事情做到一半才发现有所疏漏，以致影响工作进度；有很多方法可以将工作做好，却不懂得活用；常常等到工作期限将至、火烧眉毛了，才开始行动；突发状况导致原定计划大乱，只得手忙脚乱地重新安排全部事务……明明一开始也有心、有能力将事情做好，为何最后总落得力不从心、草草了事呢？
产生以上失误的原因在于没有一个完善的规划。史蒂文·芬克也曾说：“重视规划，一切从规划做起。这才是能帮助你快速前进的最有效的方法。知道自己准备好之后的力量，才能与命运周旋。”
如下的内容将带领你轻松完成工作规划，助你顺利晋升工作达人。
底线思维：有目标才能高效
有一部美国电影名为《肖申克的救赎》，剧中背负杀妻之名，被蒙冤入狱的主人公精心策划了一项长达二十年的越狱计划，可以说是把“工作规划”发挥到淋漓尽致的生动例子。
年轻的银行家安迪，在不幸入狱后，先花费三个月观察囚犯间的层层关系，然后决定接近监狱里的“万事通”瑞德，成功购得了一柄小铁锤，之后又耗时三年，靠着财经专长帮狱卒节税，巩固自己在监狱里的地位。
入狱十年后，安迪已协助许多狱友考取高中学历，让典狱长信任他的管理才能；在剩下的十年里，他又帮贪婪的典狱长洗钱，并暗中留下记录。最后，就在所有人都认为安迪已安于监狱生活时，才发现他用当初那把小铁锤，二十年来不间断地凿通墙壁从污水管道里逃脱。
规划目标的第一阶段是建立明确的目标，以确保每分力气都不是在做无用功。因为接到工作时，千万不要躁进盲动、一股脑地埋头蛮干，而是必须先后退一步，理清为什么要做这件事，掌握理想和现状的差距，再思考用什么方法才能达到目标。
想清楚了自己为什么要做这件事，以及做完这件事能够达到什么成果之后，接着就进入实际制定目标的阶段。凡是制定目标，都不脱离设定期限、资源、范围这三项要素。
每个目标都需要期限，否则永远无法达成；资源指的是工作者可以掌握的人力、物力、财力；设定范围是判断该做什么以及做到什么程度。在《肖申克的救赎》里，主人公安迪能够运用的资源除了自身的财经知识外，就只有一把小铁锤，所以他把“期限”设定为二十年；而范围是必须判断谁值得培养关系（“万事通”瑞德、狱卒、典狱长）、找到丢弃凿洞废土的方法、趁机记录典狱长的犯罪证据等。目标制定完成后，安迪还必须靠着长达二十年不容一丝松懈的执行力，才得以逃出鲨堡监狱。面对庞杂的工作内容，不知从何做起时，6W3H提供了分析问题的系统性架构，帮助工作者制定有效的目标。
6W3H即Why、What、When、Where、Who、Whom、How、How Much、How Many，主要用于目标规划面，让工作者的问题意识更完整、清晰。制定工作目标时，详细的思考内容如下：
Why：为什么要做这件事？（思考工作的主旨、目的、理由、预期效果等。）
What：为解决现状与理想的差距，该做什么事？（思考具体的工作内容，确认每个事项都与Why所提出的目标相符。）
When：应该何时完成？何时是最佳时机？（开始日、截止日、执行期间等。）
Where：在哪里进行？（包括实际的地点、渠道等。）
Who：执行者是谁？监督者是谁？（需要单一成员、部门或组成专案小组等。）
Whom：为了谁而做？（诉求对象、客户等。）
How：怎么做？如何提高效率？（可反复追问，例如“提高营业额-How-拓展销售渠道-How-增开新店面”。）
How Much：花费多少成本？回收多少效益？（指金钱方面的预算、经费、价格等。）
How Many：花费多少成本？回收多少效益？（非金钱的人数、次数、数量等。）
另外，相对于平日规划要做的事，在放假时不妨明确规定不做的事，而假日不做的事就是工作。只要有这样的意识替自己定出限制，将工作相关的事务、会议、拜访等都排定为假日禁止，就可以很清楚每周哪天该做什么，哪天不做什么，督促自己准时完成，让自己在平日专心工作。假日则有效充电休息，有效提高时间运用效率。如果抱着平时工作没做完只好放假日去加班赶完，给自己怠惰的退路，很容易得过且过导致工作效率低下。另外，还可以给自己预留出完全空闲的时间，这段时间里什么也不要做，只是沉思默想，让自己的心情平静，充分地享受生活。
底线思维指的是设定最低的目标，并争取最大的期望值的思维方法。底线思维有这样一种原则：当某件事坏到底的时候，就只有两种可能——坏到不能再坏了和物极必反。如此就能得出这样的结论：只有更好，没有更糟。这样恐惧便不复存在，光明和希望就会浮出水面。
有这样一个关于家长如何对待孩子考试成绩的故事：
一位家长说，他的儿子学习成绩很差，以前每当他的儿子考试考砸了，他们夫妻就互相埋怨，还斥责孩子是笨蛋。结果孩子的成绩越来越差，有一次考试竟落到全班倒数第一。经历过此事后，这位家长决定换一种心态面对孩子成绩差的问题。他接过孩子的试卷后，微笑着说：“孩子，考了全班最后一名真是太好了！”
听惯了斥责的孩子惊讶地看着父亲：“爸爸，你怎么了？是不是病了？”
家长说：“我没病，孩子你想一想，一个跑在最后的人还担心有人会超过他吗？因此你只需往前跑，就会有进步！”
孩子大受启发，心情也放松起来，下一次考试的时候，就甩掉了全班倒数第一的帽子，跃居全班中游。
那位父亲每次都会高兴地说：“真是太好了！你还会有所进步。”当孩子考到第六名的时候，他说：“太好了，孩子你真了不起，距离第一名只差五米远。”
后来那个孩子一直保持全班第一名。
这位父亲运用的就是底线思维法，才使得他的孩子拥有了优秀的成绩。由此可以得知，如果把目标设定在最低限度，实现它的难度就会相应地减小，成功的几率便会增大，这样做事的效率和信心都会随之增强。
分解思维：拆解目标，让梦想可行
分解思维是一种独特的思维方法，原理就是化整为零、化大为小，将大目标拆解成小目标，然后逐步实现目标。
目标是一种距离越远、看起来就越难实现的东西。工作规划的意义就在于将大目标拆解成小目标，而且你把目标拆解得越清楚、越精细，执行起来就越顺利，也就能每天推进一点进度，循序渐进地实现目标。
在拆解任务的过程中，最实用的就是专案管理常用的工作划分结构（WBS，Work Breakdown Structure）技巧：以树状图的形式，将复杂的任务解构为脉络分明的分支作业，定出工作范围，作为分配资源和人力的基础。
工作划分结构最主要的概念是：把所有需要完成的任务，细分到不能再分为止。制作WBS时最常碰到的问题是：工作要细分到何种程度才能停？原则有二：其一，精细到你可以正确估计细项任务的时间和成本；其二，直到工作所耗的时间单位小于排进度的时间单位，例如你要排的是日进度，就将任务分割到一天以内完成；要排的是每小时进度，就细分到一小时以内能完成的任务为止。
此外，拆解工作时，先不用担心每个细项的先后次序，因为这个阶段的目的是呈现工作整体范围，以估计时间和成本，同时作为分派工作的基础。
完成初步的工作解构后，还要用MECE（Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive，彼此独立，互无遗漏）原则进行检视：同一层的任务是否有彼此重复之处？同一层的每一项任务，是否已包含了完成任务所需进行的全部工作？
规划重复的任务，不但浪费时间和精力，在必须靠团队完成的任务中，更容易造成进度混乱、降低工作效率。例如工作进行到一半，才发现另有两人都进行了相同的任务，要推进至下个阶段时，该采用哪一种方案呢？另一方面，若规划中有任务被遗漏掉，别说无法获得高品质的成果，有时候甚至连完成任务都成问题。因此，在工作规划的拆解阶段，请时常想着“这符合MECE原则吗？”来进行，完成后再用MECE原则从头到尾检查一遍。你把目标拆解得越清楚，执行就越顺利。
然后再采用系统性列举法。系统性列举法是将工作目标由大至小区分出层级、自上而下产生架构的方法。运用系统性列举法的要诀是：不断地自问“how to？”，将大课题拆解成小课题。系统性列举法的最大优点是能够有条理地了解工作全貌；此外，分割出来的项目比较齐全、不易重复，推展出的工作架构也不至于太过偏颇。不过，在进行拆解时，也要随时提醒自己须符合MECE原则。最后，可依据6W3H就展开的细项做核查，进而调整工作分解架构。
系统性列举法是垂直展开工作的演绎法，而随想列举法则是水平展开工作内容，再将其归纳，自下而上地整理出工作架构的方法。其完整的步骤是：
（1）定下时限：准备15~30分钟，一鼓作气地列出清单，越拖拉，效率越低。
（2）想到就写：先不判断工作的顺序、关联、规模大小以及是否需要，毫无脉络也无所谓。写下想法时必须注意，工作内容不可抽象，越具体越好；速度至上，句子不要太长；不必在意字的美丑或有错字，看得懂就行。
（3）找出各项工作的关联性、共通性：浏览各个零碎的细项工作，可渐渐摸索出整体面貌。
（4）汇总整理出互相关联的工作，形成分类。
（5）调整各分类的阶层，组成工作架构：“为什么做这项工作？”和“怎么办？”这两个问题，可帮助你调整分类层级。
时间矩阵思维：序而不乱才是好规划，才能高效
事情冗繁、时间太少、加班赶工，是许多工作者面临的困境。此刻请暂缓仓促的步调，回头检视一下自己的工作方法：面对接踵而来的任务，你是想到什么就做什么？还是哪件事比较紧急、压力比较大，就先做哪件事？
工作者应该认识到的现实是，在同一个时段里，你只能做一件事。所以选择了一件事务，就是放弃执行其他任务。这个选择，就是工作者为工作排定的顺序，通常是依据以下五个判断标准：
（1）工作量：工作必须花费的时间或心力多寡。
（2）难易度：与工作者是否擅长该项工作有关。一般而言，需要发挥想象力、策划力、创造力，或重要性、技术性越高的事，难度较高；行政或例行事务的工作则相对较容易。
（3）复杂度：工作所牵涉人员、部门、预算及其相关因素的多寡。
（4）重要性：工作影响所及的范围大小，可能是涉及的目标或资源很大或很多，也可能是关系到公司、部门或个人的目标及未来发展。
（5）紧急性：通常由交货或完工的截止日期来判定，或是短程、近期内必须见到成效的事务。
一般而言，多数人几乎都会从紧急的工作做起，其次是重要的工作，因为紧急的工作有燃眉之急，必须立即解决；重要的工作则是至关重要的，需要持之以恒地努力完成。不过，如果在紧急和重要这两个判断标准之外，再加上工作量、复杂性和难易度的交互作用，很容易就会让人乱了方寸。
人们之所以无法快速准确地建立工作的优先顺序，主要是因为缺乏明确的信息，包括具体交代完成的期限和做这项工作的理由或原因，还有就是人们会受到自身好恶的驱策，往往会优先做想做的事，延缓应该做的事。
针对这一点，工作者首先要做的是：完整记录自己一周的工作，并在接受任务时，拒绝越快越好的模糊指示，而要追问，什么时候需要？为什么要做？这就是所谓的工作记录表。工作记录表是为了管理日程而制作，就像日历一样。不管是使用有日期的记事本，或是自己做都可以。工作记录表的内容其实就是按照工作类型，写上当天必须完成的工作。每天按表执行就能省下不少时间，更不怕工作有所遗漏。一旦工作告一段落就可以确定下次任务的日期，并写上预定的工作内容，预期开始的时间点等。
至于如何克服惰性及好恶等心理因素，重要的是优先处理关键性和难于处理的事务。有些工作、活动或计划，或许难度很高、单调无趣，却能为职业生涯或个人生活带来帮助，因此就要优先处理直接影响最高目标的行动项目。人性的好恶与建立优先顺序的关系是很密切的。但我们通常遇到的情况是：即使排定了顺序，人们还是会先做些轻松的工作，而将棘手的重要工作搁置一旁。不过，一定要注意：只做些简单工作，并不能使你从职场中脱颖而出，只有完成了重要的工作，才会有升迁与加薪的可能。
有时候，排定完的工作顺序，会很容易被上司或客户临时插进来的紧急工作打乱。这时，你最好先确认“这件任务真的很紧急吗？”。如果是，自然就要中断手边的工作，优先处理紧急的工作。若非紧急事务，则务必要确认“完成期限是何时？”，以将临时新增的任务排进工作清单里。要记住：“突发事件”未必是“优先任务”。
时间管理的理论多半在强调效率、分秒必争，结果导致人们被满满的行程绑死，也促使一些人从根本上否定时间管理，转而强调个人管理，将重心从排行程，转移到产出与产能的平衡上。
