而反面强化,由于是通过威胁恐吓方式进行的,容易造成对立情绪,故要慎用,可将其作为一种补充手段。

强化激励,可以获得领导者所希望的行为。但并非任何一种强化激励,都能收到理想效果。从时间上来说,如果一种行为和对这种行为的激励之间闻隔时间过长,就不能收到好的激励作用,因此要做到"赏不逾时"。

对违反规章制度的人进行惩罚,必须照章办事,该罚一定罚,该罚多少就罚多少,来不得半点儿仁慈和宽厚。这是树立领导者权威的必要手段。西方管理学家将这种惩罚原则称之为"热炉法则",十分形象地道出了它的内涵。

"热炉法则"认为,当下属在工作中违反了规章制度,就像去碰触一个烧红的火炉,一定要让他受到"烫"的处罚。这种处罚的特点在于:

(1)即时性:当你一碰到火炉时,立即就会被烫。

(2)适用于任何人:火炉对人不分贵贱亲疏,一律平等。

(3)彻底贯彻性:火炉对人绝对"说到做到",不是吓唬人的。

领导者必须兼具软硬两手,实施起来坚决果断。惩罚虽然会使人痛苦一时,但绝对必要。如果执行赏罚之时优柔寡断、瞻前顾后,就会失去应有的效力。

乐于听取抱怨

任何组织,在它生存、发展、壮大的过程中,不可避免地会出现某些成员对该团体或负责人心生不满,或有所抱怨的现象。作为一名领导者,在此种情况发生之时,若未能有效地加以解决,往往会使问题扩大化,并更加棘手,最后演变为不可收拾的局面。

员工们的抱怨对领导者来说可能是小事一桩,但对员工们自身来说却非常重要,领导不应该把员工们的抱怨看成是幼稚、愚蠢的而予以忽视。员工虽然不会在心存抱怨的情况下辞职,但他们会在抱怨无人听取又无人考虑的情况下提出辞职。如果事情弄到这一步就难以收拾了,因为他们会感到一种对他们人格的不尊重,令他们无法忍受。

身为领导者,抚慰、礼遇下属就必须舍得花时间听一听他们的怨声,不满并不意味着不忠。一般人的观点认为对某一事情不满的人一定对公司、管理部门充满怨恨,这是极为荒谬的。实际上,正是这种抱怨和不满,才使你意识到公司里可能还有其他人在默默忍受着同样的不满。

默默忍受可以使下属忍气吞声,表面上一团和气,但却会严重影响工作的效率,进而会危及到企业的生存和发展。如果你能随时处理抱怨者的不满,解决他们的问题,他们就会对你心存感激,因为他们会彻彻底底地感到领导对他是重视的。因而在以后的工作中会更努力地工作,依你的计划办事。

从某种意义上讲,领导者的很大一部分职责是听取抱怨。一名出色的领导者应该乐于接受下属的抱怨。如果你一时没时间听他们诉说,也应约一个时间让他们向你诉说。切记不要当场反驳下属的怨气,要让他们一吐为快。有时候,他们似乎希望你采取什么行动,但是只要你给他们一对善于倾听的耳朵,他们就心满意足了。如果抱怨的对象涉及另外的下属或其他部门的员工,你还必须听取另一方的意见,以求问题得到公平、有效的解决。

对于抱怨,倾听是首要的,也是必不可少的,但真正要解决问题,消除抱怨,还必须采取实际行动。这里详细介绍一下处理抱怨时的注意点:

不要忽视

不要认为如果你对出现的抱怨不加理睬,它就会自行消失。不要误以为如果你对雇员奉承几句,他就会忘却不满,会过得快快乐乐。事情绝不可能如此简单,没有得到解决的不满将在雇员心中不断发热,直至沸腾--这就是你遇到的麻烦--你忽视小问题,结果恶化成大问题。

认真倾听

认真倾听雇员的抱怨,不仅表明你尊重雇员,而且使你有可能发现究竟是什么激怒了他。例如,一个打字员可能抱怨他的打字机不好,而他真正抱怨的是档案员而不是打字机,是档案员老打搅他,使他经常出错。因此,要认真地听人家说些什么,要听出弦外之音。

掌握事实

即使你可能感觉到迅速作出决定会有压力,你也要在对事实进行充分调查之后再对抱怨作出答复。要掌握事实--全部事实。要把事实了解透了,再做出决定。只有这样你才能做出完善的决定。小小的抱怨加上你的匆忙的决定可能变成大的冲突。

解释原因

无论你赞同雇员与否,都要解释你为什么会采取这样的立场。如果你不能解释,在你下达决定之前最好再考虑考虑。

不偏不倚

掌握事实,分析事实,然后做出不偏不倚的公正的决定。作出决定前要弄清楚雇员的观点,如果你对抱怨有了完整的了解,或许你就能做出支持雇员的决定。在有事实依据需要改变自己的看法时,不要犹豫,不要讨价还价,要爽快。

事实上,许多身为上司者尽管本身才干不出众,却仍然能有效地掌握人心,其关键在于他们能首先考虑下属的心理因素。所以,只要上司不忽略此种方式,让下属享有表现自己的机会,相信必能培养出优异的下属。

拒绝的方法

作为管理者,你正忙于工作或是休息时,难免会碰到有人来打搅你,对你提出一些要求,如何应付这种局面呢?而且有些要求可能是不合理的,也是无法做到的,你又该如何拒绝呢?

这就要有婉言拒绝的本领了。

拒绝是有诀窍的,拒绝得法,对方心甘情愿;拒绝不得法,有可能会招人怨恨,甚至仇恨、报复。

要避免这种情形发生,就要运用一些聪颖的智慧,学习拒绝的方法。尤其要注意下列的规则:

你应该坦诚地向对方解释自己拒绝的理由。

2.拒绝的言词最好用坚决果断的暗示性语言,不要含糊其辞,犹豫不定。

3.不要把责任都推在他人身上。

4.注意不伤害他人的自尊心。

5.让对方明白你的拒绝出于万不得已,很是抱歉。

有些管理者为了拒绝别人,含糊其辞地推脱:"对不起,现在我不能决定,我必须去问问我的上级"或是"这件事我们要商量一下,决定了再答复你。"

这种方法太不干脆。这种敷衍的结果,就是对方还会再三再四地来找你。当有一天他发现这是你在拒绝他时,他会觉得你是在骗人,不仅会招致怨恨,而且也暴露了你自己的弱点:懦弱和虚伪。如果换一个情况,你的上级或主管对一项措施征求你的意见时,你居于责任的关系必须反对或拒绝,又该如何应付?

美国一家贸易公司的经理设计了一个商标,开会征求各部门的意见。营业部主任和广告部主任都极力恭维经理构想正确,只有出口部的主任表示了不同的意见。

"我不同意这个商标。"出口部主任说。

"你不喜欢这个设计?"经理吃惊地问。

"我倒不是不喜欢这个设计,"出口部主任说:"我恐怕它太好。"

经理笑了起来:"这话我不懂,你解释看看。"

"这个设计鲜明而生动又与日本国徽相似。无论哪个日本人都会喜欢的。"是啊,我的意思就在此。"经理说。"然而我们在这远东还有一个更重要的市场,那就是中国。中国人看到这个商标,无疑也会想到日本国徽,即使日本人喜欢,也会引起中国人的反感。照我们公司的出口计划是扩大对华贸易,但这样的商标做成之后,不是顾此失彼吗?"

"天啊!我倒没有想到这一层,你的话对极了。"经理几乎叫了起来。

要向一位权威的人士表示拒绝,你必须有充分的理由,更要说得他完全信服。不过技巧的运用,不能不讲究。这位出口部的主任一句"我恐怕它太好",一句恭维话先填平了经理的不悦,同时也维护了他的体面。后来他虽然陈述了更充分的理由,经理也不会因此而难堪。

庄重热情的礼仪演讲

礼仪演讲,属各种礼节,各种仪式场合的演讲。

如:欢迎、答谢、开幕、闭幕等。要求严谨、庄重、热烈、友好。

欢迎词

欢迎词是在迎接宾客的仪式或集会上对宾客的到来表示热烈欢迎的一种礼仪演讲文体。欢迎词有助于给宾客留下良好印象,加强宾主双方的理解和交流,从而为顺利开展工作打下基础。

致词方式

①代表主方向宾客表示欢迎或感谢。

②讲明来宾来访的目的和意义,述说宾主交往的历史和现状,展望未来合作的前景。

③再次表示欢迎或感谢或讲一些祝福和希望的话作为结尾。

表达技巧

①把握礼仪演讲严谨、正式的特点,在此基础上尽量使用热烈的语气,营造活泼的气氛。

②讲述东道主热情好客的传统,可以使来宾感受到亲切的气氛。

③尽量做到求同存异,充分肯定宾主间已有的良好关系或合作成果,对彼此原则、观点上的分歧委婉处理或暂时搁置。

④真诚地赞美来宾是迅速赢得来宾认同与好感的有效方法。

⑤适当引用来宾熟悉的事例、谚语、方言等,可以拉近彼此的心理距离,获得来宾的认同感。演讲者对来宾了解得越全面、越详细,甚至于了解到了出乎对方意料的地步,则越容易获得来宾的好感。

欢送词

欢送词是在送别来宾、亲友、同事等的仪式或集会上所发表的演讲。欢送词可以为来宾的来访划上较为圆满的句号,加深他们此行的感受和良好印象;或是对亲友、同事的出行提出嘱托和希望,并借此机会加强彼此的沟通和理解。

致词方式

①代表主方向即将离别的宾客或亲友、同事致以亲切的问候。

②回顾宾客在来访期间的大致历程,积极评价双方交流与合作的成果。或回顾与亲友、同事相处的生活经历,追忆其中感人至深的事例。或强调此行的任务和意义,提出希望。

③祝愿宾主友谊长存,并再次向宾客致以诚挚的问候。或祝愿亲友、同事旅途愉快,未来工作和生活顺心如意等。

表达技巧

①态度严谨、感情深挚,表现依依不舍的心情,营造感人的气氛。

②搁置分歧,积极评价宾主双方已达成的共识或合作成果,有利于未来工作的开展。

③详细讲述与亲友、同事相处时突出、感人的事例,强化细节与现场感,以此引发听众的思考和共鸣。

答谢词

答谢词是指交际双方在进行一次友好、成功的交际活动的过程中或结束时,一方对另一方所给予的接洽、关照、鼓动、奖赏、馈赠等友善行为表达谢意的致词。答谢词广泛应用于各类场合,对于沟通情感、加深理解、巩固友谊等都能起到很好的效果。

致词方式

①双方交往的大致过程的回顾。

②选择交往过程中发生的最有说服力的事例,表现对方所给予的关心和照顾,表达本方的感谢之情。

③积极评价双方在交往过程中所结下的深厚友谊。

④总结全文,再次向对方致以真诚的谢意。

表达技巧

①语言庄重得体,语气诚恳热烈,在此基础上可适当机动和个性化。

②抓住能够表现对方友善态度的典型事例进行细致的描写刻画,特别注意表现对方给予关心和帮助的细致举动。这种细节体察得越充分,对方的欣慰与满足就会越强烈。

③要善于从演讲的现场找话题,拉近与听众的心理距离,增添亲切、轻松的气氛。

④寻找对方熟悉的话题,引用对方熟悉的事例,有利于增强听众的认同感。

开幕词

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