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第14章 制度要抓重点,要简洁、明确

不少公司的制度文本拿出来一大叠,厚厚的像一本书,翻开内文,细细一看,你会发现,里面啰唆的内容一大堆。原本一句话可以说清楚的内容,他们硬生生地扩展成一段话,好像写得“丰满”就意味着制度完善一样,好像上面的字越多,显得制度考虑的问题越全面一样。

其实,真正好的制度,并不是越复杂、条款越多越好,而是针对一定的问题,把该考虑到的方面考虑到,避免有些“坏”员工钻了制度的空子。与此同时,制度的表述应简洁、明确、言简意赅,让大家看得明白,容易执行。

说到容易执行,我们就不得不提制度的另一个极端,那就是过于简单,过于模糊笼统,没有具体的执行标准。举个例子:

某公司员工上班迟到现象屡见不鲜,有时候甚至过了上班时间900,只有两三个员工准时坐在电脑前办公,多数员工没到公司。910之后,那些迟到的员工手里提着早餐,三三两两、陆陆续续地来到公司,然后大家打开电脑、聊着天、吃着早餐、看着新闻,这么一折腾,时间差不多到了1000,原本只有3个小时的上班时间,仅剩两个小时。

有几次,公司领导来到公司,发现很多员工没来,于是意识到要解决这个问题。一天,他开会时宣布:“大家注意了,为了提高工作效率,以后上班不要迟到了。”就这么一句话管用吗?当然不管用,这句话说出来等于没说。因为这项规定没有监管的负责人,没有任何惩处措施。

果然,那些习惯了迟到的员工,除了在会议的第二天做了做样子早到之外,过后又和往常一样了,他们继续发扬着上班迟到的“工作作风”……

在这个案例中,领导者针对具体的问题——员工上班迟到频繁的现象,做了一个规定:“以后上班不要迟到了。”这个规定抓住了迟到问题,但是没有提出具体、明确的要求和处理措施,也没有指定具体的监管人,因此,这项规定流于形式,如风中的一团烟雾很快就烟消云散了。如果该规定明确指出,上班以后迟到多少分钟,要扣发多少钱;考勤制度由谁来具体负责监督实施等,那么效果就会大不一样了。

现实中,公司在制定制度的时候,发生这种舍本逐末、表述繁冗或过于笼统、不够明确的现象是非常普遍的。那么管理者在制定制度时,应注意什么呢?

(1)抓住重点问题,避免舍本逐末

有些制度条文中,列举了很多无关紧要或关系不大的内容,这会严重削弱制度中重点内容的分量,是典型的喧宾夺主。比如,有一项制度是针对员工上班聊QQ的,但制度条文中,却大篇幅地说员工上班聊QQ的不良影响,这有必要吗?管理者只需规定上班除工作需要可以聊QQ外,不准闲聊QQ即可,闲聊者一经发现如何处理等,无需在制度中讲大道理。

(2)制度表述要简明扼要,避免啰唆

制度的出台,是为了让公司全体成员执行,如果制度条文太啰唆,絮絮叨叨,就会削弱制度的威信。比如,有一家纺织厂的安全守则中,有这样一条:“公司厂区内不得燃放可燃性或容易导致燃烧的器具。”这句话就不够简明,不易被人理解,其实这句话的意思就是——厂区之内,严禁烟火。

(3)内容具体,避免误解

内容具体的制度,不容易让人产生误解,可以减少执行过程中的偏差。所谓具体,指的是公司希望员工怎样做,如果员工不怎样做,将会受到怎样的处罚。因此,制度包含了两方面的内容,一方面是不允许员工做什么,另一方面是如果员工违反了规定,将受到怎样的处罚。可是很多公司在制定制度时,只有前一个方面,却没有后一个方面,违背了制度应该承担什么责任,没有事先的约定。

比如,公园的草坪上有“请勿践踏草坪”的标语,但是草坪照样被人践踏。厂房里有“禁止吸烟”的字样,但是员工照样在厂区吸烟,为什么会这样呢?因为这些禁止的内容,根本没有惩罚性,如果把那句标语改成“禁止吸烟,违者罚款”,甚至更具体一些“禁止吸烟,违者罚款100元”,那么这项规定就更有约束力了。

因此,管理者一定要搞清楚:制度是干什么的?制度是规范人们的行为的,让人们按照一定的标准去行事,如果员工没有做到,要承担什么责任?是扣奖金、扣工资、降级,还是辞退?当然,具体怎样处罚,还需管理者自己思考清楚。

建立一套合理的规章制度是经营和管理好企业的前提,但是有了制度不等于高枕无忧,如果有合理的制度,却没有有效执行,那么会出现什么情况呢?有这样一个案例:

一天晚上,某家公司的财务室被撬开,墙边的保险柜也被打开,柜内的20万元现金被盗。这笔钱是公司第二天急用的购料款,但这笔钱突然丢失了,严重影响了公司的正常业务。

然而,令人不解的是,这个保险柜是国内最先进的一款,柜子上面有报警器、电击系统和密码装置,而且密码系统由电脑控制。既然保险措施如此齐备,那保险柜为什么还会被盗贼轻而易举地打开呢?

事后经过调查发现,使用保险柜的出纳是个马虎大意的人。虽然公司制定了一整套财务保卫的规章制度,但是出纳根本没有按制度执行。在他看来,这个保险柜确实不错,但是他觉得公司很安全,没必要小题大做,因此他把钱放进保险柜之后,并没有将其锁上,而是虚掩着保险柜的门,这样取钱方便……

有保险柜不用,有制度不执行,这样的保险柜还有何用?这样的制度还有何用?这个案例告诉我们,企业的规章制度再好,如果没有不折不扣地执行,制度也会沦为一纸空文,无法发挥应有的作用。

很多企业制定了成套的管理制度、工作标准,大到厂纪厂规,小到领物规定、作息规定等,不可谓不完善。如果这些制度真的能贯彻执行下去,对企业绝对有很大的帮助。但遗憾的是,很多企业把制度当做花瓶和摆设,导致制度流于形式——做出来只是为了给别人看,却没有体现在执行中。

看看那些破产或倒闭的企业,它们破产或倒闭的原因在哪呢?很多人可能会说,管理者的决策失误,领导不力。也许有这方面的原因,但在管理者没有失误、公司制度没有问题的情况下,有些企业依然会破产,这是什么原因呢?其实,出现这种问题的根源在于制度没有得到有效执行。

东北某地有一家工厂倒闭了,之后该工厂被一家日本公司收购。日本总部只派来一位日籍管理者,他上任之后,没有风风火火地搞改革,而是遵照工厂原来的规章制度搞生产。结果不到一年,工厂就起死回生了。这是怎么回事呢?原来这位日本管理者上任之后,只做了一件事:强化制度落实。

这个案例告诉我们,企业倒闭的原因是多方面的,但根源可能不在别处,而在于制度没有得到不折不扣地落实。由此可见,制度再合理完善,如果没有强有力地执行,也没有意义。只有付诸实践,不折不扣地执行,制度才能发挥作用,企业发展才有保障。

把眼光放到那些发展势头良好、生命力强大的企业身上,你就会发现它们成功的原因所在。这些企业的管理者一定是强化制度执行的人,决不会无视制度的权威。他们发现有不遵守制度的情况发生,肯定严肃处理。

康佳是国内彩电行业知名度颇高的企业,也是一家十分强调制度执行的公司。在康佳公司,有这样一条规定:在工作场合不准吸烟!然而,这个看似简单的规定,并不是每个员工都做得到。公司里有一个20多岁的年轻技术员,非常受公司领导的器重。由于他能力突出,进入公司不久便晋升为车间的副主任。在走向领导岗位之后,他工作更加积极,表现更加优秀。

可是,他有一个不好的习惯——特别爱抽烟,而且烟瘾极大。由于公司明文规定不准在工作场合吸烟,因此,他只好每天上班之前猛吸几口烟,到了中午吃完饭,再猛吸几口烟,然后强忍着烟瘾熬到下班。

一天,他发现楼梯的拐角处比较隐蔽,他个人觉得这个地方不能算是工作场合。于是,他抱着侥幸的心理,在上班的间隙在这个地方抽烟。非常不幸的事情发生了,正当他享受吞云吐雾的快感时,公司的副总经理恰好路过此处。

虽然当时副总经理没有过多地批评他,但是公司的人力资源部很快就做出了处理决定:第一,免去了他车间副主任的职务;第二,罚款;第三,全厂通报批评。

这事件被公之于众后,在康佳公司的整个生产车间引起了巨大的反响。很多员工认为公司的管理方式太苛刻,惩罚力度太大。但是自从这件事之后,再也没有人在工作场所吸烟了。

如果你是那位年轻人,也许你会觉得自己很冤,心想:我不就是抽了一支烟吗?至于大动干戈吗?给我一个口头警告不就可以了吗,或者让我私下写个检讨书,再不然罚我一两百块钱也行,为什么要撤我的职呢?这不是存心让我难堪吗?

但是,如果你能站在公司管理者的角度考虑问题,也许就不这么认为了。因为公司已经明确规定,不能在工作场合抽烟,你却明知故犯,公然违反制度。如果管理者不按制度的规定严惩你,制度的威严何在?今天管理者对你网开一面,明天别人违反了制度,管理者是否也要对他网开一面呢?如此一来,制度还有约束力吗?

所以说,康佳的副总经理的处理方法是明智的,他让公司的制度成了万伏高压电,让员工害怕触碰,这对全体员工都充满威慑力。对不遵守公司制度,不按制度办事,不按制度执行的员工,若不下几剂“猛药”,他们是不知道疼痛的。只有让他们痛过,才能深刻地记住教训,才能乖乖地执行制度。

三国时期,诸葛亮挥泪斩马谡,在军中树立了不折不扣地执行制度的楷模。今天的康佳公司,严肃地处理了违反制度的员工,也为现代企业管理者树立了榜样。如果你想管好企业,想让企业不断发展壮大,一定要让公司的制度得到不折不扣地执行。

近年来,很多人呼吁企业实行人性化管理,要求提高员工的工资、福利待遇,要求尊重员工,让员工成为企业的主人翁,激发员工的积极性。这种管理方式确实是受员工欢迎的,身为企业管理者,应该在这方面进行努力,用人性化的关怀激发员工对企业的归属感,使员工把企业当成自己的家,尽职尽责地在工作岗位上为企业做贡献。

不过,提倡人性化的软性管理方式,并不是否定制度化的硬性管理,而是说将这两种管理方式有机结合起来,既有人性化的一面,又有制度严格化的一面。否则,如果一味地实行人性化管理,过于抬高员工的地位,一开始员工尚且会带着感激的心理去工作,但时间稍微一长,员工就可能过于自以为是,出现消极怠工、违规乱纪等不良现象,这样可能会把企业活活拖垮。因此,在实行人性化管理的同时,决不能丢掉制度化管理。

在全球500强企业中,凡是有30年以上历史的企业,不论是家族企业还是公众企业,他们几乎都注重两种模式并用——人性化管理制度化管理。即管理要人性化,执行制度要严格化,这被人戏称为“胡萝卜大棒”的管理模式。

在海尔分公司,厂长尤建平就是一个既实行人性化管理,又实行制度化管理的领导者。他平时注重与员工打成一片,就连吃饭的时候,他都不忘走近群众。他经常和大家坐在一起吃饭,一边吃一边沟通感情,倾听员工的意见和建议,给大家留下了非常好的印象,赢得了广大员工的支持。

但是,在处理管理中的问题时,尤建平表现出来的却是另一种形象。当他得知熊副厂长以清理废料为名,倒卖公司的物资时,他毫不顾及熊副厂长的颜面,在众人面前严肃地盘问事情的细节。之后,他将事情的详细情况告知海尔集团董事局,并按公司的制度规定处理熊副厂长。

对很多企业管理者而言,能做到像尤建平那样并不容易,因为熊副厂长毕竟是公司的高层管理者,“不看僧面看佛面”,同朝为官,总得给别人一点面子吧。也许正是有了这样的心态,才会使得有些管理者在企业中“官官相卫”,无法做到公正执法,也就无法客观处理违反制度的人。一个管理者一旦有了这种心态,那么就很难做到执行制度严格化。

著名的管理大师杰克·韦尔奇曾告诫人们:“管理者在管理的时候可以讲人性,也必须讲人性,但是在处理问题的时候一定要严格执行制度,学会扮黑脸。”在韦尔奇的回忆录里,记录了这样一个小故事:

韦尔奇的副总对别人说:“昨天晚上,杰克请我吃饭,他非常热情地替我夹菜,还为我斟酒,吃完饭和我拥抱,但是我知道,那个老家伙叫我离开的决心是不会改变的。”三天之后,在杰克·韦尔奇的授意下,副总被人事部辞退了。

杰克·韦尔奇的做法表明,管理者可以对员工表现出人性化的一面,去关心员工、与员工谈笑风生,但是涉及到原则性的问题,就应该回归到客观公正的立场,决不能把私人感情和企业制度搅和在一起,在处理违反制度的问题时掺杂个人私情。

有人说:“一位管理者如果既想当员工的领导,又想当员工的哥们儿,最后往往既做不成好领导,又无法成为好哥们儿。”真是这样吗?其实不一定,只要管理者做得到公私分明,在该坚持按制度办事的时候按制度办事,在该表达人性化关怀的时候向员工表达人性化的关怀,管理者就能同时扮演好这两种角色。

20世纪70年代,美国通用电气有一位很有名的人物,名叫雷杰·H·琼斯,他从1972年开始,一直担任美国通用电气的董事长兼CEO,直到1981卸任。

有一段时间,琼斯发现一个叫彼得的员工精神不集中,生产的零件有很多质量不合格。这与彼得以往的表现反差很大,因为他一直是企业中的骨干。经过一番调查后,琼斯发现彼得的妻子出了车祸,他既要照顾妻子,还要照顾孩子,因此,没有充足的时间休息,导致精神状态不佳,工作经常出错。

按常理说,琼斯应该努力关怀彼得,想办法帮一帮彼得。但是没想到,琼斯还是按照公司的制度规定解雇了彼得,他不想把同情与工作规章制度搅在一起。不过,解雇彼得之后,琼斯通过个人的关系为彼得找了一份新的工作,这个工作离彼得的家比较近,方便他在上班之余照顾妻子和家人,而且这份工作的上班时间比较灵活。

琼斯的做法不仅没有让人觉得他不近人情,反而使他得到了公司其他员工的赞赏,因为他维护了公司的制度。大家都觉得他是一个好领导,都非常尊敬他。

公平公正不一定等于冷酷无情。在处罚违反规章制度的下属时,管理者要做到公平公正,但与此同时还应该表现出人性化的教育、关怀和帮助。这样可以帮助员工更好地成长。

事实上,人性化管理与制度化管理是相辅相成的。在管理中,倡导人性化、讲究人情味不等于抛弃管理制度,严格贯彻落实公司制度也不意味着抛弃人性化和人情味。最佳的办法是将两者有机地融合在一起,在恰当的时候使用合适的管理模式,既让员工心甘情愿地遵循制度,又让员工在人性化的关怀中收获感动、激发热情和能量。

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