③处理公事时切忌先小后大，先易后难、先简后繁，一定要按事情的重要程度分类，先办当天最重要的事情，然后再办其他事情；
④把一部分工作交给秘书去做；
⑤把传阅的文件压到最低限度；
⑥尽量利用完闲时间；
⑦减少不必要的报告文学，简化签字，盖章和接风等迎送礼仪；
⑧减少会议的次数和时间；
⑨少写信，打电话能解决的就打电话，必给写信的就写便条。
5、估计时间要现实
过度的乐观主义情绪或自我陶醉的司惯是对时间观念的欺骗。它会影响每个工作日的所有业务安排，使事与顾违。改掉这种习惯的最快的办法是，在乐观地估计时间的使用时犯错误。因为，错误的发生往往会给人留下深刻的甚至是痛苦的记忆，这种记忆促使他们去改掉那些坏毛病。我们并不能指望人们可以在一夜之间由一个在时间问题上持乐观主义态度的人变成一个悲观主义者。就像要一个酒鬼当场戒酒一样。这里向大家推荐几种可以帮助我们更加现实地估计时间的方法：
（1）检讨哪些工作是不必做得十全十美的。
（2）检讨一下自己上班后是否在认真工作。
（3）警惕你周围的时间杀手。是指那些在我们的生活中耽误别人时间失的人，是指那些对约会总是习惯性地迟到的人，是指那些不给你回电话的人，是指那些几个星期都不给你的咨询信做出答复的人。最好的策略是拒绝作时间杀手的受害者。
6、有效的“一分钟管理技巧”
“一分钟管理”技巧可概括为：用较少的时间就能得到很多的成果；留出一些时间进行思考和计划；对管理者来说，减少心理压力，保持健康的心态很重要；让员工们知道大家分得的利益都基本公平合理；减少缺勤现象和工作流动。
“一分钟管理”技巧最基本的观点是：有效和管理需要管理者一方面要真诚地对待下级，另一方面要对下级明确地提出期望，因而比学习做一名“一分钟经理”本身更重要的是，最终你要把工作真正作为自己的事业。
7、提高工作效率是现代老板成长备的能力
（1）效率比完美更重要
在这个变化迅速的时代时里，效率是决定事业是否成功的最大条件。虽然在文学、艺术创作方面完美与否比速度的快慢来得重要，但在商业界时间就是一切。在所限定的期限内尽可能要求工作表现完美，也是商业往来的原则。
完美主义者常因过度在意无法达到的百分之百，而使得不完美的部分反而愈来愈多。它们的共同特征是：钻牛角尖、神经质、爱吹毛求疵。
在追求完美的经理周围常有一味追究失败原因者、或是抱怨谩骂，人际关系僵化等阻碍组织活性化的情形发生。
自古至今有3种手段可以让人听命行事，那就是恐吓、报酬、建立共识，而三者中能够最自然地赋予人勇气与意愿的，就属建立共识了。
（2）提高工作效率的策略
①征求下属改进生产力的意见，给建议者以应得的荣誉。
②培养对技能的荣誉感。
③让下属了解公司对他们的期望值。
④防止惰性和不守纪律风气的发生与蔓延。
⑤举办在职人员训练。
⑥推贤荐能作为储备人才。
⑦礼遇你的下属，切勿颐指气使，他们有独立的人格。
⑧避免强迫过度的工作。
⑨用标准工作量来衡量工作。
⑩让每一个下属了解如何适应环境。
确知每一部门负责人一天标准的工作量。
工厂的内部情形要他们保密，预先告诉他们各种转变对他们可能发生的影响与其原因。
交付新工作时，对于承办的下属表示信心。
制定合理详细的工作分配计划，以使全体员工安于本职工作，避免劳逸不均的失调情形。
严密监督接班或午餐时间经理的接替。
工作量落后时，鼓励他们，启发他们。
当他们超负荷工作时，适时地奖励他们。
让大家团结和睦，协调一致，愉快工作。
（3）真正放权，尊重员工，相信员工。
良好时间管理的法则与人的天性是相矛盾的。有许多只知和关于时间的管理知识，但是在利用时间方面仍然很麻木。例如，虽然现代经理完全懂得要放权给下属，但是仍然事必躬亲，而不是把某项事情交给下属去做，原因是亲自做要比解释如何去做更简单，更能产生满足感。这样就会造成下属遇到这样的工作时，仍不知道如何去做。批评员工大有学问，要讲求策略、场合、方式、深浅程度，要注意尽量不使员工当众下不了台。
要从实际出发，分清性质，查清根源，采取适当的方式进行批评教育。确定适当的批评方法。不能得理不让人，诸如耍威风，摆架子，尖酸刻薄，挖苦嘲讽等是应力戒的。不能只要自己的面子，不顾员工面子，否则，必然挫伤员工自尊心，影响其工作积极性。要注意场合范围。能个别批评的，就不要到会上讲，能在小范围内解决的问题，就尽量不要扩大。
用时之道，就是认识自己的时间，管理自己的时间，合理使用自己时间的思想、原则方法。它是经验与科学的对立统一。尽管时间具有随机性，多样性，综合性，复杂性等特点，但只要在实践中注意观察，分析和总结。就可以把握用时之道，所有的管理者都对金钱、人员和时间3种类型的资源进行管理。其中时间是最难管理的。因为它匆匆流失，从不停留。
时间对任何人而言都是平均、公平的，但用定量的时间做别人更多的事，这种窍门可能成为现代企业所能获得的最有价值的资产。
（4）采取有效的策略
①作出决策。一个时间浪费大致总是在等待更多信息的时候推迟作出决策、信息永远不会是完全的，决策延误了行动也会延误。
②对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。
③不要完美。“完美就是没有效率”吹毛求疵，每件事都要求绝对完美无瑕，是对时间巨大的浪费。
④建立一个好的，但是简单的文件档案。以便容易找到所需要的资料，避免时间浪费。
⑤确定优先原则。决定当天的最重要事情然后去做，不能分散精力。
⑥对于一天将发生的事情做好准备。
⑦做今天能做的每件事。
⑧清理你的办公桌。可以尽快找到你所要的文件，避免时间在你寻找某个需要的东西时浪费掉。
⑨办事迅速，不要拖延。在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情。容易事最后做。
⑩放权。给下属成员一些决策的责任，使他们自己有自由的时间。
（11）建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在何时是按日程并且正确进行。你可以对问题及时发现和处理，防微桂渐。
（12）对过去的做法怀疑。以一个特定的方式完成项任务并不意味它就是必须照此方式去做，会有一种更好的方法，关键是如何找到。而做更多事情的方法是在每件任务上花费较少的时间。关键就在于学会如何不牺牲质量的前提下花费较少的时间做每件工作。为此提出下列建议仪供参考：
①不要允许别人来打扰。
②在无人打扰时，便可做自己的工作，或早来晚走，或利用别人吃饭时间工作。
③要知道在你可以找到你工作所要的东西。
④在信件的底部或边上空白处写下几句话来答复函或通知函，然后复印一份，把原件寄回。
⑤培训好你的员工。最好的节约时间的办法是有一帮训练有素的手下。你不必花费你的时间向他的解释清楚。
7、怎样才能把效率提高10％，如何能更有效地利用时间？
《赚钱术》杂志书中有一篇文章为提高日常活动效率提出了以下几点建议：
①定出专项时间。如果你要专心致志于某几个棘手难题，而不希望被打搅，可以预定几段时间，告诉你身边的人，在专项时间内任何人都不见。
②注意饮食。午饭不要过饱。应“少食多餐”。有得于健康。多获取10％的能量。不要饮酒。
③避免浪费时间的活动。少浪费10％的时间。
④让思考速度提高10％
⑤提前起床。将起床时间提前10％，为了寻求一种能提高个人办事能力的简便有效的方法，请你每天提前一个小时起床上班。
⑥注意小憩。较高工作效率只能保持一、二小时，这是集中精力工作的最佳时间长度。过后精力便难以继续集中。这时你需要休息一会儿，以便于体内进行生化反应，恢复体能。
8、精于专业，成为内行。
如果你不能在所有的人面前成为万事通，那么你最起码也应该成为你所从事专业的内行。作为老板，应该努力做到如下几点：
①如果你知道怎样才能做得更好，就告诉员工们照着去做，否则就别瞎掺乎。
②下决心做好一件事，而不是所有的事。
③比雇员更加努力地工作，会使老板在雇员心目中建立很高的信誉。
④告诉员工该怎么做，然后放手让他们自己去处理问题。
⑤当事情比较难办时，要能够放松一点。
9、怎样提高下属的工作速度
专家指出：“一个工人最重要的素质就是他的工作速度。”然而真正提高下属的速度并不简单。当然，还是有一些可选用的策略。
①首先要求自己以更快的速度进行工作。
②各部门配合工作可以提高速度。
③要遵守时间表。除非有重大变故，否则应该拒绝延长时间。
④规定最后期限不必过多考虑影响因素。
⑤简化批准文件程序，尽量减少环节。
10、巧用激将法，制造危机感
有效率的管理人员，必须能够找到一些更巧妙的办法来在公司内部造成一种紧张气氛。
①为公司合理定位。如果你公司在某个领域不能占领先地位，赚钱就难了。
②要形成一支队伍，不要形成一个委员会。
③规定一个不可能的执行标准。你只需把标准定得比以前稍高一点就够了，你的好下属会尽量设法实现这个目标的。
④寻找一个机会的窗口，然后关上它。
11、尽量消除官僚主义的负面影响。
官僚主义往往是办事拖拖拉拉和不思进取相伴的，这往往导致公司的低效率。为了控制官僚主义，以保证虽然缓慢但不失平衡的增长态势能够持续下去，必须先了解官僚主义是怎样产生的，然后，我们才能考虑采取哪些相应措施来消除其消极影响。
（1）警惕内部政策导致官僚主义
内部政策是滋生官僚主义的最肥沃活的土壤。这些政策往往是和现实情况相脱节的，不可避免地要被某些人曲解或者滥用，与现实相脱节的方法往往不能彻底地解决有关问题。
（2）有必要对已经存在的制度和传统进行质疑
传统习惯是滋生官僚主义的温床。
（3）精心料理好你的核心生意
明白什么是你的核心生意，才不致盲目投资和市场扩张，浪费大量的人力，物力和财力。
（4）永远保持警惕
要想控制官僚主义，就必须保持不懈的警惕。防止权力失控，掌握官僚机构的核心、灵魂。
12、办公桌应保留的特殊文件
一位富有效率的总经理把那些应该保存的文件分为3类：
①如果一份文件有关一个方案，或者涉及有关未解决的遗留问题，就把它保存下来。
②若一个管理人员许诺要在一份文件中做什么事情，那么就把这份文件保存下来。
③如果文件表明部门、员工之间可能或者即将发生某种冲突，就把该文件保存下来，等条件成熟时处理这个问题。
